Reduksjon i inntekter eller bortfall av oppgaver vil kunne gi grunnlag for omorganisering. Dette kan skje i form av omdisponering av de ansatte eller ved nedbemanning. Arbeidsmiljøloven stiller krav til saklighet og fremgangsmåte. En oppsigelse skal ha gyldig/saklig grunn. I tilfelle rettssak som følge av oppsigelsen, legger retten stor vekt på om saksbehandlingen har vært forsvarlig.

Redusering av bemanning er ofte knyttet til virksomhetens behov for å kutte kostnader og sikre mer effektiv drift. Virksomheter med overskudd har også anledning til nedbemanning. Det kan f. eks være utfra et grunnlag å legge ned en del av virksomheten for å satse på noen kjerneområder. Det avgjørende er om formålet er saklig utfra virksomhetens forhold.

Ved omorganisering må virksomheten ta stilling til om det vil være tilstrekkelig med omdisponering av arbeidstakere, eller om det er nødvendig å gå til nedbemanning. Med omdisponering menes situasjoner hvor det foretas endringer i bestående arbeidsforhold. Med oppsigelse menes avslutning av arbeidsforholdet. Hovedfokus i denne artikkelen er nedbemanning. Avslutningsvis behandles kort omdisponering av arbeidskraft.

I denne artikkelen brukes i hovedsak betegnelsen «styret», men noen ganger også «rådet», litt om hverandre. Begge disse henviser til virksomhetens øverste valgte organ – fellesrådet eller menighetsrådet i Den norske kirkes lokale organer, eller styret i en organisasjon.

KA kan bistå med råd og veiledning. Det anbefales å ta kontakt med KA tidlig i prosessen.

Nedbemanning

Medbestemmelse

Nedbemanning må skje i nært samarbeid med de tillitsvalgte, i alle stadiene av prosessen. Hovedavtalen har egne regler om medbestemmelse. Tillitsvalgte bør involveres tidlig. I henhold til Hovedavtalen § 9-4 har arbeidsgiver plikt til å informere, drøfte og rådføre seg med de tillitsvalgte vedrørende omorganisering og nedbemanning. Når de tillitsvalgte blir tidlig involvert i saken, styrkes deres mulighet til reell påvirkning før beslutningene tas. De tillitsvalgte har dessuten god kjennskap til virksomhetens drift og arbeidsfordelingen. Deres deltagelse kan derfor bidra til at all relevant informasjon blir kjent.

At tillitsvalgte skal involveres i alle stadiene, innebærer at de også skal inviteres til drøfting av situasjonen og mulige tiltak for innsparing, endringer i driften, endret bemanningsbehov (nedbemanning) osv., før styret vedtar dette.

Også verneombud, og eventuelt arbeidsmiljøutvalg, bør involveres med tanke på eventuelle arbeidsmiljømessige konsekvenser av slike endringsprosesser.

Styrets rolle

«Styret» er det organet som har det øverste ansvaret for driften i en virksomhet. I Den norske kirke betegnes disse organene som råd, for eksempel fellesråd. Kirkesamfunn kan ha ulik organisering og plassering av øverste vedtaksmyndighet, men de som står oppført som styre i Brønnøysundregisteret har alltid det juridiske ansvaret for driften.

Fire faser i nedbemanningssaker

En sak om nedbemanning kan grovt sett deles i fire faser:

1. Vurdering av behov for innsparing
2. Vurdering av innsparingstiltak
3. Organisasjonskart og bemanningsplan mm.
4. Gjennomføring av oppsigelse

Fase 1 – Vurdering av behov for innsparing

Når en virksomhet har kommet i en økonomisk situasjon der det ikke lenger er mulig å opprettholde driften på samme nivå som tidligere, vil det være nødvendig å vurdere ulike tiltak. Oppsigelse av ansatte på grunn av virksomhetens økonomiske situasjon vil ofte være saklig begrunnet i virksomhetens forhold jf. aml § 15-7 (1), men forutsetter at det er de økonomiske forholdene som gjør oppsigelsen nødvendig. Virksomheter er gitt anledning til å foreta vurderinger utfra behovene til egen virksomhet. Behovet må være nødvendig, men økonomien må ikke være så anstrengt at det truer videre drift.

Styret må foreta en gjennomgang av virksomheten og vurdere andre innsparingstiltak og løsninger før det kan gå til oppsigelse. Først når andre muligheter for å oppnå økonomisk balanse gjennom økning av inntekter eller innsparinger på andre driftsposter er uttømt, kan styret velge å gå til oppsigelse på grunn av økonomiske forhold. I denne prosessen må «hver stein snus», for eksempel bør det vurderes å redusere vikarbruk og la vakanser stå ubesatte. Styret må derfor først skaffe seg nødvendig oversikt og dokumentasjon over driften og den økonomiske situasjonen.

Eksempler på aktuelle dokumenter kan være:

• Sist avlagte årsregnskap (med analyse)
  • Driftsregnskap – merforbruk?
  • Status/balanse: Størrelse på disponible fondsmidler/ evt. akkumulert merforbruk (negativ disp. egenkapital)
• Sist oppdaterte perioderegnskap/budsjettkontroll for inneværende år
• Budsjett for inneværende år / evt. 4-årig økonomiplan
• Budsjett for kommende år, evt. pågående budsjettarbeid/budsjettforslag
• Informasjon om økonomiske fremtidsutsikter, signaler om dårligere økonomi generelt/nedbemanningskrav
• Vedtak om kutt i bevilgning         
• Analyse / vurderinger av hva som vil være en bærekraftig økonomi for virksomheten de kommende år, og mulig størrelse på personalutgifter sammenholdt med andre nødvendige utgifter
• Referater/rapporter fra arbeid med mulige tiltak for å bedre økonomien – Mulige merinntekter? – Mulige innsparingsmuligheter?
• Eventuelle revisjonsrapporter / eksterne rapporter som omtaler og gir vurderinger om virksomhetens økonomiske situasjon

For de kirkelige fellesrådene kan dette også være relevant:

• Informasjon om økonomiske fremtidsutsikter, signaler om dårligere kommuneøkonomi generelt, egen kommunes økonomiske situasjon, evt. nedbemanningskrav
• Kommunens vedtak om driftstilskudd til fellesrådet / kutt i bevilgning
• Fellesrådets dialog med kommunen hvor det fremgår hvilke tiltak rådet har gjort overfor kommunen for å opprettholde driften på eksisterende nivå.

Poenget med første fase er at det foretas en kritisk vurdering av dagens organisering og at man ser på hvilke endringer som ønskes gjennomført. Vurderingen av behovet for omstilling bør kunne dokumenteres, og skal drøftes med tillitsvalgte.

På grunnlag av den fremlagte dokumentasjon fatter styret vedtak om hvor stor den nødvendige innsparingen vil være. Videre bør styret gi mandat til administrasjonen ved øverste administrative leder (kirkevergen i de kirkelige fellesrådene) å utrede nærmere hvilke mulige innsparingstiltak som foreligger og hvilke aktiviteter/arbeidsoppgaver som kan reduseres eller falle helt bort for å få til de nødvendige innsparingene.

Fase 2 – Vurdering av innsparingstiltak

Når styret har vedtatt omfanget av innsparingen, følger administrasjon opp vedtaket. Det må foretas en gjennomgang av driften og vurdere hvilke innsparingstiltak som kan være aktuelle, herunder vurdere effekten av de ulike innsparingstiltakene.

Dokumentasjon på hvilke tiltak som er vurdert må utarbeides og vil være grunnlaget for eventuell senere prøving av om oppsigelser var lovlig, altså saklig begrunnet. For å kunne nedbemanne må virksomheten vise til at det vil gi en gevinst (interesseavveining).

Styret vedtar hvilke tjenester/oppgaver som skal reduseres eller opphøre og vedtar nødvendige justeringer i relevante styringsdokumenter, slik som f.eks. virksomhetsplan og organisasjonskart. Styret står fritt til å tegne sin egen organisasjon (altså hvilke oppgaver som skal løses og hvilke typer stillinger som skal løse dem) uavhengig av hvilke ansatte man har i dag, men man står ikke fritt til å plassere ansatte der man ønsker. Det må skje gjennom avklaring av kompetansekrav og utvalgskriterier, se videre under punkt 3.

Styret gir administrasjonen fullmakt til å forberede eventuelle oppsigelser som vil være nødvendig.

Fase 3 – Organisasjonskart og bemanningsplan mm.

På grunnlag av revidert virksomhetsplan og nytt organisasjonskart, kartlegger administrasjonen hvilke kvalifikasjoner og kompetanse det er behov for og oppdaterer bemanningsplan i henhold til dette. Bemanningsplanen skal vise oppgaver og bemanning før og etter nedbemanning. (I denne fasen er det fremdeles for tidlig å foreta en faktisk utvelgelse av hvilke ansatte som blir overtallige.) Denne prosessen må dokumenteres, og vil være relevant i vurderingen av om det foreligger saklig grunn til oppsigelse.

Utarbeidelse av bemanningsplan

Det er viktig å utarbeide en bemanningsplan før arbeidet med nedbemanning starter. Med bemanningsplan menes et grunnlagsdokument for den enkelte virksomhet som gir oversikt over:

1. de oppgaver/mål virksomheten har
2. det antall arbeidstakere virksomheten har for å utføre oppgavene og nå de målene som er satt og
3. beskrivelse av den kompetanse de aktuelle arbeidstakere må ha for å kunne gjøre oppgavene

Virksomheten bør videre sette opp en tilsvarende kolonne dersom det er klart hvor mange færre arbeidstakere virksomheten må ha etter en bemanningstilpasning. Denne kolonnen må inneholde en tilsvarende beskrivelse av:

1. reduserte oppgaver
2. det reduserte antallet arbeidstakere som skal utføre oppgavene og
3. den nødvendige kompetansen disse arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene

Bemanningsplanen har to formål:

1. å beskrive de oppgavene virksomheten er satt til å utføre og
2. å beskrive hvilken reduksjon og/eller bortfall nedbemanningen vil medføre i tjenesteytingen

Bemanningsplanen bør drøftes med tillitsvalgte, og det bør settes opp referat fra drøftingsmøtet.

Utvalgskrets

Utgangspunktet er at hele virksomheten må sees under ett. Dersom det foreligger saklig og tungtveiende grunner kan nedbemanningen i unntakstilfeller begrenses til deler av virksomheten, til en såkalt utvalgskrets. Dette kan for eksempel være alle ansatte innenfor ett fagområde, alle ansatte innenfor administrative stillinger, eller de ansatte på samme geografiske sted. Domstolen vil legge betydelig vekt på tillitsvalgtes vurderinger. Om det er grunnlag for å avgrense nedbemanning til en særskilt utvalgskrets, må derfor drøftes med de tillitsvalgte. Protokoll fra drøftingene skal utarbeides og følge saken videre. Momenter i vurderingen av å avgrense utvalgskretsen kan være:

• Virksomhetens størrelse og økonomiske situasjon
• Praktiske problemer og uro ved å benytte hele virksomheten eller en større utvalgskrets.
• Beholde nødvendig kompetanse
• Sikre videre drift
• Tilpasning til markedet
• Enighet med tillitsvalgte om avgrensing av utvalgskrets

Utvalgskriterier

Identifisering av overtallige må baseres på saklige vurderinger. Arbeidsgiver skal fastsettes kriterier som skal legges til grunn for utvelgelsen av overtallige. Kriteriene skal drøftes med de tillitsvalgte. Husk protokoll fra drøftingene med tillitsvalgte. Eksempler på utvalgskriterier det er saklig å legge vekt på er kompetanse, ansiennitet, alder, bemanningssituasjon og sosiale forhold, hvorav kompetanse ofte vil være et sentralt kriterium.

Dersom arbeidstakerne ellers står likt, følger det av HTA kapittel 1, § 3 pkt. 3.3 at ansiennitet er avgjørende. I KA-sektoren gjelder det med andre ord ikke noe sterkt ansiennitetsprinsipp.

Kompetansekartlegging

Arbeidsgiver bør gjennomføre en skikkelig kartlegging av alle ansatte i henhold til skjema som åpner for at arbeidstaker kan gi en egenerklæring om alle aktuelle forhold som vedrører arbeidstakers kompetanse, ansiennitet, særlige sosiale forhold og eventuelle ønsker om annet arbeid, eventuelt å kunne akseptere oppsigelser helt eller delvis i kombinasjon med f.eks. «sluttpakker».

Utvelgelse

På grunnlag av de fastsatte kriterier foretar arbeidsgiver en vurdering av hvilke ansatte som kan være aktuelle for overtallighet. Arbeidsgivers kartlegging av ansattes kvalifikasjoner vil være relevant å legge til grunn i denne vurderingen. Arbeidsgivers vurderinger må kunne etterprøves ved en eventuell tvist om oppsigelsene er saklige eller ikke. Det må derfor utarbeides skriftlig dokumentasjon som viser hvilke vurderinger som er foretatt.

Drøftingsmøte

Før det besluttes å gå til oppsigelse, skal spørsmålet drøftes med aktuell arbeidstaker, jf. aml. § 15-1. Innkalling til drøftingsmøte skal skje skriftlig. Den ansatte skal gjøres oppmerksom på at vedkommende kan ha med tillitsvalgt eller annen rådgiver i møtet. Formålet med drøftingsmøte er at saken er så godt opplyst som mulig før beslutning om oppsigelse tas. Dersom det ikke blir avholdt drøftingsmøte, vil det være en saksbehandlingsfeil som ofte blir tillagt stor vekt i en eventuell senere domstolsbehandling av om oppsigelsen lovlig.

Drøftingsmøtet bør finne sted i et individuelt møte. På møtet skal arbeidsgiver begrunne hvorfor oppsigelse vurderes, og arbeidstaker skal få legge frem sitt syn på dette. Arbeidstakerens sosiale forhold skal kartlegges, slik at arbeidsgiver har grunnlag for å foreta en interesseavveining mellom virksomhetens behov for nedbemanning og ulempene oppsigelsen vil påføre arbeidstakeren, slik aml. § 15-7 (2) pålegger.

En oppsigelse er usaklig hvis «arbeidsgiver har et annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker», se aml. § 15-7 (2). Vurderingen av om det er annet ledig arbeid som arbeidstakeren er kvalifisert for i virksomheten, må foretas før arbeidsgiver går til oppsigelse. Det vil ofte ikke være annet passende arbeid tilgjengelig i en nedbemanningsfase, men det er allikevel viktig at muligheten undersøkes og at dette dokumenteres. Dersom det ikke finnes annen passende stilling, bør det redegjøres for det.

Arbeidsgiver skal sette opp et referat fra drøftingsmøtet hvor partenes hovedsynspunkter framkommer, herunder at muligheten for å finne et annet passende arbeid er diskutert.

Fase 4 – Gjennomføring av oppsigelse

Etter at drøftingsmøtene er avholdt må styret, på grunnlag av utvelgelseskriteriene og i kraft av sin styringsrett, foreta den endelige utpekning av hvem som skal sies opp. Styret kan delegere denne myndigheten til øverste administrative leder. Styret som øverste organ er alltid «rett saksøkt» (den som har de juridiske ansvaret) i tvist om gyldigheten av en oppsigelse, også i saker hvor styrets myndighet har vært delegert.

Formkrav ved oppsigelse

Oppsigelsen skal gis skriftlig. I loven stilles det krav til hva en oppsigelse skal inneholde, jf. aml § 15-4. Hvis en oppsigelse ikke oppfyller formkravene, skal den normalt kjennes ugyldig uavhengig av om oppsigelsen ellers er saklig begrunnet. Arbeidstaker kan også kreve erstatning, jf. aml § 15-5.

Dersom arbeidstakeren bestrider oppsigelsen, har vedkommende som hovedregel rett til å stå i stillingen fram til det foreligger en rettskraftig avgjørelse jf. aml § 15-11.

Fortrinnsrett til annen stilling

En arbeidstaker som har blitt sagt opp på grunn av virksomhetens forhold, har fortrinnsrett til ny ansettelse i stilling i virksomheten dersom vedkommende er kvalifisert jf. aml § 14-2. Fortrinnsretten gjelder også arbeidstaker som er midlertidig ansatt og som på grunn av virksomhetens forhold ikke får fortsatt ansettelse. Dette gjelder likevel ikke arbeidstaker som er midlertidig ansatt i vikariat etter § 14-9 andre ledd bokstav b.

Fortrinnsretten gjelder dessuten for arbeidstaker som har akseptert tilbud om redusert stilling i stedet for oppsigelse. Fortrinnsretten gjelder i ett år fra utløpet av oppsigelsesfristen, jf. aml § 14-2. Forutsetning for fortrinnsrett er at arbeidstakeren har vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 måneder i løpet av de siste 24 månedene.

Omdisponering av arbeidstakere

Flytting av arbeidstakere i kraft av styringsretten

Under hele prosessen må arbeidsgiver vurdere om arbeidstakere i kraft av styringsretten kan flyttes til arbeidsoppgaver som skal videreføres. Styringsretten er den kompetanse arbeidsgiver har til ensidig å foreta endringer i de oppgaver arbeidstaker skal utføre.

Arbeidsgiver kan ensidig foreta endringer i arbeidstakers oppgaver så lenge dette skjer innenfor grunnpreget av stillingen. Med «stillingens grunnpreg» menes det sentrale innholdet i den enkelte arbeidstakers stilling, og dette må vurderes konkret med tanke på arbeidsoppgaver, ansvar, plassering i hierarkiet etc.

Poenget med å benytte styringsretten her, er at arbeidsgiver har adgang til å omdisponere arbeidstakere til oppgaver som skal videreføres uten å gå veien om formelle prosesser. Endringer som skjer innenfor styringsretten, er enklere både materielt sett og i forhold til de saksbehandlingsregler som må følges.

Hvor det kreves større endringer enn det som kan løses ved å omdisponere arbeidskraften innenfor virksomheten i kraft av arbeidsgivers styringsrett eller etter avtale med arbeidstakeren, må styret vurdere nedbemanning.

Endringsoppsigelse

Hvis endringene blir så store at stillingens grunnpreg endres seg, snakker man i realiteten om en såkalt endringsoppsigelse. En endringsoppsigelse er en oppsigelse kombinert med tilbud om ansettelse i en ny stilling.

Skillet mellom omdisponering innenfor styringsrettens grenser og endringsoppsigelse er ikke alltid enkelt å trekke, men det er likevel et viktig skille. Endrer arbeidsgiver arbeidsoppgaver innenfor det som er mulig i kraft av styringsretten, eller arbeidstakeren selv samtykker, er omdisponering uproblematisk.

Dersom endringene ligger utenfor styringsrettens rammer, må det gis formell oppsigelse hvor både kravet til saklig grunn må være oppfylt og saksbehandlingsreglene må følges. Slik oppsigelse gis da kombinert med et tilbud om ansettelse i en ny stilling.

Arbeidstakers fortrinnsrett til ny ansettelse gjelder også for arbeidstakere som har fått endringsoppsigelse.

Sluttavtaler

På generelt grunnlag er det ofte å foretrekke at man gjennomfører nedbemanning helt eller delvis gjennom avtaler om frivillig fratredelse med ansatte i virksomheten.

Slike avtaler baseres gjerne på at arbeidstaker mottar en «sluttpakke» mot å fratre. Gjennom sluttavtalen mottar arbeidstaker normalt en fordel vedkommende ikke har krav på i henhold til arbeidsavtale eller lov, for eksempel i form av fritak fra arbeidsplikt i oppsigelsestiden, dekning av utgifter eller sluttvederlag utover lønn i oppsigelsestiden. Slike «merytelser» fra arbeidsgivers side vil kunne legge til rette for en smidig avslutning av arbeidsforholdet. For arbeidsgiver reduseres også risikoen for etterfølgende søksmål gjennom bruk av sluttavtaler.

Administrasjonsutvalgets rolle i kirkelige fellesråd

I hvert fellesråd finnes det et partssammensatt utvalg, administrasjonsutvalget, se Kirkeordning for Den norske kirke § 41 og Hovedavtalen § 10. I administrasjonsutvalgene er både fellesrådet og arbeidstakerne representert. I henhold til Hovedavtalen § 10 skal utvalget blant annet behandle saker knyttet til utviklings- og omstillingsprosesser (§ 10-1 b).

KA anbefaler at administrasjonsutvalget blir informert om, behandler og uttaler seg i saker om omorganisering og nedbemanning.

Utvalget skal ikke behandle personalsaker. Administrasjonsutvalg skal derfor ikke delegeres myndighet til å fatte vedtak om oppsigelse i nedbemanningssaker, blant annet fordi det vil være lite gunstig at arbeidstakerrepresentantene i utvalget skal fatte vedtak om oppsigelse for seg selv eller kolleger.