Budsjett- og regnskapsbestemmelser i økonomiforskriften

Forskrift om økonomiforvaltningen i sokn i Den norske kirke er fastsatt av Barne- og familiedepartementet og trådte i kraft i 2021. Vi gir her en kort omtale av forskriftens oppbygging og sentrale elementer.

Forskriftens § 1 til § 3 omtaler formål, virkeområde og grunnleggende krav til økonomiforvaltningen. Av § 2 Virkeområde kommer frem at forskriften gjelder for sokn i Den norske kirke, slik at forskriften er aktuell for både kirkelige fellesråd og menighetsråd. De grunnleggende krav til økonomiforvaltningen kommer frem av §3, med krav til planer og ivaretakelse av langsiktig økonomisk handleevne.

Regnskapsbestemmelser

Regnskapet skal jamfør § 4 føres i samsvar med god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Regnskapet i kommunesektoren, så vel som for kirkelige fellesråd og menighetsråd, kan beskrives som finansielt orienterte regnskap.

Jamfør grunnleggende regnskapsprinsipper, fastsatt i § 4, skal drifts- og investeringsregnskapene føres etter arbeidskapitalprinsippet, bruttoprinsippet og anordningsprinsippet: Regnskapet skal vise «all tilgang og bruk av midler», «All tilgang og bruk av midler skal regnskapsføres brutto» og «Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes».

Regnskapsprinsippene er kort beskrevet i GKRS’ rammeverk for kommuneregnskapet:

• Arbeidskapitalprinsippet: All tilgang og bruk av midler i året skal fremgå av driftsregnskapet eller investeringsregnskapet.
• Bruttoprinsippet: All tilgang og bruk av midler skal regnskapsføres brutto.
• Anordningsprinsippet: Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes.
• Beste estimat: Hvis størrelsen på et beløp er usikkert, brukes beste estimat.

For videre omtale av rammeverk, standarder og notat fra Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk, se artikkelen «God kommunal regnskapsskikk GKRS».

En viktig bestemmelse å være oppmerksom på i § 4, er punkt d: «Påløpt pensjonspremie i et kalenderår utgiftsføres». Denne bestemmelse om føring av pensjonspremie avviker fra bestemmelser om pensjon i kommuneregnskapet.

Forskriftens § 12 til § 17 inneholder bestemmelser om regnskap og årsberetning, blant annet:

• Krav drifts- og investeringsregnskapets innhold (§§ 13(1 og 2)) og oppstillingskrav, herunder oppstillingene i vedlegg 2A og 2B (§ 13(3))
• Krav til bokføring, spesifikasjon og dokumentasjon (§ 14)
• Klassifisering og måling av eiendeler og gjeld (§ 15)
• Noter til årsregnskapet (§ 16)
• Årsavslutning, strykningsregler, m.m. (§ 17)

Detaljerte bestemmelser om avgrensning mellom drift og investering finnes i egen regnskapsstandard, KRS nr. 4: Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet.

Bestemmelsene i § 14, som omtaler krav til bokføring, spesifikasjon og dokumentasjon, gjelder for kirkelige fellesråd og menighetsråd i ettsokns-kommuner. For menighetsråd i flersoknskommuner gjelder de grunnleggende prinsipper i bokføringslovens § 4, og ikke de ulike krav om pliktige rapporteringer.

I § 15, som omtaler klassifisering og måling av eiendeler og gjeld, er det tatt inn spesifikke bestemmelser om avskrivningstid for ulike grupper av varige driftsmidler. I motsetning til tilsvarende bestemmelse for kommuner, som har en maksimal avskrivningstid, så er bestemmelsene for kirkelige fellesråd en «bør-bestemmelse». En nyhet i forskriften fra 2020 er adgangen til å dele opp store varige driftsmidler i deler med ulik levetid og avskrive hver for seg.

Bestemmelser om noteinformasjon som tidligere var regulert i egen regnskapsstandard (KRS nr 6) er tatt inn i § 16 som utfyllende krav.

Bestemmelser om årsavslutning og regnskapsfrister i § 17 inneholder enkelte endringer fra tidligere forskrift, hvorav det er viktig å merke seg enkelte forskjeller opp mot kommunesektoren. Dette gjelder prosedyrer for behandling av årsregnskap, tidsfrister, så vel som regnskapsavslutningsposteringer. Da 2021 var første regnskapsavslutning med ny forskrift, har vi laget veilederen «Årsoppgjør kirkelig for fellesråd og menighetsråd – årsregnskap og årsberetning», basert på gjentakende spørsmål om temaet.

Budsjett- og økonomiplan

Organisasjonens arbeid med planer og budsjett er viktig for å identifisere fremtidige behov og utfordringer, så vel som å identifisere hvilke tiltak som kan bidra til å møte disse og å gjøre prioriteringer rundt bruk av tilgjengelige ressurser.

Bestemmelsene om budsjett og økonomiplan er å finne i forskriftens §§ 6 – 11:

Kravene til økonomiplan (§ 6) gjelder for kirkelige fellesråd og menighetsråd i ettsoknskommuner, og skal kort sagt være en plan for samlet virksomhet de neste fire budsjettårene, herunder ventede inntekter, utgifter og prioriterte oppgaver. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte.

Budsjettbestemmelsene (§§ 7-11) gjelder både kirkelig fellesråd og menighetsråd generelt, med unntak av § 7 Budsjettforslag til kommunen, som kun gjelder for kirkelig fellesråd og menighetsråd i ettsoknskommuner.

Budsjettforslaget til kommunen er kanskje den viktigste fasen i fellesrådets budsjettarbeid. Bestemmelsen i § 7 sier lite om innhold, oppsett og tidsfrister for dette dokumentet, men overlater dette til dialogen mellom fellesrådet og kommunen. Forslaget som fremmes skal også følges av et forslag til bevilgninger i økonomiplanperioden. Prosessen rundt budsjettarbeidet skal fastsettes i økonomireglementet.  

Ifølge § 10 om budsjettstyring skal det gjennom budsjettåret fremlegges rapporter som viser utviklingen i inntekter og utgifter, sammenholdt med det vedtatte budsjettet. Ved forventning om nevneverdige avvik mot budsjett skal det foreslås nødvendige tiltak.

Jamfør § 8 presiseres at soknets organer «vedtar selv sitt årsbudsjett» og at «budsjettet er en bindende plan». Budsjettet er forpliktende, og vedtak om årsbudsjett kan ikke delegeres til andre.

§ 9 omtaler drifts- og investeringsbudsjettets krav til innhold og oppstillingskrav, med henvisning til vedlegg 1A og 1B til forskriften. Dette er å forstå som minimumskrav til detaljering av budsjettvedtak, og rådet må selv ta stilling til ytterligere detaljering på vedtak.

Forskriften har videre bestemmelser om budsjettstyring og endringer av budsjett i § 10 og § 11, med krav om at det fremlegges rapporter, så vel som oppfølgning i form av forslag til tiltak ved «nevneverdige avvik» mellom budsjett og regnskap.

Økonomireglement

Bestemmelser om økonomireglement (§ 20) og finansreglement (§ 21) gjelder generelt, for både kirkelige fellesråd og menighetsråd.

Forskriften angir nærmere hva et slikt økonomireglement som et minstemål må inneholde, men det må her også understrekes viktigheten av at innholdet tilpasses videre den individuelle virksomhet. Det er derfor ikke utarbeidet noe «standard reglement» fra KAs side, men vi har etter avtale med Asker kirkelige fellesråd gjort tilgjengelig et eksempel, «Økonomireglement for nn kirkelige fellesråd» (word-dokument).

Forskriftens minstekrav inneholder bestemmelser om:

a. delegering av myndighet

b. utarbeidelse av budsjettforslag til kommunen

c. vedtak og endring av årsbudsjett

d. intern rapportering og budsjettoppfølging

e. framleggelse av årsregnskap og årsberetning.

Økonomireglementet for menighetsråd i kommuner med flere sokn skal sendes til godkjenning av organ på kommunenivå, altså kirkelig fellesråd.

Dersom finansformue plasseres i annet enn bankinnskudd, utløser dette i tillegg krav til eget finansreglement. Dette er nærmere omtalt i §21.

Viktige datoer

• Tidspunkter for samhandling med kommunen
• Tidsfrister for budsjettinnspill til kommunen
• Tidspunkter for interaksjon med menighetsråd (før prosess med kommunen) og andre sentrale involverte parter (ansatte, bispedømmeråd, m.fl.)
• Tidspunkt for budsjettvedtak /bevilgning fra kommunen (varierer; som oftest i nov. /des.)
• Vedtak om årsbudsjett (§§ 8(2 eller 3)):

§ 8(2) Organ for soknet på kommunenivå skal vedta årsbudsjettet innen årets begynnelse eller senest innen 1 måned etter at kommunens bevilgning er kjent.

§ 8(3) Sokn i kommuner med flere sokn skal vedta sitt årsbudsjett innen årets begynnelse, eller senest innen 1 måned etter at eventuelle overføringer fra organ for soknet på kommunenivå er kjent.

• Framleggelse av regnskap (Frist: 22. februar; §17(1))
• Kommunen: Årsregnskap avlegges (Frist: 22. feb)
• Fastsettelse av årsregnskap og årsberetning (Frist: 20. Mars; §17(1))
• Elektronisk rapportering til SSB (Frist: 20. Mars; §19(1))
• Revisjonsberetning (Frist: 30. April; §17(1))