Ny eiendomsdatabase for kirkebygg og gravplasser

22.4.2024 Vi arrangerer informasjonswebinar 29.april

Vi kjører et informasjonswebinar om Ordna Eiendom 29 april klokka 13. Meld deg på her!

19.4.2024 Navnet er på plass og data er overført

Navnet på eiendomsdatabasen er endelig på plass - det blir Ordna eiendom. Dataoverføringen har gått for fullt siste uke, og nå er oppdaterte data på plass på eiendommer, bygninger, gravplasser og inventar. De fleste av vedleggene er og overført, det som gjenstår er vedlegg som i den gamle databasen ligger i egendefinert mappestruktur. Planen er at pilotgruppen får tilgang til driftsbasen i løpet av neste uke.
 

2.4.2024 Overføring av data fra Kirkebyggdatabasen til ny database starter!

Etter 1.4. går arbeidet med å overføre data i gang. I første omgang gjelder det grunndataene for FDV-funksjonene, det vil si eiendommer, bygninger og gravplasser. Inventar vil også bli overført i fase 1. Disse modulene vil være tilgjengelig for lesing i den gamle databasen helt frem til 31.12, men kan ikke redigeres. Inventarlister kan rapporteres ut i word- pdf- eller excelformat. 

Merk at enkelte deler av databasen vil være åpne for redigering fremdeles, det gjelder spesielt forsikring, publikumsinformasjon og registreringsmodul (skjemamodul). 

7.3.2024 Mer informasjon - og film

Martin Stærk tegner og forklarer hva som kommer i ny database i artikkelen "Ny eiendomsdatabase skal gjøre forvaltningen enklere".

4.3.2024 Demofilm om ny eiendomsdatabase

Vi har laget en demofilm hvor Martin Stærk går gjennom noe av funksjonaliteten som kommer:

29.2.2024 Kartlegging utført

For å planlegge utrulling av ny eiendomdatabase, har vi sendt ut kartleggingsundersøkelse via Netigate. I undersøkelsen har vi spurt om fellesrådet har digital FDV fra før, når man ønsker å starte osv. De som ikke har fått svart på undersøkelsen og som ønsker å si noe om når de vil i gang, kan sende epost til martin.stark@ka.no. 

6.2.2024 Pilotgruppe igang

En pilotgruppe med åtte eiendomsforvaltere er igang og hadde oppstartsmøte 5. februar. De som er med i piloten er kirkelig fellesråd i Drammen, Bergen, Asker, Molde, Hol, Øksnes og Holmestrand. I tillegg er Fortidsminneforeningen med som den største stavkirkeeieren. Pilotarbeidet vil omfatte FDV både på bygninger og gravplasser.

De viktigste oppgavene for pilotgruppen er å utarbeide maler og ressurser som kan gjenbrukes av andre kirkebyggforvaltere slik at det blir enklere å komme i gang. Det skal settes opp en mal for brannbok og eltilsynsbok. I tillegg skal gruppen arbeide med forslag til anleggsstruktur basert på norsk standard, med noen tilpasninger for spesielle anleggstyper som kun finnes på kirker og gravplasser. 

6.2.2024 Utrullingsplan

Alle kirkelige fellesråd vil i februar få tilsendt en spørreundersøkelse hvor vi kartlegger ønsker, behov og ressurser (tid/folk) lokalt, og på grunnlag av dette vil det utarbeides en utrullingsplan hvor fellesrådene kobles på i puljer. Alle vil få tilgang til å se sine egne data fra 1.6.2024, men for å komme i gang og bruke systemet er det nødvendig med opplæring av lokale administratorer. For å melde sin interesse kan man enten svare på undersøkelsen, eller sende epost direkte til ka@ka.no, merk emnefeltet "FDV eiendomssystem" slik at epostene blir rutet til prosjektteamet. 

5.2.2024 Tidsplan

Viktige datoer:

1.6.2024: lesetilgang til eiendomsforvalterne, utrulling og opplæring starter
31.12.2024: Kirkebyggdatabasen tas ned

1.1.2024 Ny eiendomsdatabase for kirkebygg og gravplasser

Vitec Plania skal levere både et nasjonalt eiendomssystem som vil inneholde Kirkebyggdatabasen og Gravplassdatabasen, og i tillegg ha FDV-funksjonalitet for alle lokale forvaltere av kirkebygg og gravplasser. Med FDV menes brannbok, eltilsyn, årshjul/periodiske oppgaver etc. I tillegg vil det bli funksjonalitet for inventarregistrering og redigering av forsikringsdata til KNIF trygghet forsikring.

Første prosjektfase med ovennevnte moduler starter i desember og skal leveres fra leverandør 1.5.2024. I denne fasen vil en gruppe forvaltere involveres som pilotgruppe, og det vil etableres et brukerforum. Prosjektteamet består av Martin Stærk og Kjersti Kambestad og prosjektkoordinator Elfrid Stabbelini.  

Kostnader

Modulene som leveres i etableringsprosjektet vil finansieres av KAs kirkebygg- og gravplassbevilgning over statsbudsjettet. Det som må finansieres lokalt er eventuelle integrasjoner mot økonomisystem eller arkivsystem, samt overføring av data dersom man vil gå over fra et annet FDV-system. 
 

Tilgang til dagens Kirkebyggdatabase

Dagens database vil modul for modul bli låst for redigering, men vil være åpen for rapportering av f.eks. inventarlister ut 2024. 

Alle relevante data fra Kirkebyggdatabasen vil overføres til nytt system, og eiendommer med kirkebygg og gravplasser, inventarlister, vedlikeholdslogger, vedlegg og foto vil bli tilgjengelig i ny struktur. 

Datoer for låsing av redigering i dagens Kirkebyggdatabase:
01.04.2024: eiendom, bygning, gravplass, vedlikeholdslogg, inventarmodul og alle vedlegg (uansett modul) settes i lesemodus
01.06.2024: registreringsmodulen for tilstandsanalyser og andre skjemaer  settes i lesemodus
01.10.2024: forsikring, publikumsinfo og resten av databasen settes i lesemodus.

Energimodulen vil ikke bli migrert over, men de som ønsker å hente ut historiske data som er registrert her, vil få bistand fra KA på dette.