10/2018: Lønns- og personalstatistikk pr. 01.12.2018

• Telletidspunktet er 1. desember 2018.
• Resultatet av sentrale reguleringer i 2018 skal være med.
• Frist for registrering er 1. februar 2019.
• Nettportalen er åpen for registrering fra 13. desember 2018.
• Innloggingsveiledning for databasen, ligger som vedlegg til dette rundskrivet (vedlegg 1).
• Brukernavn og passord er tidligere sendt ut på e-post til daglig leder. Ta kontakt med Hilde Kristin Klungrehaug (hilde.klungrehaug@ka.no) dersom dere mangler dette (tlf. 938 94 185)
• Veiledning for utfylling av det enkelte felt ligger som vedlegg til dette rundskrivet (vedlegg 2).
• Veiledning for eksport-/importrutine ligger som vedlegg til dette rundskrivet (vedlegg 3).
• Det anbefales å benytte de vedlagte veiledningene under registrering av ansatte.
• Spørsmål som ikke er knyttet til passord, kan rettes til Knut Are Hole (knut.are.hole@ka.no / tlf. 906 77 379).

Lønns- og personalstatistikk

KA er avhengig av å ha korrekte opplysninger om stillinger og lønn for ansatte hos den enkelte arbeidsgiver som er medlem i KA. Særlig er det påkrevd med pålitelig lønnsstatistikk ved sentrale lønnsforhandlinger. KA samarbeider med KS når det gjelder bearbeiding av dataene og framstilling av statistiske tabeller. Opplysningene danner også grunnlaget for trekk til OU-styrets arbeid jf. rundskriv nr. 07/2018.

KA informerer samtidig om at det er mulig at en oversikt over arbeidstakerne som innrapporteres vil oversendes til Kirkerådet til bruk for å skille Dnk-medlemmer og ansatte ved kirkevalget høsten 2019. Dette gjelder ikke lønnsdata. Nærmere informasjon om dette blir gitt fra KA dersom det blir aktuelt.

Det vises til KAs personvernerklæring.

Medlemmer med arbeidsgiveransvar

I LPR skal det bare registreres ansatte som virksomheten har arbeidsgiveransvar for. Stillinger som likevel står i lønnssystemet på bakgrunn av for eksempel tjenesteytingsavtaler om lønnsrutiner, skal ikke tas med. Det er den virksomheten som er arbeidsgiver som skal rapportere, dersom virksomheten er medlem av KA. Alle medlemmer med arbeidsgiveransvar er forpliktet til å levere lønnstall.

Registrering i databasen

I vedlegg 1 til dette rundskrivet er det gitt en anvisning om hvordan man skal logge seg inn i KAs database for å registrere data pr. 01.12.2018. I databasen vil man også se dataene som ble sendt inn i fjor, til sammenlikning. Det er også mulig å se dataene helt tilbake til 2013. Dersom en ansatt har sluttet pr. 01.12.2018, må dette hakes av i en egen boks. Merk at det er mulig å registrere i felt 19 at en ansatt har permisjon uten lønn. Dersom det er ansatt nye pr. 01.12.2018, må dette registreres ved å velge knappen «Legg til ny ansatt». Dersom noen av KAs medlemmer ikke har hatt ansatte før, ta kontakt med KA for å bli registrert som virksomhet i databasen.

Hvem skal være med i registeret?

1. Telletidspunktet er 1. desember 2018. De som er ansatt og får lønn pr. denne datoen skal være med hvis de oppfyller kriteriene nedenfor.
2. Arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid pr. uke skal være med. Dette gjelder også lærlinger og unge arbeidstakere.
3. Dersom en arbeidstaker har flere stillinger som oppfyller disse betingelsene, skal alle stillingene tas med. Alle data skal oppgis med egen oppføring for hver stilling.
4. Deltidsansatte skal tas med uansett deltidsprosent. Timelønte skal tas med. (Se veiledningen for felt 19)
5. Sykemeldte som mottar lønn skal tas med som om de var i arbeid.
6. Midlertidig ansatte med unntak som nevnt i punkt 7.
7. Følgende stillinger skal ikke tas med:
   a) Ekstrahjelp og engasjementer under 6 mnd.
   b) Vikarer for arbeidstakere i faste stillinger, dersom arbeids-takeren som vikaren fungerer for, mottar lønn og blir innrapportert til LPR.
   c) Kommunale stillinger som gjør arbeid for menighetsrådet/ fellesrådet etter tjeneste-ytingsavtale.

Vedlegg til rundskrivet

1. Veiledning om innlogging

Innledningsveiledningen (vedlegg 1) forklarer hvordan du når nettportalen, hvordan du logger deg inn og navigerer i nettportalen.

2. Veiledning om utfylling

Som vedlegg til dette rundskrivet og i databasens nettportal hvor registreringen utføres, finnes det en lenke til veiledning om utfyllingen av det enkelte felt (vedlegg 2). Veiledningen har følgende deler:

• Del 1 Om utfylling av enkelte felt. Her er det beskrevet hvordan det enkelte felt skal fylles ut. Dette må leses nøye, slik at registreringene blir korrekt.
• Del 2 Stillingskoder. Her er alle de gyldige stillingskodene pr. 01.12.2018 listet opp, jf. også HTA kapittel 3, 4 og 5, og vedlegg 1 i HTA. I del 2 vil man også finne «stillingsdelkode» dvs. kode for å få ønsket rapporteringsbenevnelse.

3. Veiledning om eksport-/importrutine

Eksport-/importrutinen er en metode å registrere dataene som ikke involverer inntasting av ansattdata i portalen. Vedlegg 3 beskriver hvordan man laster ned Excelmalen, hvordan den fylles ut og hvordan den lastes opp.

Frist for innsending

Databasen vil være åpen for registrering i perioden fra 13. desember 2018 til 1. februar 2019. Logg inn her.