Veileder for utleie og bruk av kirker og andre forsamlingslokaler

Først publisert 17. september 2020. Oppdatert 29. oktober 2020.

Endringslogg: Antall deltakere på private arrangementer på offentlig sted nedjustert fra 200 til 50 i tråd med innstrammingene fra regjeringen 26. oktober. Endret 29. oktober.

Utleie og bruk av kirker og andre forsamlingslokaler ved nåværende pandemi-situasjon – en veileder

Innledning

KA har mottatt en del henvendelser fra våre medlemmer vedrørende bruk og utleie av kirker og andre forsamlingslokaler ved en koronasituasjon. Mange av spørsmålene omhandler ansvarsforhold, avtaler og anvendelse av covid-19-forskriften. I denne veiledningen omtaler vi relevant regelverk, og gir noen råd som er aktuelle for de som leier ut kirker og andre forsamlingslokaler.

 

Innhold:

1. Arrangementer for opptil 50 personer (§ 13 i covid-19-forskriften)

• Arrangement
• Offentlig sted
• Ansvarlig arrangør

2. Råd til huseier/utleier

3. Ansvarlig arrangør i Den norske kirke

4. Forholdet mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd ved bruk/utleie av kirke

• Behov for samhandling mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd
• Andre eiendommer og bygninger i soknets eie
• Økonomi

5. Råd for utleiekontrakter i nåværende pandemi-situasjon

6. Caser og spørsmål som kan brukes til lokale samtaler og avklaringer

 

1. Arrangementer med opptil 50 personer (§ 13 i covid-19-forskriften)

Helsedirektoratet fraråder alle private sammenkomster med mer enn 20 personer. I covid-19-forskriften åpnes det imidlertid for arrangementer der opptil 50 personer er samlet. Forskriften setter i § 13 flere vilkår for at det kan gjennomføres slike arrangementer, og innholdet i dette regelverket bør være godt kjent for alle som leier ut eller selv har ansvar for å gjennomføre arrangementer.

Arrangement
Med arrangementer menes idrettsarrangement, kulturarrangement og andre arrangementer. Eksempler på andre arrangementer som omtales i forskriften er seminarer, kurs, varemesser, midlertidige markeder, bursdager, konfirmasjoner, bryllup, begravelser og religiøse samlinger, men ikke loppemarkeder til inntekt for frivillige organisasjoner.

Offentlig sted
Et arrangement må foregå på et offentlig sted, dvs et sted bestemt for alminnelig ferdsel eller et sted der allmennheten ferdes. Eksempler er lokaler og utendørsarealer som leies eller lånes ut, inkludert hoteller, grendehus, forsamlingshus, konferansesaler og haller. (Kirker, menighetshus, bedehus mv regnes derfor som offentlig sted i denne sammenhengen).

Ansvarlig arrangør
For at det skal kunne gjennomføres et arrangement så må det være en ansvarlig arrangør som er ansvarlig for å gjennomføre alle nødvendige smitteverntiltak. En ansvarlig arrangør kan være en profesjonell aktør, en forening eller en privatperson – kravene til arrangør er uansett de samme:

• Skal sørge for at de som er til stede kan holde minst 1 meters avstand til andre som ikke er i samme husstand (§ 13 i covid-19-forskriften omtaler noen unntak)
• Skal følge alle relevante standarder for smittevern.
• Skal iverksette tiltak som bidrar til at syke ikke er til stede på arrangementet
• Skal gjøre det mulig å ivareta god hygiene.
• Skal ha oversikt over hvem som er til stede, for å kunne bistå kommunen ved en eventuell senere smitteoppsporing. Dersom det for å finne tilbake til deltakerne er nødvendig å nedtegne en oversikt over de tilstedeværende med kontaktopplysninger, skal oversikten oppbevares på en forsvarlig måte og slettes etter 10 dager. Arrangøren skal informere de som er til stede om det nedtegnes en egen oversikt.
• Skal følge forskriftens regler om alkoholservering mv

 

2. Råd til huseier/utleier

Vi anbefaler at de som leier ut et lokale sørger for at det er en navngitt smittevernansvarlig som bl.a. er kontaktpunktet mot kommuneoverlegen mv etter arrangementet. Det bør forutsettes at ansvarlig arrangør gjør en risikovurdering for å avgjøre om det er forsvarlig å avholde arrangementet, antallsbegrensninger og hvordan kravene til gjennomføring og avstand skal overholdes i det aktuelle lokalet. Vi anbefaler videre at utleier forsikrer seg om at ansvarlig arrangør er godt kjent med covid-19-forskriften, myndighetenes gjeldende smittevernråd og relevant smittevernveileder. Det er utarbeidet en bransjestandard for ulik virksomhet i Den norske kirke. Ved utleie vil det ofte være andre bransjestandarder som også kommer til anvendelse i stedet for eller i tillegg til det som gjelder Den norske kirke (f.eks. Smittevernveileder for konserter og arrangementer og Veileder fra Frivillighet Norge).

Ansvarlig arrangør har et selvstendig ansvar for å vurdere antall deltakere som kan være til stede under arrangementet, men utleier kan med fordel informere om de vurderinger og erfaringer som er gjort med hensyn til antall personer som kan oppholde seg i lokalet samtidig. Utleier må på forhånd sørge for at lokalet er forsvarlig rengjort før lokalet skal brukes. Vi anbefaler at utleier identifiserer spesielle forhold ved bygget eller bruk som kan innebære økt smitterisiko, og vurdere avbøtende tiltak. (Eksempel: Fjerne møbler fra trangt inngangsparti)

Vi anbefaler at det utarbeides egne avtaler og informasjon som tydeliggjør ansvar og rutiner ved bruk og utleie, jfr. pkt 5. i denne veiledning. Gode avtaler reduserer risiko knyttet til uklarhet om ansvarsforhold. Likevel; uansett hva som måtte følge av en avtale, så er det viktigst at alle arrangementer gjennomføres i samsvar med de generelle kravene og den aktuelle smittevernveiler som gjelder i forhold til smittevernhensyn. Hvis disse følges så har en opptrådt aktsom, og kan vanskelig klandres dersom det likevel skulle oppstå en smittesituasjon.

 

3. Ansvarlig arrangør i Den norske kirke

Koronasituasjonen understreker behovet for å avklare hvem som er ansvarlig arrangør for det enkelte arrangement. Vi viser her bl.a. til Bransjestandard for Den norske kirke Del I pkt. 1.2:

• Ved alminnelige gudstjenester og kirkelige handlinger er Den norske kirke (rettssubjektet) å anse som arrangør. Forrettende prest får da et særlig ansvar.
• Ved annen kirkelige virksomhet i menighetens regi vil menighetsrådet være arrangør. (Vi anbefaler at hver aktivitet/tiltak skal ha en navngitt «prosjektleder» som på vegne av menighetsrådet er ansvarlig for gjennomføring av tiltaket. Dette kan både være en tilsatt eller en frivillig medarbeider)
• Ved utleie av kirkebygg vil leietaker være å anse som ansvarlig arrangør.
• Ved bruk av kirken til arrangementer gjennomført av en forening eller frivillig organisasjon vil denne normalt være ansvarlig arrangør. Skjer det i et samarbeid med menigheten vil det bli en fordeling av ansvaret i henhold til evt. avtale som ligger til grunn.

Det vil kunne oppstå tvilstilfeller om hvem som er ansvarlig arrangør, f.eks. dersom menighet og en frivillig organisasjon samarbeider om et arrangement. Det vi i slike tilfeller være et særlig behov for å avklare ansvarsforhold i forkant.

 

4. Forholdet mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd ved bruk/utleie av kirke

I Den norske kirke opptrer både menighetsrådet og kirkelig fellesråd på vegne av soknet som eier av kirkebygg. Menighetsrådene har i utgangspunktet fri bruk av kirkebyggets lokaler til egen virksomhet, og de har myndighet til å leie ut kirken til andre, jf forskrift av 14. april 2015 nr 1440 Regler for bruk av kirken.

Det er avgjørende at all bruk og utleie skjer på en måte som bidrar til et godt smittevern, og all bruk og utleie må forholde seg aktivt til de økonomiske og driftsmessige rammer som fellesrådet har fastsatt for bygget. Her er det nødvendig å merke seg at fellesrådet som forvalter av kirken har det meste av det ansvar og oppgaver som normalt ligger hos eier av et bygg. Det innebærer bl.a. ansvaret for den daglige driften av bygget, slik som rengjøring, sikring, vedlikehold og andre oppgaver som en eier kan bli holdt ansvarlig for, og fellesrådet er normalt arbeidsgiver for tilsatte med oppgaver knyttet til driften av bygget. Selv om menighetsrådet er den som kan avgjøre utleie, er det kirkelig fellesråd som normalt blir stående som ansvarlig utleier og eier. Det er derfor behov for ekstra dialog og avklarte premisser i forholdet mellom fellesråd og menighetsråd ved bruk og utleie av kirker. Og det er behov for ordninger som siker at det er god oversikt over all bruk av kirken, hvilke lokaler som skal brukes når, renholdsrutiner og hvem som er ansvarlig arrangør ved bruk og utleie.   

Situasjonen vi er i nå krever ekstra ressurser, og økte kostnader, til renhold for å kunne oppfylle kravene i smittevernlovgivningen. Et menighetsråds bruk eller utleie av kirker kan ikke påføre fellesrådet ekstra kostnader uten at dette er avklart med fellesrådet på forhånd. Manglende ressurser til ekstra renhold og tilsyn med kirken kan medføre flere begrensninger for bruk og utleie. Ved eventuell bruk av frivillige til renhold vil det stilles krav til opplæring, oppfølging og kontroll.  

Når menighetsrådene skal vurdere egen bruk eller utleie av kirker bør derfor følgende spørsmål drøftes:

• Hvilke smittvernmessige utfordringer vil dette arrangementet medføre for henholdsvis fellesrådet, annen virksomhet i kirken og ansvarlig arrangør?
• Hva foregår i lokalet inntil 24 timer på forhånd, og hva vil foregå i lokalet inntil 24 timer etterpå? Hvilke konsekvenser for dette mht økonomi, drift og organisering?
• Vil utleie eller annen bruk påføre ekstra kostander til renhold mv? Hvem dekker disse kostnadene?
• Er det tydelig avklart hvem som er ansvarlig arrangør, og er det tydelig kommunisert til vedkommende hva dette ansvaret innebærer, avtaleforhold mv?

Vi viser for øvrig til reglene om klage mv bruk og utlån, jfr §§ 6 og 10 i Regler for bruk av kirken.

Behov for samhandling mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd
Korona-situasjonen gir et ekstra behov for samhandling mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd om bruk og utleie av kirker. Det er avgjørende at kirkelige lokaler er et trygt og tilrettelagt sted der smittevern og ansvarsforhold tas på alvor. Vi anbefaler at fellesrådets tar initiativ til drøftinger med representant for menighetsrådene der man tar opp lokale forhold, ansvarsforhold og rutiner ved utleie/ utlån og smittevern i kirkebyggene og øvrige kirkelige bygg.

Andre eiendommer og bygninger i soknets eie
Menighetene i Den norske kirke eier også en rekke andre eiendommer og bygninger som menighetshus, kirkestuer, fjellkapell, barnehager osv. Forvaltningen av disse reguleres ikke av kirkelovgivningen, men er underlagt vanlige sivilrettslige regler. Dette innebærer blant annet at kirkelig fellesråd ikke har noe ansvar for disse bygningene, med mindre fellesrådet gjennom avtale, vedtak eller spesielle ordninger har påtatt seg et ansvar for eiendommene. Hvis soknet er eier av slike bygg så vil det være menighetsrådet som har eiers oppgaver og ansvar i bruk og forvaltning av bygget. Unntaket her er gravkapell og andre bygg som direkte er knyttet til gravplassforvaltningen. Her vil det være fellesrådet som gravplassmyndighet som normalt opptrer på vegne av soknet.

Økonomi
Det er i utgangspunktet kirkelig fellesråd som fastsetter utleiesatser for bruk av kirken, jfr kirkeordningen § 22. Fellesrådene må derfor vurdere om koronasituasjonen gir grunnlag for endring i gjeldende betalingssatser. Menighetsrådet avgjøre utleiesatser for andre lokaler i soknets eie.

 

5. Råd for utleiekontrakter i nåværende pandemi-situasjon

I en utleiekontrakt bør det, uansett hva som følger av regler og veiledninger, fremkomme tydelig hvilket ansvar som påhviler leietaker, enten denne er kommersiell eller privat. Det foreslås at følgende forhold blir ivaretatt i kontrakten:

• Arrangøren er ansvarlig for at arrangementet gjennomføres i henhold til de til enhver tid gjeldende regler, forskrifter og veiledere for overholdelse av smittevernlovgivningen.
• Utleier er ikke ansvarlig for eventuelle endringer i regelverket eller iverksettelse av tiltak, nasjonalt eller lokalt som kan få betydning for gjennomføring av arrangementet. Dette anses å ligge innenfor leietakers risiko.
• Særegne lokale forhold knyttet til f.eks. renhold og bruk av lokalet må inntas særskilt. Det kan utarbeides instruks e.l. over lokale forhold som det må tas hensyn til ved utleie. Denne kan legges ved avtale om utleie/utlån.  
• Dersom det er krav til renhold mellom to arrangementer i regi av samme arrangør må det vurderes om dette skal ivaretas av arrangøren eller utleier. Dette har betydning i forhold til ansvarsfordeling og økonomi, og må derfor vurderes konkret.
• Informasjon gitt fra utleier knyttet til overholdelse av smitteverntiltak, så som f.eks. antall deltakere det er plass til under et arrangement er kun veiledende, men mindre det følger tydelig av avtalen at dette er absolutte grenser for arrangementer avholdt i det konkrete lokalet.
• Det tas inn tydelige henvisninger til gjeldende regelverk, slik at leietaker selv kan, og bør, gjøre seg kjent med de tiltakene som foreligger. Ikke innta formulering av krav slik disse foreligger i dag siden det skjer hyppige endringer innenfor dette området.
• Utleiekontrakten må signeres, og det tas inn et eget punkt om at leietaker bekrefter å ha lest og forstått de vilkårene og betingelsene som fremkommer av avtalen.
• Ansvarlig arrangør må oppgi navn på smittevernansvarlig.

 

6. Caser og spørsmål som kan brukes til lokale samtaler og avklaringer

1.Kor og eldretreff i Nedvik kirke

Et barnekor tilknyttet Ung Kirkesang øver hver mandag kl. 18-20 i kirkesalen. Koret har et styre bestående av foreldre og menighetens kateket er dirigent. Tirsdag formiddag er det eldretreff kl.11, dette er drevet av Normisjon. Begge gruppene har fått bruke kirka gratis. Ingenting er «kontraktfestet», avtalen er etablert «per tradisjon». Begge gruppene ønsker å starte opp igjen med fysiske samlinger.

• Hvem skal ta ansvar for ekstra renhold før, under og etter samlingene?
• Hvordan kan/bør dette organiseres, og hvilke spørsmål/problemstillinger reiser det?

2. Konsert i Oppvik kirke

En profesjonell ekstern konsertarrangør har leid Oppvik kirk til julekonsert. På grunn av plassbegrensninger, ønsker de å gjennomføre 2 konserter, en kl. 18 og en kl. 21.

• Hva vil dette kreve av tilretteleggelse av smitteverntiltak, og hvem har ansvar for dette?
• Hvordan bør ansvar kontraktfestes?

3. Aktiv Drabantby menighet

Drabantby kirke er en liten kirke med plass til 250 personer, men nå under korona-pandemien, er det anslått at det ikke er plass til mer enn om lag 70 personer i kirkerommet, 25 personer i kirkesalen og ikke mer enn 7-8 i møterommet. Det er begrenset med plass i våpenhus og i garderoben. Siden dette er en drabantby er menigheten voksende, det er 12000 mennesker i området, og 120 konfirmanter. Menigheten er aktiv med mange grupper som bruker kirkesalen og tilhørende møterom samtidig. Det er også flere som leier kirka, både kristne organisasjoner, bygdekor/korpset o.l., og eksterne kommersielle konsertarrangører.

• Hvordan skal/bør menighetsrådet prioritere ressursene og bruk av kirka?
• Hvilke dilemmaer reiser seg?
• Hva bør avklares mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd?