Bokføringsregler - definisjoner og målsettinger

KAs spesialrådgiver i økonomi, Trygve Nedland, gjør her rede for bokføringsreglene med utgangspunkt i lov og forskrift, med konsekvensene for kirkelige organer.

Definisjoner og målsettinger

Bokføringsregler slik de fremkommer i bokføringsloven og bokføringsforskriften må ikke forveksles med regnskapsbestemmelser som finnes for ulike typer virksomhet. Det kan være nyttig å være oppmerksom på dette skille i begrep og benevnelser. Økonomiforskriften av 25. september 2003 som bygger på de kommunale regnskapsprinsipper, skal fortsatt være gjeldende for kirkelige fellesråd og menighetsråd. Endringene som er foreslått har derfor ingen betydning for de grunnleggende regnskapsprinsipper som gjelder.
Bokføringsreglene er regler som ivaretar grunnleggende forhold knyttet til registrering og oppbevaring av regnskapsopplysninger, og som gjelder på tvers av ulike regnskapsprinsipper for næringsvirksomhet og for offentlig virksomhet. I daglig tale er man ikke alltid så nøye med å skille begrepene bokføring og regnskapsføring, men det er likevel en viss forskjell.
Bokføring er definert som registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger, og danner grunnlaget for utarbeidelse av årsregnskap og ulike regnskapsrapporter, blant annet til Statistisk sentralbyå og Skatte- og avgiftsmyndigheter .

Bokføringsreglene som er gitt i lov om bokføring og forskrift om bokføring, har som hovedmålsetting å sikre tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger som grunnlag for å produsere årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, og dermed sikre ulike interessegrupper pålitelig informasjon som kan etterkontrolleres.
Bokføringsreglene stiller primært krav for å ivareta eksterne interessegrupper (revisor, skatte- og avgiftsmyndigheter, bobehandling, politietterforskning av økonomisk kriminalitet) og deres informasjonsbehov.

Intern økonomi- og ledelsesrapportering inngår ikke i lovens formål, men gode bokføringsrutiner vil samtidig også være et nødvendig grunnlag for god intern styring og kontroll.

I departementets høringsbrev av 18. januar 2012 er det redegjort om bakgrunnen for forslaget om endring i økonomiforskriften. Det fremgår av KA’s høringssvar til FAD at KA i det alt vesentlige støtter forslaget. KA’s holdning er at det er helt naturlig at kirkelige fellesråd må forholde seg til samme regler på dette området som næringsliv og offentlig virksomhet for øvrig. Det finnes med andre ord ingen fornuftig argumentasjon for at kirkelige fellesråd skulle være unntatt dette regelverk.

Lovens innhold

Bokføringspliktige

Bokføringsloven § 2 angir hvem som har bokføringsplikt etter loven.
Dette omfatter etter første ledd enhver som har regnskapsplikt etter regnskapsloven.
Etter andre ledd vil imidlertid også virksomheter som har plikt til å levere næringsoppgave eller omsetningsoppgave for merverdiavgift være bokføringspliktige ”for den virksomhet som drives”.
Etter bestemmelsen i andre ledd vil en rekke kirkelige fellesråd og noen menighetsråd være omfattet av bokføringslovens bestemmelser for den del av virksomheten som er avgiftspliktig, uavhengig av om departementet gjør endringer i økonomiforskriften. For denne del av virksomheten har ikke departementet myndighet til å gjøre unntaksbestemmelser.  For kirkelige fellesråd er imidlertid den avgiftspliktige del av virksomheten normalt svært begrenset. For den øvrige del av virksomheten vil bokføringsreglene bli gjort gjeldende med noen unntak. Disse unntak vil bli omtalt nærmere.  

Grunnleggende bokføringsprinsipper

Bokføringsloven § 4 omtaler 10 grunnleggende bokføringsprinsipper som skal ligge til grunn for bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger.
De grunnleggende bokføringsprinsipper som omtales er:

1. Regnskapssystem – Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering.
2. Fullstendighet – Alle transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner skal være fullstendig bokført i regnskapet.
3. Realitet – Bokførte transaksjoner skal være reelle og resultat av faktiske hendelser eller regnskapsmessige vurderinger, og skal vedrøre den bokføringspliktige virksomhet
4. Nøyaktighet – Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig.
5. Ajourhold – Krav til hyppighet og ajourhold for bokføringen. Dette innebærer at opplysningene skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier,
6. Dokumentasjon – Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.
7. Sporbarhet – Krav til toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og regnskapsrapportering (”audit trail”).
8. Oppbevaring – Krav til form og tidsangivelse for oppbevaring av dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Dokumentasjon, spesifikasjon og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering, og i en form som opprettholder muligheten til å lese materialet.
9. Sikring – Regnskapsopplysninger skal sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.
10. God bokføringsskikk – En rettslig standard som vil være et supplement til lovverket. Det er etablert eget bokføringsstandardstyre som gir uttalelser om god bokføringsskikk.

De grunnleggende prinsippene vil være retningsgivende når det oppstår situasjoner som ikke er direkte regulert i lovverket.

Pliktig regnskapsrapportering

I bokføringsloven § 3 og bokføringsforskriften § 2-1 er omtalt hva som er definert som pliktig regnskapsrapportering. Pliktig regnskapsrapportering tar utgangspunkt i virksomheter som er regnskapspliktig etter regnskapsloven. For å få en helhetlig omtale av begrepet pliktig regnskapsrapportering for kirkelig fellesråd og menighetsråd, må bokføringslov/forskrift suppleres med pliktig regnskapsrapportering etter økonomiforskriften for kirkelige fellesråd og menighetsråd, samt pliktig rapportering etter mva-kompensasjonsloven. I forslaget til forskriftsendring er det derfor tatt inn et ekstra punkt om dette. Det vises til departementets høringsbrev som omtaler dette nærmere.

Lovbestemte spesifikasjoner

Spesifikasjoner er en systematisk sammenstilling av bokførte opplysninger, og reglene om dette finnes i bokføringsloven § 5 og bokføringsforskriften § 3-1.

Bokføringsspesifikasjon (tidligere benevnt dagbok, bilagsjournal eller lignende)
Alle bokførte opplysninger pr. periode med bilagsdato, bilagsnummer, kontonummer og andre relevante tilordningskoder(for eksempel koder for mva og mva-kompensasjon)
Kontospesifikasjon (Tidligere benevnt hovedbok)
Alle kontoer pr. periode med kontonummer og kontonavn. Alle poster fordelt på konto i ordnet rekkefølge
Kunde- og leverandørspesifikasjon (Tidligere benevnt kunde- / leverandørreskontro)
Alle transaksjoner med hhv kunder og leverandører pr periode, med kunde-/leverandørnummer og navn.  Alle poster fordelt på respektive kunde og leverandør i ordnet rekkefølge
Merverdiavgiftsspesifikasjon
Det skal utarbeides egen spesifikasjon over utgående og inngående merverdiavgift, samt avgiftsgrunnlag pr konto for hver avgiftsperiode. Det skal skilles mellom de ulike merverdiavgiftssatser.
Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser
Alle lønnsoppgavepliktige ytelser skal være spesifisert pr konto for hver termin.

Regnskapssystem

Bokføringsloven § 6 inneholder bestemmelser om dokumentasjon av regnskapssystem. Dokumentasjon skal beskrive kontrollspor og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves. Formålet med dokumentasjon av regnskapssystem er å muliggjøre kontroll av bokførte opplysninger.

Bokføring og ajourhold

Reglene om bokføring og ajourhold finnes i bokføringsloven § 7 og bokføringsforskriften kapittel 4, og stiller krav om ajourhold innenfor tidsfrister for pliktig regnskapsrapportering.

Dokumentasjon av bokførte opplysninger

I tråd med de grunnleggende regnskapsprinsipper er det i bokføringsloven § 10 og bokføringsforskriften kapittel 5, gitt utfyllende bestemmelser om dokumentasjon av bokførte opplysninger. Forskriften stiller omfattende krav til salgsdokumentets form og innhold, herunder særskilte bestemmelser om kontantsalg. Tilsvarende er det spesifikke krav til dokumentasjon av kjøp, samt dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser.

Dokumentasjon av balansen

§ 11 har krav om at det ved utarbeidelse av årsregnskap skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter (med mindre de er ubetydelige). Forskriften kapittel 6 gir utfyllende opplysninger om kravet til dokumentasjon av balansen.

Oppbevaring av regnskapsmateriell
Bestemmelser om oppbevaring finnes i bokføringsloven § 13 og bokføringsforskriften kapittel 7. I loven defineres nærmere hva som regnes som oppbevaringspliktig regnskapsdokumentasjon. Det er bestemmelser om hvor lenge den respektive regnskapsdokumentasjon kreves oppbevart. Og videre er det angitt krav til oppbevaringsmedium og sikkerhet ved oppbevaring av regnskapsdokumentasjon.

Konsekvenser for kirkelige fellesråd og menighetsråd

Som nevnt vil foreslått forskriftsendring medføre endring for den del av kirkelig fellesråds virksomhet som ikke er avgiftspliktig. Den avgiftspliktige del av virksomheten er allerede omfattet av bokføringsreglene. På generelt grunnlag vil vi anta at merkantile rutiner og regnskapsførsel i kirkelige fellesråd allerede er innrettet i tråd med bokføringsreglene. Leverandører av regnskapssystemer, samt lønns- og fakturasystemer, har siden bokføringsloven kom i 2004, lagt disse bestemmelser til grunn ved utarbeidelse av sine respektive systemer. Videre er autoriserte regnskapskontorer forpliktet på etterlevelse av bokføringsreglene når de leverer regnskapstjenester. For de kirkelige fellesråd som får sine regnskaper ført av kommunen, er det verdt å være oppmerksom på at bokføringsreglene har vært gjeldende for kommuner på generelt grunnlag siden 01.01.2011, og det er grunn til å anta at reglene da også blir ivaretatt i tjenesteytingen som skjer med  fellesrådsregnskapene.

Regelverket er imidlertid relativt omfattende, og spesielt bokføringsforskriften har en rekke detaljbestemmelser. Det vil i starten derfor være behov for å sette seg inn i de aktuelle bestemmelser, og på områder hvor fellesrådet utfører regnskap, lønn og fakturering i egen regi, vil det utvilsomt være et behov for å forsikre seg om at man er i takt med regelverket. I noen grad vil vi også anta at det kan være behov for å gjøre tilpasninger for å komme på plass, men i utgangspunktet antas dette å være begrenset.

Unntakene som er foreslått for kirkelige fellesråd og menighetsråd

Departementet har i forslag til endring av § 5-3 i økonomiforskriften, foreslått at kirkelige fellesråd skal få unntak fra noen av bestemmelsene i bokføringslovens §§ 5 og 7. Dette gjelder bestemmelser i bokføringsloven som ville medført strengere krav til utarbeidelse av pliktig dokumentasjon og ajourhold enn det som dagens økonomiforskrift fastsetter.
Disse unntakene er nærmere kommentert i departementets høringsbrev
Departementets forslag innebærer også en betydelig begrensning formenighetsråd i flersognskommuner, da det kun er lovens § 4 Grunnleggende bokføringsprinsipper, som er foreslått at blir gjort gjeldende for disse.

Powered by Cornerstone