Involvering av tillitsvalgte, verneombud og arbeidsmiljøutvalg ved gjenåpning

Gjenåpning basert på bransjestandarder

Etter nedstengingen i midten av mars, er samfunnet nå i gang med en gradvis og kontrollert gjenåpning. Dette gjelder også for Den norske kirke. Regjeringens nye smittevernregler, som trådte i kraft 7. mai, gjør det mulig å gjenoppta gudstjenester, kirkelige handlinger og øvrige aktiviteter.

For at gjenåpningen skal skje i tråd med de restriksjoner som fremdeles gjelder og innenfor de smittevernfaglige rådene som er gitt fra myndighetenes side, utvikles det bransjestandarder (smittevernveiledere) for virksomhet i Den norske kirke. Målet med bransjestandardene er å sikre at gjenåpningen skjer på en forsvarlig måte.

Til nå er bransjestandard for gjennomføring av gudstjenester og kirkelige handlinger og for kirkelig undervisning og annet barne- og ungdomsarbeid lansert. Flere bransjestandarder vil komme.

Utvikling av bransjestandarder for Den norske skjer i nært samarbeid mellom KA, Kirkerådet, Bispemøtet og Norges kirkevergelag. Fagforeningene har vært og blir fortløpende involvert.

Fellesrådet v/kirkevergen har som største arbeidsgiver lokalt ansvar for å samordne HMS-arbeidet og samarbeide med prestelinjen for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i de to arbeidsgiverlinjene i Den norske kirke, jf. arbeidsmiljøloven (aml.) § 2 -2. Her er det viktig at kirkeverge og prost har nær dialog og samhandler for å ivareta smittevernet for de ansatte.

Tillitsvalgte og verneombud viktige medspillere i gjenåpningen

Kirkelige organer med arbeidsgiveransvar er i henhold til Hovedavtalen (HA) i KA-området og arbeidsmiljøloven forpliktet til å ivareta de ansattes medbestemmelse og arbeidsmiljø. Det må vurderes i hvilken grad gjenåpningene og endringer i rammer og smitteverntiltak på ulike områder krever drøfting. Generelt vil involvering av tillitsvalgte og arbeidstakere, uavhengig av om saken formelt krever drøfting eller ikke, være positivt for eierskapsfølelse til tiltaket, motivasjon og trivsel i arbeidsmiljøet. Dette må selvsagt vurdere opp mot effektiv og forsvarlig drift.

I virksomheter hvor det er etablert tillitsvalgtordning ivaretar den enkelte tillitsvalgte vedkommende fagforenings medlemmer sine interesser, jf. HA § 7-2. Involvering av og drøfting med de tillitsvalgte om sentrale spørsmål som angår de ansattes arbeidsmiljø vil gi viktige bidrag i arbeidet med gjenåpningen.

Verneombudet er en annen viktig aktør i arbeidet med å sikre fullt forsvarlig arbeidsmiljø for de ansatte. Verneombudets rolle og oppgaver er lovregulert i arbeidsmiljøloven med forskrifter, og må gis en sentral rolle i arbeidet med å innføre nye rutiner for å ivareta smittevernet.

Nærmere om de tillitsvalgtes rolle

Arbeidstilsynet tydeliggjør at kartlegging og risikovurderinger i forbindelse med koronapandemien skal skje i samråd med de ansatte og deres tillitsvalgte. Tillitsvalgte har etter HA § 9-3 a rett og plikt til å drøfte spørsmål som gjelder arbeidsvilkår for de ansatte, herunder tiltak i forbindelse med koronapandemien. De tillitsvalgte må således også tas med på råd i forbindelse med gradvis gjenåpning av publikumsrettet virksomhet.

I tillegg til de helsefaglige sidene av smitteverntiltak og gjenåpning, er det mange som er usikre eller redde nå. Da er drøftingene med de tillitsvalgte og informasjon til de ansatte ekstra viktig for å kunne fange opp signaler og innspill, både formelle og uformelle. Det er viktig at arbeidsgiver, tillitsvalgte og arbeidstakerne for øvrig etablerer en felles forståelse om veien videre og at alle blir hørt så langt det er mulig og forsvarlig for driften.

Nærmere om verneombud

Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet, herunder at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet og helse ivaretas, jf. aml. § 6-2. Verneombudet har med det en meget viktig rolle under koronapandemien, og skal påse at sikkerhet og smittevernsforanstaltninger håndheves av ledelsen og av ansatte. Verneombudet har ikke selv ansvaret for sikkerhetstiltakene, men skal påse at de iverksettes og håndheves.

Hvis verneombudet avdekker risikoforhold i forbindelse med den gradvise gjenåpningen som arbeidsgiver ikke har kartlagt og iverksatt tiltak mot, skal verneombudet i første omgang varsle arbeidstakerne på stedet og gjøre arbeidsgiver oppmerksom på forholdet. Arbeidsgiver skal svare på verneombudets varsel snarest mulig. Hvis arbeidsgiver ikke svarer innen rimelig tid, skal verneombudet informere arbeidsmiljøutvalget eller Arbeidstilsynet.

Verneombudet har i ytterste konsekvens anledning til å kreve arbeidsstans til Arbeidstilsynet har vurdert tiltakene. Det er også derfor viktig at verneombudet blir tatt med på råd under planlegging av gradvis gjenåpning av publikumsrettet virksomhet.

Felles møter med tillitsvalgt og verneombud

Tillitsvalgte og verneombud har ulik plattform og forankring for sine roller, og vanligvis avholder arbeidsgiver adskilte møter med disse aktørene.

I anledning koronapandemien og gjenåpningen kan det imidlertid være hensiktsmessig at tillitsvalgte og verneombud inviteres til en felles prosess med felles møter, for å diskutere og drøfte saker som angår arbeidsmiljøet og herunder spørsmål og vurderinger som knytter seg til gjenåpningen. Denne måten å organisere involveringen av tillitsvalgte og verneombud på, kan i den krevende situasjonen vi befinner oss i, bidra til å sikre gode beslutningsgrunnlag for de smitteverntiltak og rutiner som besluttes innført i den enkelte virksomhet.

Arbeidsgiver må etter disse drøftingene legge frem en plan for gjenåpning som det i størst mulig grad er enighet om. Drøftingsprosessene med tillitsvalgte og verneombud må koordineres mellom kirkeverge og prost, og de endelige planene for gjenåpning i de to arbeidsgiverlinjene, som skal ivareta de ansattes arbeidsmiljø, må ses i sammenheng og være koordinerte.

Bevissthet på roller, mandat og hvem de enkelte aktører/parter representerer er en viktig forutsetning for at et slikt samarbeid skal fungere. Det bør være lav terskel for dialog og kontakt også etter gjenåpningen, slik at behov for justeringer og andre endringer blir fanget opp og håndtert fortløpende.

Arbeidsmiljøutvalg og arbeidsmiljøgruppe

Hos de virksomhetene hvor det er opprettet arbeidsmiljøutvalg (AMU), enten fordi det er flere enn 50 ansatte, eller i virksomheter med mellom 20 og 50 ansatte der en av partene har krevet AMU, så følger det av aml. § 7-2 at «Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd».

Der det ikke er krav om arbeidsmiljøutvalg, så følger det av HA § 11-2 at det kan opprettes en arbeidsmiljøgruppe, som har de samme oppgavene.

Hvor det er opprettet AMU eller arbeidsmiljøgruppe så må AMU/arbeidsmiljøgruppen få gi innspill til tiltak for gjenåpning av publikumsrettet virksomhet. Arbeidsmiljøutvalget eller en arbeidsmiljøgruppe, kan etter avtale erstatte tillitsvalgtes involvering og representasjon i spørsmålet.

Forholdet til taushetsplikten

Det er viktig at virksomheten er bevisst på taushetspliktsreglene. Etter forvaltningslovens § 13 har arbeidsgiver taushetsplikt om en arbeidstakers «personlige forhold». Også etter forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 3-17 har verneombud og AMU-medlemmer taushetsplikt. Risikovurderinger knyttet til om eksempelvis ansatte er i risikosonen på grunn av underliggende sykdom, er et eksempel på «personlige forhold» som skal ikke tas opp konkret i diskusjoner/drøftinger med tillitsvalgte/AMU/ verneombud.

Dette må håndteres mellom arbeidsgiver og den ansatte, eventuelt med bistand fra vedkommendes tillitsvalgte/verneombudet, dersom arbeidstaker selv ønsker det.

Oppsummering

Å få til gode prosesser lokalt, med bred involvering av relevante aktører, vil bidra til at gjenåpningen oppleves trygg, ikke bare for de ansatte, men også for publikum. Den pågående pandemien er krevende og uvant å håndtere, og respekt for hverandres roller samt god og åpen dialog vil kunne forbygge vanskelige situasjoner senere.

Arbeidstakernes rett til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø skal ikke vike. Samtidig må alle arbeidstakere være fleksible og lærevillige, klare for å gjøre oppgavene sine på en annen måte og ta ansvar der det er behov for det.