Excel-modell for støtte til avstemming av Kretsløp 1, 2 og 3 hos kirkelige fellesråd og sokn

Kirkelige fellesråd og sokn fører regnskapet etter kommunale regnskapsprinsipper, og med det følger også behovet for å kontrollere at regnskapet henger sammen. Avstemming av grunnleggende sammenhenger og kretsløp er en viktig del av dette arbeidet, og kan bidra til å avdekke feil, mangler eller ulogiske bevegelser i regnskapet.

For å gjøre denne prosessen enklere har vi utviklet en Excel-modell som gir støtte til avstemmingsarbeidet. Modellen er laget for fellesråd uten egne systemløsninger, og bygger på strukturen i årsregnskapet beskrevet i forskrift om økonomiforvaltning i sokn i Den norske kirke (økonomiforskriften) vedlegg 2A, 2B og 3.

Hva modellen gjør

Modellen har ett ark for å legge inn tall fra standard oppsett basert på økonomiforskriften:

• Driftsregnskapet, vedlegg 2A,
• Investeringsregnskapet, vedlegg 2B
• Balansen, vedlegg 3

i økonomiforskriften, der regnskapstall fra årsregnskapet legges inn. Øvrige ark beregner automatisk avvik og viser om de grunnleggende sammenhengene og kretsløpene stemmer. Avvik vises tydelig, og gir et godt utgangspunkt for videre korrigering av eventuelle differanser.

Hvorfor avstemme?

Avstemming handler om å kontrollere at regnskapet er logisk og konsistent. Om man finner differanse i ett av kretsløpene, kan dette tyde på feilføring eller manglende posteringer. Modellen hjelper med å identifisere slike avvik, og gir en strukturert måte å følge opp på.

Kretsløpene i modellen:

• Kretsløp 1 – Arbeidskapital: Kontrollerer at endringer i omløpsmidler og kortsiktig gjeld samsvarer med bevegelsene i drifts- og investeringsregnskapet.
• Kretsløp 2 – Fondsbevegelser: Kontrollerer at bruk og avsetning av fond i regnskapet stemmer med endringene i balansen.
• Kretsløp 3 – Kapitalkonto: Kontrollerer at endringer i anleggsmidler og langsiktig gjeld stemmer med bevegelsen på kapitalkontoen.

Slik bruker du modellen

Regnskapstall legges inn i ark Regnskapstall (inndata). Modellen beregner automatisk avvik og viser om sammenhengene stemmer. Avvikscellene gir tydelige signaler om hva som bør undersøkes nærmere. Det anbefales å bruke modellen som en del av årsoppgjøret, men den kan også brukes løpende gjennom året.

Oppfølging av avvik

Når modellen viser en differanse, bør man undersøke om det skyldes feilføring, manglende posteringer eller andre årsaker. Utelukkingsmetoden kan være nyttig, men husk at avviket i noen tilfeller kan ha oppstått i tidligere år.  Da kan det være hensiktsmessig å avstemme bakover i tid for å finne årsaken. Ved korrigeringer av feil som er fra tidligere år an det være nødvendig å korrigere dette i henhold til KRS 5 Endring av regnskapsprinsipper, estimater og korrigering av tidligere års feil. Her kan det være lurt å involvere din revisor før rettingen utføres.

Tips: Lagre en kopi av regnearket for hvert år. Dette sikrer også sporbarhet for ettertiden dersom man lurer på noe.

Oppsummering

Excel-modellen gir en enkel og effektiv måte å kontrollere regnskapet på. Den gir bedre oversikt, sparer tid og bidrar til trygghet i regnskapsarbeidet. Modellen er særlig nyttig for fellesråd som ikke har egne systemer for avstemming, og kan brukes både ved årsoppgjør og som en del av løpende kontroll.