Rekruttering/ansettelse – utprøving av ferdigheter – praktisk prøve

Denne artikkelen erstatter rundskriv 06/2017: Rekruttering av medarbeidere – utprøving av ferdigheter 

Arbeidet som gjøres for å tiltrekke seg kompetente medarbeidere til virksomheten er en av de viktigste oppgavene en leder har. En grundig og vel gjennomtenkt rekrutteringspolitikk kan bidra til å skape gode arbeidsplasser, der kompetanse synliggjøres og yrkesstolthet styrkes. Men også valg av metodikk er vesentlig i en rekrutteringsprosess.

I rekrutteringsprosesser er det vanlig at arbeidsgiver innkaller et utvalg av søkere til intervju, for på den måten å bli kjent med søkerne. Det foreligger som regel en søknad og CV med dokumenterte opplysninger både om utdanning og praksis. Det er også vanlig at arbeidsgiver ber om referanser, som kontaktes i den utstrekning det er nødvendig for arbeidsgiver å få bekreftet det inntrykket som gis. Arbeidsgiver kan evt. utfordre referansepersoner på forhold som ikke er tilstrekkelig opplyst i intervju og søknad.

Kvalifikasjonsprinsippet

Ved ansettelser i organ som er bundet av hovedtariffavtalen for Den norske kirke eller hovedtariffavtalen for organisasjonsmedlemmer kap. 1 § 2 pkt. 2.2 er det den best kvalifiserte søkeren som skal tilbys stillingen. Kvalifikasjonsvurderingen kan deles inn i tre elementer: Utdanning/formell kompetanse, praksis/yrkeserfaring og personlig egnethet/skikkethet.

En betydelig del av de økonomiske ressurser kirkelige virksomheter rår over, blir brukt til å ansette medarbeidere. Det er derfor viktig at beslutningen om hvem som vurderes som best kvalifisert til en ledig stilling, har et godt grunnlag. Mange arbeidsgivere ønsker derfor å utvide grunnlaget for vurdering av søkeres kompetanse, ved å prøve ut både faglige og relasjonelle ferdigheter hos aktuelle søkere.

I gjeldende regelverk er det ingen konkrete grenser for hva arbeidsgiver kan invitere til av prøver mv., for å sammenlikne søkere. Rammen for slike tiltak vil likevel uansett være viktige grunnleggende prinsipper og forutsetninger om saklighet, forutsigbarhet og likebehandling. Ut over dette er det arbeidsgiver som vurderer hvilke ressurser de ønsker å sette inn for å gjennomføre uttesting av søkere.

Hvilke stillingstyper er aktuelle for ferdighetstest?

Generelt vil vi råde arbeidsgiver til å rigge slike eventuelle prøver på en måte som står i rimelig forhold til hvilken type stilling man skal rekruttere til. Momenter i vurderingen kan være faglig selvstendighet og utlysningstekstens krav til kompetanse, slik at ikke noen unødig «skremmes» ut av søkerlista. Målet med prøvingen vil være å få hjelp til å vurdere om søkerens prestasjoner svarer til det som kan forventes utfra formelle kvalifikasjoner og inntrykk fra søknad/intervju.

Prøven er altså et supplement i det skjønnet som skal utøves, normalt i tillegg til, ikke til erstatning for utdanning som er krevd. Hensikten med prøven er å bidra til å få avklart hvem av søkerne som samlet sett er den best kvalifiserte.

En utprøving av en søkers ferdigheter i rekrutteringsprosessen vil alltid representere et stressmoment for den som deltar. Evne til å håndtere prestasjoner i pressede situasjoner, inngår samtidig i mange tilfeller blant de egenskaper arbeidsgiver ønsker å avdekke blant aktuelle søkere. Prøvesituasjonen bør derfor være mest mulig realistisk, men søker må også blir informert på forhånd om hvordan testen er tenkt gjennomført.

Arbeidsgiver må selv velge når det kan være aktuelt med en slik prøve. Vi tenker i denne sammenheng ikke på spissede personlighetstester, men prøver for å se/høre søkere i aksjon med den type arbeidsoppgaver de normalt vil få i stillingen.

KA antar at det er mest aktuelt for kateketer/menighetspedagoger, prester, diakoner, kirkemusikere og eventuelle saksbehandlere. Det kan også være aktuelt for andre, f.eks. barne- og ungdomsarbeidere og kirketjenere, men det vil være avhengig av stillingsstørrelse og graden av spesifikke faglige krav knyttet til utførelse av arbeidsoppgavene.

Generelle forutsetninger – hva bør man tenke på ved en slik test?

Arbeidsgiver må opplyse søkerne om at det planlegges en prøve i forbindelse med intervjuet. Det vil gjøre søkerne mer forberedt på hva de går til.

Arbeidsgiver må også ha gjennomtenkt hvordan resultatet av prøven skal brukes: Er dette ment å være et uforpliktende supplement til annen informasjon som innhentes om søkeren, eller vil det være avgjørende for vurderingen av om vedkommende er kvalifisert.

Hvem vurderer resultatene av testen?

Når det rigges til for en test av ferdigheter, må arbeidsgiver innenfor de rammer et ansettelses-/personalreglement setter, gjennomtenke og planlegge hvem som skal være med å bedømme det som vises fram.

I mange tilfeller vil det være naturlig at det kun er intervjuutvalget/daglig leder som foretar vurderingene.

Der det skal ansettes personer med spesifikke krav til utdanning/kompetanse som går ut over det intervjuutvalget selv innehar, vil det være naturlig/nødvendig å supplere de tilstedeværende med en eller flere fagpersoner som kan vurdere de fremviste ferdigheter på faglig grunnlag. Hvem som bør være slike fagpersoner, er opp til arbeidsgiver å vurdere. Ansatte i tilsvarende stillinger i omliggende fellesråd/bispedømmeråd eller lærere/veiledere på utdanningsinstitusjoner kan være aktuelle. Det kan også være personer «helt utenfra» som arbeidsgiver/intervjuutvalget kjenner og har tillit til.

Representanter for aktuell yrkesgruppe eller tillitsvalgte i aktuell arbeidstakerorganisasjon kan gi gode innspill både til rammer og gjennomføring, og kan ha forslag til aktuelle fagpersoner som kan tiltre intervjuutvalget for å bedømme prestasjonene.

Referat

Vurderingen/skjønnet arbeidsgiver skal foreta må utøves på en saklig måte. Den informasjonen som vektlegges, og måten den er kommet til arbeidsgiver på, skal kunne dokumenteres. Det bør derfor lages referater om hva slags prøving av ferdigheter som har vært benyttet i den konkrete rekrutteringssituasjon, og hvordan de ulike søkernes ferdigheter er blitt vurdert.

Hvordan skal prøven innrettes?

Hvordan selve prøven konkret settes opp, er avhengig av stilling/kompetansekrav. Nedenfor  er eksempler/ideer på prøver/utfordringer som kan være aktuelle. Disse må tilpasses og utvikles til den konkrete stillingen:

Eksempler/ideer

Kateket/menighetspedagog

• Holde en komprimert konfirmanttime (10 min) om oppgitt tema fra bibel/undervisning.
• Holde en fem minutters presentasjon for en tenkt gruppe lærere om hvordan kirkebyggene i kommunen kan inngå i skolens undervisningstilbud.
• Holde en andakt for en ungdomsgruppe (Ten Sin, ungdomsledere e.l.)
• Legge frem et forslag til hvordan barn kan inkluderes i en gudstjeneste.
• Legge frem forslag til gjennomføring av babysang.

Menighetsprest/ungdomsprest

• Holde en minipreken (6-8 min) over oppgitt prekentekst for en nærmere angitt målgruppe.
• Lage en liturgisk avslutning/gudstjeneste til bruk på en kveldssamling på en konfirmantleir.
• Lage en skisse for hvordan du vil organisere arbeidet med å igangsette en fast månedlig ungdomsgudstjeneste/Ung messe.
• Holde en komprimert konfirmanttime (10 min) om oppgitt tema fra bibel/undervisning.

Diakon

• Holde en appell som skal mobilisere frivillige til å delta i et diakonalt tiltak (fritt valgt).
• Skrive et avisinnlegg/eller et sosialt medium som begrunner hvorfor kommunen bør bevilge penger til kirkens ungdomsarbeid.
• Presentere en problemstilling som er aktuell satsning i menigheten/lokalsamfunnet: Hvordan gå frem for å utarbeide og etablere et diakonalt opplegg?
• Menigheten ønsker å fokusere mer på utenforskap blant ungdommer/unge voksne i lokalsamfunnet. Hvordan går du frem?
• Utarbeide et helhetlig opplegg for ivaretakelse av frivillige i menigheten.
• Utarbeid opplegg for en frivillighetsfest i menigheten, med en kort appell og takk.

Kirkemusiker

• Prøvespill som har elementer på både orgel og piano, og som inneholder f.eks. et fritt valgt musikkstykke fra klassisk repertoar, deler av en gudstjeneste med liturgi/salmer, akkompagnement av rytmisk salme med besifringsspill, framføre et typisk musikkstykke til begravelse eller vielse, fritt valgt postludium knyttet til en bestemt kirkeårstid/ helligdag.
• Prøvedirigering av et kor, med innstudering av nytt stoff som koret har noe kjennskap til fra før.

Saksbehandler/sekretær

• Arranger en gruppediskusjon om et fritt valgt emne og be vedkommende skrive referat.
• Lage en saksutredning (1 side) som begrunner hvorfor fellesrådet bør bevilge midler til nytt lydanlegg i kirken.
• Praktisk kunnskapsprøve knyttet til offentlighet/taushetsplikt for konkrete opplysninger som passerer menighetskontoret, f.eks. avkryssing ja/nei på en liste.

Anbefalinger

Sentralt regelverk gir ikke nærmere anvisning om innhold, antall og struktur på intervjuer ved rekruttering. KA vil anbefale at prøving av ferdigheter har sin normale plass i forbindelse med 2. gangs intervju. Da vil det også bli enkelt å sikre rimelig forberedelsestid for søkerne. Reiseavstander og kostnader kan imidlertid noen ganger gjøre det lite hensiktsmessig å innkalle til intervju to ganger. Hvis prøve under første gangs intervju bør oppgaven gis i rimelig tid før intervjuet. Det bør også legges inn tid samme dag for f.eks. kirkemusikere til å bli kjent med instrumenter og andre lokale forhold.

KA vil understreke viktigheten av å holde fast på de overordnede hensynene ved ansettelsen, herunder kvalifikasjonsprinsippet og gjennomtenke grundig på forhånd hvordan prestasjonene ved en slik prøve vil bli tillagt vekt, og kan bli dokumentert.

Hovedlinjene for etablering av ferdighetsprøve for søkere bør inngå i, eller være et vedlegg til virksomhetens ansettelsesreglement.