De tariffmessige reguleringene for kantorer og organister har hatt en særskilt historie som skiller seg fra øvrige kirkelige arbeidstakere. Fram til 1994 var det inngått tariffavtale som fastsatte sentralt normerte timetall for en del oppgaver, f.eks. gudstjenester og kirkelige handlinger, kor/konserter mv. Fra 1994-2001 inneholdt tariffavtalen fortsatt normering av tjenesteoppgaver, men på en annen måte: Arbeidstida var inndelt i tre med utøvende tid, egenøving og «øvrig tid». I 2001 avviklet partene sentrale reguleringer av timer for enkeltoppgaver i tariffavtalene. De gikk inn på en helt annen tenkning, med en normalisert situasjon hvor fastsetting av stillingsstørrelse og -innhold foregår lokalt uten sentrale føringer. I gjeldende bestemmelser er det kun ett forhold i faste stillinger som er særskilt for kirkemusikere: at 20 % av stillingen ikke skal bindes i arbeidsplanen. For øvrig gjelder det grunnleggende at arbeidstakeren står til arbeidsgivers disposisjon i den arbeidstiden som det er inngått avtale om.
På vanlig måte er det arbeidsavtalen som er det grunnleggende dokumentet i arbeidsforholdet. Minstekravene til hva som skal stå i arbeidsavtalen er regulert i arbeidsmiljøloven § 14-6. Når det gjelder arbeidssted, bør avtalen angi hva som er tjenestedistrikt, vanligvis hele fellesrådets område. Normalt vil det i tillegg være aktuelt å angi hva som er tjenestestedet/-stedene for tiden. Det kan være der arbeidstakeren normalt møter på arbeid, eller der arbeidstakeren tilbringer det meste av arbeidstiden.
I arbeidsavtalen er det normalt kun tatt inn at det er en organist‑/kantorstilling, og ingen detaljer om oppgavetyper og – fordeling mm. Dette er opplysninger som hører hjemme i en stillingsbeskrivelse. Mange stillingsbeskrivelser er helt generelle, og har tatt utgangspunkt i formuleringer i tidligere utgave av Tjenesteordning for kantorer, jf. utgitt hefte om dette fra KA. For å være et tjenlig styringsdokument, bør stillingsbeskrivelsen være tilstrekkelig presis på hvilke oppgaver som konkret ligger til stillingen, slik at det for både arbeidsgiver og arbeidstaker er mulig å følge opp graden av måloppnåelse i medarbeidersamtalen. KA har en artikkel om utforming av og systematikk i stillingsbeskrivelser her.
Når det skal fastsettes hvilke, og hvor mange oppgaver som kan legges i en stilling, og ev. hvordan man skal finne ut hvor stor stillingsressurs som er nødvendig, støter mange på utfordringer i den lokale dialogen.
Grunnleggende perspektiv på denne dialogen er at å være kantor/organist er et ordinært arbeidsforhold, hvor den ansatte må forholde seg til de rammene som er gitt i arbeidsavtalen. Når det ikke finnes noen sentrale føringer for tidsbruk, er det i bunnen den faktiske arbeidstiden som setter rammene. Problemet er likevel at det er store variasjoner i hva som reelt ligger av krav til arbeidsmengde av musikkfaglig og administrativ karakter. Dessuten har hver yrkesutøver til dels svært forskjellige kompetanse, ulike oppfatninger av hvilket faglig nivå som er nødvendig, og ulike ferdigheter og tempo i løsning av de enkelte arbeidsoppgavene.
Enhver utøver på et musikkinstrument eller korleder må ha tid til å forberede seg, finne stoff, og til å øve. Øving vil være nødvendig for å vedlikeholde kjent repertoar, og naturligvis øve inn nytt stoff. Behovet varierer, og evnen til å spille/dirigere direkte fra et noteblad uten å ha sett eller hørt musikkstykket før, er svært ulik fra utøver til utøver. De fleste vil likevel dra nytte av lang yrkeserfaring også på forberedelsestid. Det er også en normal forventning at en kirkemusiker kan improvisere, og ikke dermed måtte øve inn eksakt alt som skal spilles. Ferdigheten til direkte spill («prima vista») og improvisasjon må også holdes ved like ved øving.
De ulikhetene som gjør seg gjeldende mellom kirkemusikere vil man finne tilsvarende hos alle andre yrkesgruppe. En arbeidsgiver må altså tolerere at noen er «kjappe og effektive» og noen er «langsomme og omstendelige», og at dette kan få betydning for hvor mye den enkelte rekker innenfor samme mengde arbeidstid. Det er imidlertid grenser for hva en arbeidsgiver behøver å godta: En kirkemusiker med høye krav til seg selv kan komme til å kreve svært mange timer til øving før han/hun mener at resultatet er godt nok. I et arbeidsforhold, er det ikke slik at det er arbeidstakeren som ensidig bestemmer hvor mye av arbeidstiden som kan brukes til øving. Arbeidsgiver er i legitim posisjon til å si at «dette er den rammen du har til rådighet», og da må kirkemusikeren tilpasse både repertoar og arbeidsform etter dette. I avveiningen mellom mengde arbeidsoppgaver og tid til forberedelser må det også tas hensyn til faglig nivå.
De fleste musikkutøvere vil oppleve en utilfredshet ved ikke å vite at man er forberedt og behersker stoffet som skal framføres/ledes. En organist/kantor må derfor kunne velge «enklere løsninger» enn vanlig til visse anledninger, som krever mindre forberedelser uten å gå på bekostning av den grunnleggende kunstneriske identiteten. Samtidig bør det være rom for at det ved enkelte anledninger satses mer enn vanlig, med kunstneriske mål hvor det er noe å strekke seg etter.
Samtalen mellom kirkemusikeren og arbeidsgiver om faglig nivå på ulike tjenesteoppgaver kan være krevende. Arbeidsgivers representant(er) er i de fleste tilfeller uten musikkfaglig bakgrunn, og kan lett komme i skade for å bruke tilnærming og språk som for musikeren kan oppfattes som lite anerkjennende og uten forståelse for de arbeidsmessige utfordringene en kirkemusiker står overfor i sin arbeidshverdag. Arbeidsgivers representant kan ved samme anledning oppleve seg misforstått og mistrodd, og ikke respektert som leder. Summen av slike vanskeligheter kan være negativt for samtaleklimaet. Det er derfor viktig at begge parter er seg bevisst sine roller, og bidrar på hver sin måte til en konstruktiv dialog.
Tidligere var det vanlig å tenke svært fragmentarisk om en kirkemusikerstilling, og mange har laget omfattende regnestykker som summerer timer for enkelte arbeidsoppgaver ned til detaljer. Det er neppe en tjenlig metode, verken for arbeidsgiver og styring av personalressursene, eller for arbeidstakeren. Det bør være en målsetting at begge parter har en opplevelse av at kirkemusikeren er i et totalt arbeidsforhold, og ikke bare utfører en rekke av enkeltoppgaver. Ikke desto mindre kan det jevnlig være nødvendig å lage noen anslag på tidsbruken for å kontrollere om det er et rimelig omfang på oppgavene i stillingen.
Det er også utfordrende å standardisere arbeidstidsbehovet i kirkemusikerstillinger, fordi så mange elementer bestemmes av arbeidstakeren selv: lett eller vanskelig repertoar for eget spill eller for koret, «gjenbruk» av stoff, eller innøving av nytt, graden av improvisasjon, omfanget av framføringer for kor, eller instrumentalgrupper graden av egen arrangering, tilrettelegging, administrasjon og praktiske oppgaver som faller på kirkemusikeren.
Ut fra det som er sagt ovenfor om store variasjoner, vil det ikke være noen bestemt metode som er «riktig». Innenfor rammen av de bestemmelsene som regulerer arbeidsforholdet, må arbeidsgiver i dialog med arbeidstaker(ne) og deres tillitsvalgte finne den tilnærmingen som passer for det aktuelle stedet. KA minner om at kirkemusikerstillingene er «normalisert» mht arbeidsrettslige regler, og man bør da også tenke på noenlunde tilsvarende «normaliserte» måte også for fastsettelse av innholdet i en stillingsbeskrivelse.
Ut fra de erfaringene KA har gjort, vil vi peke på to måter å tenke på som kan vurderes.
I «store» trekk
I hel stilling står arbeidstakeren til arbeidsgivers disposisjon hele arbeidstida. Da forventes det at den kirkemusikalske aktiviteten er omfattende, og at det skapes mye som både ses og høres i menigheten(e). I en hel stilling bør det i tillegg til grunnoppgavene, tjeneste ved alle gudstjenester og kirkelige handlinger, også kunne pålegges å drive omfattende kor- og konsertvirksomhet, utstrakt samarbeid med andre musikere, og delta i utviklingen av menighetens liturgiske liv.
Tilsvarende vil det i en 60 % stilling normalt være plass til et kor av middels/høy standard i tillegg til de andre grunnoppgavene.
Dersom det ikke er kor eller andre selvstendige kirkemusikalske aktiviteter, vil vanligvis en 30-40 % stilling være tilstrekkelig til å favne gudstjenester søn- og helgedager, og i størrelsesorden én kirkelig handling pr uke.
Med utgangspunkt i en slik grovtegnet beskrivelse, må det fylles ut med andre oppgaver som normalt følger av stillingen, så langt tiden strekker til. Hvilke oppgaver dette skal være, framkommer normalt i løpende dialog mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, i samhandling med menighetsrådet, prestene og andre ansatte, på bakgrunn av de plandokumentene som menighetsråd/fellesråd har fastsatt.
Selv om det ikke lenger finnes sentralt fastsatte «normtall», er det naturligvis legitimt å gjøre overslag med timetall for hver hovedoppgave. I så fall anbefales å beregne på årsbasis, og ikke for hver uke.
Følgende tall kan være et utgangspunkt som nødvendig tid for hver oppgave:
Timetallene er tenkt å inkludere både den utøvende delen, og alle forberedelser/administrasjon som hører til (stabs- og samarbeidsmøter). Den ubundne delen av stillingen på 20 % inngår i den totale arbeidstiden, se nedenfor mer om dette.
Timetallet i eksemplene til «andre oppgaver» kan disponeres til faste oppgaver eller aktiviteter, og/eller til å være disponibel til påkomne oppgaver som f.eks. tre inn i andre kollegers fravær ved gudstjenester/kirkelige handlinger/andakter osv.
I Særavtale for kirkelige stillinger pkt 3.1 heter det:
Det legges til rette for at 20 % av arbeidstiden ikke bindes i arbeidsplanen, men disponeres av arbeidstakeren selv. Denne tiden utløser ikke godtgjøringer etter §§ 5 og 6 i HTA kapittel 1, men behandles for øvrig som ordinær arbeidstid.
Prinsippet med å avsette noe av arbeidstida til individuelle forberedelser ble innført første gang i 1994, og ble kalt «egenøving». Siden da er bestemmelsen endret, slik at i dagens tariffavtale er det kun avtalt at tiden er ubundet, partene har ikke regulert nærmere hva slags arbeidsoppgaver som kan/skal legges til denne delen. Ut fra kirkemusikerstillingens egenart, kan kirkemusikeren legge oppgaver her som ikke kan planlegges i god tid, og som kirkemusikeren selv bestemmer.
At tida er ubundet, har utelukkende med arbeidsplanlegging å gjøre, KA anbefaler arbeidsgivere å være mer opptatt av at stillingsbeskrivelsen er godt dimensjonert og at den oppfylles, enn hvordan kirkemusikeren disponerer den ubundne tida.
Betraktningene ovenfor baserer seg på at det er arbeidsgiver som prioriterer oppgaver og fastsetter arbeidsplan for kirkemusikere. Ikke desto mindre opplever mange kirkemusikere at de får «bestillinger» på sin arbeidskraft fra mange kanter: menighetsrådet, musikk- eller gudstjenesteutvalg, prester og andre kolleger, frivillige grupper (f.eks styrer i kor), begravelsesbyrå/pårørende osv. Denne utfordringen er det ikke et enkelt svar på: Både er alle disse gruppene relevante inn i det brede samarbeid om menighetslivet, samtidig som de ikke har myndighet til å instruere den enkelte kirkemusiker. Det er helt nødvendig å etablere gode dialoger, og utvise smidighet fra alle aktører mellom hensyn som kan være motstridende. En av nøklene til å lykkes er å legge arbeid i å utvikle en god kirkemusikalsk plan som revideres jevnlig, hvor det blir synlig for alle hvilke overordnede prioriteringer som er gjort.
De sentrale partene har fastsatt tariffbestemmelser for kirkemusikere som er normalisert i forhold til det som gjelder for andre arbeidstakere. Partene har også utarbeidet felles informasjon for at arbeidsgiver og arbeidstaker bedre kan kommunisere om f.eks. arbeidstid og arbeidsplanlegging.
Kirkemusikere skal sikres gode arbeidsforhold hvor det er rimelig tid til faglige forberedelser og fordypning for å kunne utføre arbeidet på en kvalitativ måte. Det er naturligvis det beste dersom arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om arbeidsmengden mv. i en stilling. Dersom enkelte kirkemusikalske aktiviteter bortfaller eller legges ned, må partene i felleskap se om det er mulig å finne andre oppgaver av tilsvarende omfang.
Arbeidsgiver har en rett og plikt som forvalter av offentlige midler til å se til at ressursene som er satt av til kirkemusikerstillinger gir tilstekkelig tilbake i form av utførte tjenester, aktiviteter og kulturell «produksjon». I siste instans er det arbeidsgiver som har styringsretten, og fastsetter hvilke oppgaver som skal ligge i stillingen, og hva slags overordnede prioriteringer som skal foretas etter at dette er drøftet med arbeidstakeren – i samsvar med gjeldende planer.