KA har valgt Vitec Plania som leverandør av ny eiendomsdatabase

Daglig leder Ingvar Espeland i Vitec Plania og adm. direktør Marit Halvorsen Hougsnæs i KA signerte kontrakten 7. desember.Foto: KA

– Det er godt endelig å kunne sette sluttstrek for anskaffelsesprosessen og gå i gang med utviklingen av ny eiendomsdatabase. Dette har vi ventet på lenge, sier direktør for kirkebygg og eiendomsforvaltning i Hovedorganisasjonen KA, Randi Moskvil Letmolie.

Onsdag inngikk KA kontrakt med det Stavanger-baserte selskapet Vitec Plania om utviklingen av en ny eiendomsdatabase. Databasen skal erstatte den eksisterende Kirkebyggdatabasen, som de siste årene også har omfattet gravplasser.

– Dette er en milepæl for oss i KA, men også kirkebyggeierne vil få nye muligheter som en følge av denne anskaffelsen, understreker Letmolie.

Flere behov inn i løsningen

Arbeidet med å anskaffe en ny database til erstatning for den eksisterende Kirkebyggdatabasen har pågått i flere år, og prosjektet har både vokst og fått nye nyanser underveis.

– Nå skal vi sammen med Vitec Plania bygge den nye eiendomsdatabasen som vil gi oss nye verktøy og mer tilgjengelighet til dataene enn vi har hatt. Dette gleder vi oss til.

Behovet for et bedre verktøy for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) ble tatt inn tidlig i prosessen. Utredningen om et statlig bevaringsprogram for kirkebygg pekte også på dette behovet. Det var likevel svært viktig å finne en leverandør som både kan dekke de sentrale behovene og lokalt behov for et godt daglig verktøy.

Spørsmål og svar om ny eiendomsdatabase

Hva vil databasen tilby?

Vi har kjøpt en grunnpakke med grunnleggende FDV-moduler. Her kan nevnes:

• Eiendomsstruktur
• Anlegg
• Brannbok
• Eltilsyn
• Risikovurdering
• Årshjul
• Inventar
• Arbeidsflyt (oppgaver, arbeidsordrer)
• App for sending og utkvittering av oppgaver

Hva må jeg som kirkeeier gjøre nå?

Vi anbefaler at du i løpet av noen måneder sjekker at dine opplysninger, inkludert kontaktinformasjon, er riktig i nåværende Kirkebyggdatabase. Du som kirkeeier eier dine lokale data, og slik vil det være også i den nye løsningen.

I løpet av våren vil du få beskjed om at den gamle databasen vil låse dataene dine og at det som ligger der i dag blir lagt over i ny database. Deretter vil du få tilgang i den nye. Da er det lurt om du også sjekker om alt er kommet riktig over. Denne prosessen vil vi ta stegvis, og informasjon vil komme. Så sjekk gjerne allerede nå at riktig kontaktinformasjon er registert på deg/dere i Kirkebyggdatabasen.

Hva vil det koste?

For kirke- og gravplassforvaltere som velger å ta i bruk kun Grunnpakka, vil dette ikke koste noe i drift. Det kan påløpe noen kostnader ved eventuell import av data dersom dere allerede har et annet FDV-system og ved behov for utvidet support. Ut over det skal tilgangen og bruken av FDV-verktøyet gjennom databasen være gratis.

Blir alle «ekstratjenestene» tilgjengelige fra start?

Gjennom vinteren vil vi i KA mest sannsynlig begynne å jobbe med innholdet i brannboka og modulen for el-tilsyn først. Når disse er klare, vil de gjøres tilgjengelig for noen fellesråd for testing. Når de er utprøvd og meldt klare, vil de bli tilgjengelig for kirkeeierne i databasen. Slik vil vi jobbe ut modul for modul.

Noen moduler er opsjoner som kirkeeier kan kjøpe direkte av leverandøren, disse  kan kobles på når leverandøren åpner for det.

Hvordan følger jeg med?

Innføringen av FDV-verktøyet i databasen er en prosess. Det vil derfor ta noe tid før alt er klart. Vi vil informere om framdriften i Medlemsinfo. Vi vil også opprette en informasjonskanal der alle kan følge med i «byggeprosjektet». Fra høsten 2024 og utover i 2025 har vi satt av ressurser og vil vi tilby både digital og fysisk opplæring i samarbeid med leverandøren.

Må vi ta i bruk FDV-verktøyet?

Dette er et tilbud, ikke pålegg. Dersom dere allerede har et system som dere er fornøyde med, trenger dere ikke bytte. Dersom dere ikke har et slikt verktøy i dag, anbefaler vi sterkt å sette av tid og ressurser til å innføre det. Systemet vil gi dere orden og oversikt og på sikt kanskje også være tidsbesparende.

Hva betyr dette for andre brukere?

Databasen vil også få brukerflater som gir oversikt over kirkebyggene og gravplassene for andre brukere, som Barne- og Familiedpartementet, biskop, Kirkerådet, Riksantikvaren, Regional gravplassmyndighet hos Statsforvalteren i Vestfold og Telemark og flere. For disse vil systemet være tilpasset og se annerledes ut enn det vil gjøre for de lokale forvalterne. Utvalgte data vil være på et annet detaljert nivå enn driftsnivået. Her skilles det mellom forvalters FDV-behov med egne eide data og eksterne brukeres behov i de oppgavene som ligger til dem.