Arkivbegrensning
Fastsatt av Riksarkivaren 31.05.1999
INNLEDNING
Formål
Formålet med disse bestemmelsene er å begrense omfanget av proste- eller prestekontoret selv utgir eller som er helt nødvendige vedlegg til enkelte saker. Disse tas vare på i ett eksemplar.
Dersom ikke annet er bestemt, gjelder reglene for alt materiale etter 1950.
Avlevering til Arkivverket
Arkivmateriale som ifølge bestemmelsene skal bevares, avleveres til det statsarkiv proste- eller prestekontoret hører inn under.
Statsarkivene dekker følgende områder:
- Statsarkivet i Oslo - Østfold, Akershus, Oslo
- Statsarkivet i Hamar - Hedmark, Oppland
- Statsarkivet i Kongsberg - Buskerud, Vestfold, Telemark
- Statsarkivet i Kristiansand - Aust-Agder, Vest-Agder
- Statsarkivet i Stavanger - Rogaland
- Statsarkivet i Bergen - Hordaland, Sogn og Fjordane
- Statsarkivet i Trondheim - Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag, Nordland
- Statsarkivet i Tromsø - Troms, Finmark, Svalbard
Kirkebøker avleveres etter 80 år, andre bevaringsverdige arkivsaker normalt etter 25 år og først etter nærmere avtale med det aktuelle statsarkiv.
Aktuelle instrukser/ retningslinjer
- Lov 04.12.1992 nr. 126 om arkiv.
- Forskrift om offentlege arkiv, fastsatt ved kgl.res. 11.12.1998 med heimel i lov 04.12.1992 nr.126 om arkiv.
- Felles kassasjonsregler for statsforvaltningen, fastsatt av Riksarkivaren 18.10. 1988
- Regler for avlevering av arkivmateriale fra statsforvaltningen til Arkivverket (X-0130), fastsatt av Riksarkivaren i medhold av kgl.res.04.11.1961,pkt.V, og kgl.res.30.11.1984, pkt. 9.3
- Retningslinjer for innbinding av kopibøker og registre, fastsatt av Riksarkivaren 22.02.1996 Lov om personregistre 09.06.1978 med forskrifter
- Lov 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven)
- Rundskriv 07.12.1970 om forvaltningsloven, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Lov 19.06.1970 om offentlighet i forvaltningen (Offentlighetsloven)
- Rundskriv 07.12.1971 om offentlighet i forvaltningen, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Lov 29.05.1964 om personnavn
- Rundskriv 19.06.1967 om navnendringer, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 16.12. 1967 om endring i reglene om melding av fødsler, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 16.02.1970 om meldinger om adopsjon, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 31.08. 1970 om valg av fornavn og mellomnavn for barn, utstedt av Justisdepartementet
- Rundskriv 20.07.1978 om registrering av farskap, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 20.09. 1985 om lov 29.05.1964 om personnavn, utstedt av Justisdepartementet
- Lov 15.08. 1911 om konfirmantforberedelse og konfirmasjon
- Rundskriv 07.11. 1964 om registrering av innmeldte i kirken, utstedt av Kirke-og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 28.06.1966 om konfirmantforberedelse for elever i den 9-årige enhetsskole, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 09.07.1971 om endring i lov 15.08.1911 om konfirmantforberedelse og konfirmasjon, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 15.10. 1982 om offentliggjøring av konfirmantlister, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Lov 31.05.1918 om inngåelse og oppløsning av ekteskap (ekteskapsloven)
- Rundskriv 07.07.1961 om føring av vigselsprotokoll. Geistlige embetsattester, utstedt av Justisdepartementet
- Rundskriv 30.03.1965 om melding i ekteskapssaker, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 31.05. 1970 om ekteskapsloven 31.05.1918, utstedt av Justisdepartementet
- Forskrifter 08.03. 1965, revidert 30.05.1970, om melding i ekteskapssaker, utstedt av Justisdepartementet
- Rundskriv 30.01.1990 om prøving av ekteskapsvilkår, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Lov 03.08.1897 om kirker og kirkegårder
- Lov 03.05.1913 om likbrenning
- Brev 07.07.1966 til Oslo biskop om registrering av døde, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 10.12.1984 om nye blanketter for dødsmeldinger og dødsfallsprotokoller samt endring av forsendelsesrutiner ved dødsmeldinger, utstedt av Justisdepartementet
- Kgl. res.13.07.1877 om kirkebokføring
- Rundskriv 24.07.1877 om regler for kirkebokføring, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Kgl.res. 14.07.1916 om andre kirkebokførere
- Kgl. res. 28.04.1928 om kirkebokføringsdistrikter
- Kgl. res. 05.04. 1935 om at kapellan kan være kirkebokfører
- Rundskriv 07.02. 1940 om innføring i kirkebøker og fødselsregistre, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 25.06. 1953 om innsending av kirkebøker til statsarkivene, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 22.06.1957 om opplysninger om fødsler, dødsfall og vigsler m.v., utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 03.02.1959 om innsendelse av kirkebøker til statsarkivene og reparasjon av embetsprotokoller, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 25.10.1963 om retting i fødselsregistre og kirkebøker, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 24.09.1971 om opplysninger fra kirkebøkene, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 11.02. 1980 om føring av kirkebøker og fødselsregistre og utskriving av attester fra disse, utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 30.01.1990 om avlevering til statsarkivene , utstedt av Kirke- og undervisningsdepartementet
- Rundskriv 08.06.1998 om avlevering av fødselsprotokollar til statsarkiva, utstedt av Kirke, utdannings- og forskningsdepartementet
ARKIVBEGRENSNING
Innledning
Proste- og prestekontor bør legge meget stor vekt på arkivbegrensning for å hindre at arkivene svulmer opp. Med arkivbegrensning forstår vi at materiale som er uten verdi for senere saksbehandling ikke registreres eller arkivlegges. Arkivbegrensning er med andre ord å hindre at unødvendig stoff arkiveres. For at en vellykket arkivbegrensning skal kunne gjennomføres, forutsettes det til en hver tid meget gode rutiner: Dette også fordi en stor del av den post proste- og prestekontorene mottar, er arkivuverdig materiale som bare har kortvarig interesse.
Materiale som skal arkivbegrenses
Trykksaker, mangfoldiggjort materiale og blanketter
Unntatt herfra er publikasjoner og dokumenter som proste- eller prestekontoret selv utgir eller som er helt nødvendige vedlegg til enkelte saker. Disse tas vare på i ett eksemplar.
Rundskriv
Unntatt herfra er proste- eller prestekontorets egne rundskriv. Disse bevares i ett eksemplar sammen med nødvendige forarbeider. Unntatt er også rundskriv fra biskop, departement eller andre som er helt nødvendige vedlegg til en sak. Bortsett fra dette makuleres alle rundskriv når de ikke lenger har aktuell betydning.
Konsepter, kladdenotater, kopier, møteinnkallelser m.m.
Unntatt herfra er konsepter som er forsynt med notater og påtegninger som er nødvendige for sakens forståelse og sammenheng og kopier av utgående brev som legges i saksmappene eventuelt også settes i kopibok. Det samme gjelder kopier som er helt nødvendige vedlegg til en sak.
KASSASJON
Innledning
Kassasjon er å makulere eksisterende arkivlagt materiale etter gitte retningslinjer i Arkivloven med forskrifter og på grunnlag av regler godkjent av Riksarkivaren.
De generelle kassasjonsreglene finnes i
- Lov 04.12.1992 nr. 126 om arkiv, § 9, jf § 12
- Forskrift om offentlege arkiv fastsatt ved kgl. res. 11.12.1998, §§ 3-18,3-19, 3-20, 3-21
- Felles kassasjonsregler for statsforvaltningen, fastsatt av Riksarkivaren 18.10 1988 (gjelder saksarkiv ordnet og arkivlagt etter arkivnøkkel utformet på basis av Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen, fastsatt av Riksarkivaren 05.07.1988)
Nedennevnte spesielle kassasjonsregler for proste- og prestearkiv gjelder bortsett fra unntak nevnt nedenfor, bare arkivsaker produsert etter 1950. For eldre saker må det enkelte proste
Alle kassasjoner skal være gjennomført før avlevering til statsarkivet. Saker som faller utenfor nedennevnte regler, kan ikke kassereres uten samtykke fra Riksarkivaren.
Kassasjonsfrister
Alle saker som kan kasseres i følge kassasjonsreglene, oppbevares så lenge hensynet til saksbehandlingen og rettslige hensyn gjør det påkrevet. Om intet annet er nevnt nedenfor, kan sakene deretter kasseres. De fleste kassable saker er det således ikke nødvendig å oppbevare et visst antall år om de ikke lenger har interesse.
Spesielle bevaringspåbud
Visse typer materiale skal alltid bevares og ifølge avleveringsbestemmelsene avleveres til det aktuelle statsarkiv:
Prostens visitasprotokoller
Kallsbøker
Kirkebøker: Skal ifølge Kirke- og undervisningsdepartementets rundskriv 25.06.1953 og 03.02.1959 sendes til statsarkivene 80 år etter siste førsel
Klokkerbøker (kirkebokduplikater): Skal ifølge ovennevnte rundskriv sendes til statsarkivene umiddelbart etter siste innførsel.
Dagsregistre: Er ifølge kgl. res. 13.06.1877 seksjon K i kirkeboka, men er ofte skilt ut som egen protokoll. Fra O 1.01.1984 ble dagsregistrene omlagt fra å være registre over prestens gjøremål til å være registre over gudstjenester med mer i kirkekapeller og lokaler innviet til kirkelig bruk.
Også disse registrene skal bevares.
Kommunikantprotokoller
Fødselsregistre: Prestenes funksjon som fødselsregisterførere ble 01.01.1983 overført til folkeregistrene. Ifølge Kirke-, utdannings og forskningsdepartementets rundskriv 08.06.1998 skal alle fødselsarkivene avleveres til statsarkivene.
Protokoller for prøving av ekteskapsvilkår: Ifølge Justisdepartementets forskrift 08.03.1965 om mekling i ekteskapssaker, pkt.6 skal godkjent meklingsmann føre protokoll over innkomne begjæringer om mekling, jf Lov 31.05.1918 om inngåelse og oppløsning av ekteskap. Ifølge Kirke- ogundervisningsdepartementets 30.05.1965 hadde Justisdepartementet intet å bemerke til at også dagsregistrene ble nyttet til slik protokollasjon.
Kopibøker: Skal være innbundet i samsvar med Riksarkivarens retningslinjer før avlevering til statsarkivene
Brevjournaler Skal være innbundet i samsvar med Riksarkivarens retningslinjer før avlevering til statsarkivene
Korrespondanse: Gjelder ikke materiale som kommer inn under reglene om arkivbegrensning eller saker som skal kasseres (se nedenfor). Særlig viktig er det å bevare presedenssaker, det vil si saker som er regeldannende for behandling av tilsvarende saker.
Søkerlister og innstillinger: Gjelder utvidede søkerlister over søkere til ledige stillinger ved proste- eller prestekontoret og eventuelle innstillinger i saken. Har kontoret ikke utvidede søkerlister, må navnefortegnelser over søkerne bevares dersom slike finnes.
Personalmapper
Saker som kasseres:
Sjelesorg: Gjelder enkeltsaker vedrørende sjelesorg. Etter Riksarkivarens bestemmelse skal slike saker yngre enn 1900 kasseres
Ekteskapsmeklinger: Gjelder innkomne begjæringer om mekling og annet grunnlagsmateriale yngre enn 1900 for protokollasjon i protokollene for prøving av ekteskapsvilkår (eller eventuelt i dagsregistrene). Alt kasseres så snart meklingen er fullført unntatt gjenparter av meklingserklæringer som bevares i 2 år.
Meldinger om fødsel: Kasseres etter registrering av dåp i kirkebok
Meldinger om dåp: Kasseres etter at dåp er registrert i kirkeboka (og eventuelt etter at navn er meldt til folkeregistret fordi foreldrene selv ikke har meldt dette)
Meldinger til annen menighet om dåp: Kasseres etter registrering av dåpen i kirkebøkene til henholdvis menigheten der dåpen ble utført og menigheten som mottok meldingen
Meldinger om adopsjon: Kasseres omgående eller så snart som mulig etter eventuell registrering i kirkeboka
Meldinger om farskap: Kasseres omgående eller så snart som mulig etter eventuell registrering i kirkeboka
Konfirmantinnskrivinger: Kasseres etter registrering i kirkeboka
Konfirmantkladder: Kasseres etter registrering i kirkeboka
Konfirmantkort: Kasseres etter registrering i kirkeboka
Brudefolks egenerklæringer: Kasseres etter 5 år, jf Kirke-, og undervisningsdepartementets rundskriv 30.01.1990
Forlovererklæringer: Kasseres etter 1 år, jf Kirke- og undervisningsdepartementets rundskriv 30.01.1990
Meldinger til annen menighet om vielse: Kasseres etter registrering i kirkebøkene til henholdsvis menigheten der vielsen ble utført og menigheten som mottok meldingen.
Meldinger om dødsfall: Kasseres etter melding til kirkeverge/kirkesjef/etat og' registrering i kirkeboka
Saker vedrørende drift og vedlikehold av eiendommer: Kasseres når de ikke lenger er aktuelle
Innkjøp av utstyr og inventar: Kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle, eventuelt når garantitiden utløper
Disponering av lokaler, romfordeling: Kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle
Vedlikehold, reparasjoner, ettersyn, lekkasjer: Kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle
Lys varme, ventilasjon: Kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle
Brannvern, brannøvelser mm: Kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle
Renhold, snømåking mm: Kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle
Post- og budtjenester, teletjenester: Kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle
Regnskapsbilag: Kasseres etter 10 år
Makulering
All kassasjon av materiale som hører inn under reglene om Saker som skal kasseres (se ovenfor), skal skje ved bruk av makuleringsmaskin eller i forbrenningsovn.
