Rekruttering og tilsetting

Rekruttering handler om å velge ut den best kvalifiserte person for en stilling. Den handler i tillegg om å ta riktige avgjørelser når det gjelder oppretting av stilling, stillingsvurdering ved ledighet, utlysning av stilling og tilsetting. Personalkostnader er en av de største budsjettpostene for en virksomhet, og det er avgjørende at dette blir forvaltet godt i tråd med interne regler og vedtatte planer og budsjett.

Kvalifikasjonsprinsippet

«Kvalifikasjonsprinsippet» innebærer at den best kvalifiserte til stillingen skal ansettes. Dette er formulert i Hovedtariffavtalen for Den norske kirke og tilsvarende for organisasjonene, det står heter at «det i første rekke [skal] tas hensyn til søkernes kvalifikasjoner (teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen)» ved ansettelser.

Videre: «Når søkere av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt eller tilnærmet likt, kan søker hvis kjønn er underrepresentert foretrekkes når dette er i samsvar med likestillings- og diskrimineringsloven. Når søkere for øvrig står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes den søker som har lengst tjeneste i virksomheten.» (punkt 2.2)

Prinsippet er også fastslått i personalreglement for rettsubjektet Den norske kirke (Kirkerådet/bispedømmerådene): «Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningen.» (§ 19)

Det må alltid kunne dokumenteres at utvelgelsen og anvendelse av skjønn har vært saklig og i samsvar med forvaltningslovens likebehandlingsprinsipp.

For stillinger i Den norske kirke finnes det tjenesteordninger vedtatt av Kirkemøtet, og fellesrådene er bundet av disse.

Se også rundskriv om utprøving av ferdigheter ved rekruttering av medarbeidere.

Offentlig søkerliste og partsinnsyn i opplysninger om andre søkere

Kirkeordningens § 42 vedtatt av Kirkemøtet fastslår: «Forvaltningsloven, offentleglova og regler om offentlige organer i arkivlova gjelder for den virksomhet som drives av kirkelige organer.» Offentlighetsloven/offentleglova § 25 fastslår at søkerlister skal være offentlige, men at det kan gjøres unntak for enkeltsøkere som ber om det: «Ved vurderinga av om ei slik oppmoding skal takast til følgje, skal det leggjast vekt på om det knyter seg særleg offentleg interesse til stillinga.» Offentlighetsprinsippet gjelder alle stillinger, ikke bare lederstillinger.

Vi gjør oppmerksom på at siden offentleglova ikke lengre gjelder som lov for virksomheter i Den norske kirke etter at kirkeloven ble opphevet, vil bestemmelser i for eksempel personvernforordningen gå foran.  Det vil si at innsyn og/eller offentliggjøring av opplysninger om søkere krever en hjemmel (behandlingsgrunnlag) etter personvernforordningen for å være lovlig.

KA og Kirkerådet publiserte 11. april 2023 en felles veiledning til arbeidsgiverne i Den norske kirke om hvordan dette slår ut i praksis i forbindelse med ansettelsesprosesser. Denne foreløpige veiledningen vil etter hvert utvides, men kan kort oppsummeres slik:

• Kirkemøtet har fastslått et prinsipp om åpenhet ved tilsettinger, og dette bør etterstrebes innenfor gjeldende regelverk.
• Ved utlysning av stillinger må det opplyses om at offentlig søkerliste vil utarbeides, og etterspørres samtykke fra søkerne til å stå på denne.
• Partsinnsyn i utvidet søkerliste samt andre opplysninger om øvrige søkere er hjemlet i forvaltningslovforskriften og er ikke en del av saksbehandlingsreglene etter kirkeordningen § 42. Dette er derfor kun aktuelt der virksomheten selv har bestemt at den følger disse bestemmelsene. I så fall må det også her informeres og fortrinnsvis etterspørres samtykke fra søkerne.

Midlertidig og fast

Muligheter for midlertidig tilsetting er begrenset ved arbeidsmiljøloven, (aml § 14-9) og vil i de fleste tilfeller i vårt tariffområde handle om å tilsette vikar for en ansatt i permisjon/ferie m.v. Reglene for tilsetting gjelder i utgangspunktet både til faste stillinger og til vikariater. I praksis vil det være adgang til en enklere prosedyre for tilsetting i kortvarige vikariater.

Se også vanlige spørsmål (FAQ) om midlertidige ansettelser

Tilsettingsreglement

Hvordan en tilsettingsprosess skal være er ikke regulert i detalj på sentralt hold. Hver virksomhet skal derfor ha et reglement som viser hvordan en tilsettingssak håndteres, for å sikre likebehandling og forutsigbarhet. Reglementet skal også vise hvordan medbestemmelse (tillitsvalgtordningen) skal ivaretas iht. Hovedavtalen.

Virksomheter i Den norske kirke er i tillegg til arbeidsmiljøloven også forpliktet på de ulike diskrimineringslovene, forvaltningsloven og offentleglova, jf. kirkeordningen § 42. Dette har betydning for hvordan en tilsettingssak håndteres. Saksbehandlingen skal være forsvarlig, og saken skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes, jf fvl. § 17.

I praksis har det utmeislet seg en noenlunde ens måte å gjøre dette på for offentlige organer, men det er rom for lokale tilpasninger på enkelte områder, ikke minst relatert til størrelsen på virksomheten. Det anbefales at alle fellesråd og menighetsråd med egne ansatte har fastsatt et tilsettingsreglement. Det sikrer forutsigbarhet og likebehandling overfor søkere og andre involverte. Se forslag til høyre på denne siden.

Ta gjerne kontakt med oss

Våre rådgivere vet hvilke formelle krav som stilles til en ansettelse og har samtidig god kjennskap til kvalifikasjonskrav og utdanninger tilknyttet Den norske kirke og andre kirkelige virksomheter. Ta gjerne kontakt med oss på tlf. 23 08 14 00 eller ka@ka.no.

Særskilt om rekruttering av øverste leder

Ved rekruttering av øverste leder, bistår vi medlemmene med juridisk kvalitetssikring av utlysningstekst, vurdering av ønsket kompetanse- og egnethetsprofil og rådgivning rundt arbeidsavtale og lønn. Ved behov for ytterligere bistand anbefaler vi å ta kontakt med en ekstern aktør.

Ledere er ansatte med de samme grunnleggende rettigheter og plikter som andre medarbeidere. Samtidig skal ledere opptre på vegne av virksomheten som arbeidsgiver overfor øvrige ansatte, og de skal ivareta driften i samsvar med vedtatte mål og planer. Derfor må virksomheten ha en spesiell oppmerksomhet mot slike rekrutteringer, og legge stor vekt på kompetanse og egnethet.

Det er utfordrende for et råd/styre å gjennomføre rekruttering av øverste leder på egen hånd. Bildet av en ønsket lederprofil vil erfaringsmessig ofte bli preget av forgjengeren på godt og vondt, og medlemmene i rådet/styret kan i begrenset omfang kjenne til de daglige lederutfordringer som knytter seg til den aktuelle stilling.

Kontakt gjerne KAs arbeidsgiveravdeling på telefon 23 08 14 00 for:

• Juridisk kvalitetssikring av utlysningstekst
• Vurdering av ønsket kompetanse- og egnethetsprofil på ulike stillinger
• Rådgivning rundt arbeidsavtale og lønn

Les mer om rekruttering av kirkeverge i Håndbok for kirkelige rådsledere.

For medlemmer som ønsker ytterligere sparring ved utarbeidelse av utlysingstekst og konkret bistand til gjennomføring av selve rekrutteringsprosessen (for eksempel kontakte potensielle søkere, lede intervjuer, gjennomføre testing/analyse og formulere forslag til innstilling), anbefaler vi å ta kontakt med en av våre samarbeidspartnere.