Forslag til regler om arbeidsgivers tilgang til ansattes e-post mv.

KA Kirkelig arbeidsgiver- og interesseorganisasjon viser til Fornyings- ogadministrasjonsdepartementets høringsbrev av 17. oktober 2006 med høringsfrist 17. januar 2007. Det vises videre til telefonsamtale med Aslaug Bendiksen den 17. januar hvor det ble gitt utsettelse av fristen til 24. januar 2007.

KA er en arbeidsgiver- og interesseorganisasjon for kirkelige organer, organisasjoner, institusjoner og stiftelser. Hovedmedlemsmassen er de kirkelige fellesrådene som er selvstendige virksomheter i hver enkelt kommune, jfr Kirkeloven §§ 12 til 14. Fellesrådene er arbeidsgivere for kirkelig betjening med unntak av prestene som i all hovedsak er statsansatte. KAs medlemsvirksomheter har 4100 årsverk fordelt på 6200 ansatte. I tillegg er det knyttet et stort antall frivillige som sammen med de ansatte utgjør det samlede tjenestetilbudet. Fellesrådene drives i hovedsak ved hjelp av offentlige midler og er underlagt offentligrettslige regler som offentlighetslov og forvaltingslov.

Generelt om forslaget til regler om arbeidsgivers adgang til ansattes e-post mv.
KA er positive til at man får mer presise og tilgjengelige regler om arbeidsgivers tilgang til arbeidstakeres e-post. Det er viktig med at reglene blir så enkle og lett tilgjengelige som mulig for alle parter. Dette er særlig viktig i og med at det legges opp til at reglene også skal kunne anvendes overfor frivillige.

Utgangspunkt for reguleringen
I forslaget tas det utgangspunkt at arbeidsgiver ikke skal ha rett til innsyn i den ansattes e-post – heller ikke den virksomhetsrelaterte e-posten. Videre er utgangspunktet at e-postkasser som det er knyttet et navn til skal være ”personlig”. KA er uenig i dette utgangspunkt og mener det gir feil signal til sett fra et styringsrettslig perspektiv. Det er utvilsomt at e-post knyttet til et arbeidsforhold er et arbeidsredskap som arbeidsgiver beslutter hvordan skal benyttes.

E-postkasser med arbeidstakers og virksomhetens navn kan ikke oppfattes å være private og til privat bruk men tvert i mot opprettet for å få utført arbeid på en moderne og rasjonell måte. De dokumenter og den kommunikasjon som utøves under arbeid må sees på som arbeidsgivers eiendom på samme måte som tradisjonelle brev. Det kan ikke være valg av forsendelsesform som skal styrearbeidsgivers tilgang til arbeidstakers produksjon. KA erkjenner imidlertid at det har utviklet seg en kultur for private telefonsamtaler og e-poster innen rimelighetens grenser. Det vil derfor være behov for å gjøre unntak for innsyn i e-post som klart fremstår som privat for å unngå at personvernet blir krenket jfr personopplysningsloven § 1.

KA mener på denne bakgrunn at utgangspunktet for regulering derfor må være alternativ 1 i høringsbrevet nemlig at arbeidsgiver har tilgang til ansattes e-post og at det gjøres unntak for e-post som må kunne karakteriseres som privat. KA viser også til at dette samsvarer med forslaget fra Arbeidslivslovsutvalget som gitt bred tilslutning både fra arbeidstaker- og arbeidsgiversiden i forbindelse med høringen til den nye arbeidsmiljøloven.

Plassering av reglene
KA synes det er greit at disse reglene nedfelles i personopplysningsloven med en henvisning til reglene fra arbeidsmiljøloven. KA mener det er viktig at reglene blir så klare, tilgjengelige og brukervennlig som mulig noe som tilsier at reglene fremgår direkte av personopplysningsloven og ikke i en forskrift. Argumentet om en lettere endringsprosess bør heller ivaretas ved at man tilstreber et godt arbeid ved innføring av reglene slik at det ikke oppstår et raskt behov for endring. Stadig endringer av regler et svært krevende å forholde seg til for små virksomheter og er svært uheldig for virksomheter som har et stort antatt frivillige som også er foreslått underlagt reglene.

Kommentarer til enkelte bestemmelser i forslaget

§ 9-1 Virkeområde
KA mener begrepet ”elektroniske utstyr” er for upresist og kan skape usikkerhet om virkeområdet. De etterfølgende bestemmelsene omhandler e-post, og det er innsyn i e-post det har vært offentlig debatt om behovet for å regulere. KA mener derfor at reglene i denne omgang bør begrenses til tilgang til e-post inntil begrepet presiseres og det kommer klart frem behovet for å innføre regler på andre områder.

Reglene er gitt anvendelse for frivillige og tillitsvalgte så langt de passer. KA avviser ikke behovet for å få klare regler for bruk av e-post knyttet til disse gruppene men mener både plasseringen (i forskrift til personopplysningsloven) og utformingen av reglene ikke legger opp til at reglene vil bli kjent og benyttet på den måten departementet forutsetter. Reglene synes å forutsette et arbeidsforhold både med hensyn til begrepsbruk og saksbehandlingsregler. Kort sagt mener KA det må utredes nærmere en annen språkdrakt og plassering dersom reglene skal gis et slik anvendelsesområde. Det er ikke realistisk å tenke seg at frivillige på gudstjenester og andre arrangementer skal kunne gjøre seg kjent med og etterleve disse reglene som foreslått. I tillegg bør det gjøres en grundig og annen vurdering i hvilket vern av ”privat” e-post en frivillig bør ha i forhold til den aktuelle virksomheten. Det er ikke gitt at hensynene til å ha så strenge regler som foreslått gjør seg gjeldende i forhold til frivillige og tillitsvalgte slik forslaget legger opp til.

§ 9-2 Definisjoner
Det vises til det som fremkommer under avsnittet ”Utgangspunktet for reguleringen”. Det blir etter KAs mening galt å definere en e-post adresse som privat med bakgrunn i at det er knyttet et navn til den. Ofte fremkommer også virksomhetens navn i adressen noe som gir den motsatte assosiasjon dvs. at den er knyttet til en virksomhet. En e-postkasse opprett i arbeidsgivers regi, med arbeidsgivers/virksomhetens navn kan ikke være et privat/personlig anliggende som krever beskyttelse i seg selv. I stedet for å definere på denne måten for å skape en grenseoppgang kan det heller settes skranker til rettmessigheten ved å åpne e-post som klart fremstår som privat.

§ 9-3 Hovedregel
Det vises til forrige avsnitt og det som fremkommer i avsnittet ”Utgangspunktet for reguleringen” hvor KA går inn for å snu prinsippet som departementet foreslår.

§ 9-4 Unntak ved den ansattes fravær
KA mener at forslaget er vanskelig å forstå, at det er for rigid og at det ikke i tilstrekkelig grad tar høyde for hvordan arbeidstakere og arbeidsgivere innretter seg og inngår avtaler ved ulike former for fravær. KA er også svært spørrende til merknaden om at arbeidstaker kan velge å gi en kollega anledning til å åpne e-postkassen. Det må klart være arbeidsgiver/ arbeidsgivers representant som må komme inn ved et slikt fravær. Noe annet kan nærmest gi inntrykk av at arbeidstakerne ved avtale skal kunne holde arbeidsgiver unna arbeidsredskapene og den plikt en offentlig virksomhet har til å behandle henvendelser fra forbindelser og publikum.

KAs medlemmer som offentlige virksomheter har spesiell plikt til å journalføre og arkivere dokumenter og innkomne henvendelser. I tillegg kommer plikten til å etterleve forvaltningslovens saksbehandlingsregler, overholdelse av frister mv, og offentlighetslovens krav knyttet til utlevering av dokumenter. Det at arbeidsgiver ikke automatisk får tilgang til e-postkasser ved fravær kan i praksis føre til at en offentlig virksomhet ikke får utført sine plikter etter andre regler på en fullgod måte. Som eksempel vises til at det ofte forekommer omfattende kommunikasjon på kort tid i forbindelse med en begravelse (jfr gravferdsloven § 12, 8-dagers reglen) mellom ansatte (organist, kirketjener og prest) og begravelsesbyrå og pårørende. Det ville være helt uakseptabelt om en melding i et slik tilfelle på grunn av tre dagers regelen i § 9-4 litra a, ikke kom frem til den kirkelige virksomheten i tide på grunn av sykdom hos en ansatt.

§ 9-6 Innsyn ved arbeidsforholdets opphør
KA mener at utgangspunktet må være det motsatte av det som er foreslått, nemlig at e-postkassen med innhold er arbeidsgivers eiendom, og at det ikke bør være noen regel som pålegger arbeidsgiver å avslutte og slette postkassen med mindre annet er avtalt eller fremkommer i instruks. Dette kan føre til at virksomheter som ikke er aktpågivende nok blir pliktige til å slette virksomhetsrelatert epost, herunder henvendelser fra publikum, informasjon til bruk i saksbehandling mv. Det vises til forrige avsnitt om det som er sagt om krav og plikter som følger av offentligrettslige regler. De ansatte bør ved opphør av arbeidsforholdet heller oppfordres til å slette privat e-post slik at arbeidsgiver uten videre kan legge til grunn at det gjenværende er virksomhetsrelatert og ikke er underlagt noen videre saksbehandlingsregler.

§ 9-7 Varsling
KA mener det er for omstendelig å kreve skriftlig varsel med de kravene til innhold som det legges opp til. Det må som hovedregel være tilstrekkelig med et muntlig varsel særlig når hensynet til raskt innsyn et begrunnet med driftsmessige hensyn.

§ 9-8 Instruks
Det er uklart hvem instruksen skal drøftes med, og det oppfordres til å benytte samme ordlyd som i arbeidsmiljøloven § 9-2 for å skape samsvar.

Vennlig hilsen
KA Kirkelig arbeidsgiver- og interesseorganisasjon

Frank Grimstad
Administrerende direktør