Årsoppgjør for fellesråd og menighetsråd – årsregnskap og årsberetning
KA har den siste tiden fått spørsmål om noen tema, som er gjengangere hos flere fellesråd og menighetsråd. Vi vil her komme med noen innspill og synspunkter på mulige måter å finne gode løsninger på de spørsmål som er meldt inn.
- Årsavslutningsposteringer i økonomiforskriften § 17. Nye «strykningsregler»
- Rådets behandling av årsregnskap og årsberetning – revisors rolle
- Nye bestemmelser i økonomiforskriften § 12, nr 4 – Redegjørelse om tilstand mht likestilling og diskrimineringslovgivningen.
Årsavslutningsposteringer i økonomiforskriften § 17. Nye «strykningsregler»
Mange menighetsråd har etablert praksis hvor ulike undergrupper i menighetsrådet har fått delegert adgang til å avsette mindreforbruk til disposisjonsfond for bruk senere år, og tilsvarende adgang til å bruke av fondet ved merforbruk. De ulike undergrupper har gjennom en slik delegasjon en stor grad av selvstendig styring og forvaltning av midler også ut over det enkelte budsjettår, ved at undergruppen har fått delegert myndighet til å avsette midler til bruk senere år og tilsvarende bruke av tidligere avsatte midler. Vi har erfart at nye «strykningsbestemmelser» i økonomiforskriften § 17 kan medføre at slike transaksjoner ved årsavslutningen ikke kan gjennomføres, selv om forutsetningene isolert sett for den enkelte undergruppe skulle tilsi at avdelingen kunne få avsatt sitt mindreforbruk til eget fond.
Problemstillingen er her at regnskapsbestemmelsene i forskriften gjelder for menighetsrådet samlet, når rådets regnskap skal avlegges, og det er i prinsippet kun ett disposisjonsfond, som menighetsrådet på overordnet nivå «eier» selv om dette fondet i regnskapet er splittet opp på flere underkonti.
Det er viktig å vær oppmerksom på at regnskapsmessige transaksjoner i en årsavslutning ikke medfører at midler blir tapt for den enkelte undergruppe i et menighetsråd. Menighetsrådet har den overordnede styring og kan fordele disponering av fondsmidler til de ulike undergrupper. Selv om en undergruppe i et menighetsråd i en årsavslutning ikke får overført et mindreforbruk på grunn av strykningsregler, så kan menighetsrådet i påfølgende år korrigere dette for å oppfylle intensjonene som fremgår av økonomireglement, forutsatt at menighetsrådet samlet har positivt disposisjonsfond.
En praktisk måte å gjennomføre en årsavslutning på for et menighetsråd med flere «selvstendige» undergrupper, kan være å avvente til påfølgende regnskapsår med fordelingen av mer-/mindreforbruk på de ulike undergrupper. Ved årsavslutningen regnskapsføres da mer- eller mindreforbruket samlet for rådet, og man unngår å bli rammet av strykningsreglene på den enkelte undergruppe. Fordelingen av mer- eller mindreforbruk på de enkelte avdelinger gjennomføres regnskapsmessig per 1. januar i det året regnskapet behandles, ved at de ulike avdelingers andel av disposisjonsfondet økes eller reduseres med avdelingens mindre-/merforbruk i året.
For å synliggjøre de ulike undergruppers del av rådets disposisjonsfond anbefales å ta inn note i regnskapet som for hver undergruppe/avdeling viser:
- Fondssaldo pr. 01.01.21
- Mer-/mindreforbruk 2021
- = Fondssaldo pr 01.01.22
En annen måte å holde oversikt over de ulike undergrupper/avdelingers del av rådets disposisjonsfond kan være å ha slik oversikt utenom selve regnskapet, og ta inn note til regnskapet som viser den enkelte avdelings del av rådets disposisjonsfond.
Hvert menighetsråd bør ha en gjennomtenkt strategi for hvor selvstendige de ulike undergrupper skal opptre i rådets regnskap. Viktig å være bevisst på at menighetsrådet er ansvarlig for hele rådets virksomhet, og de ulike undergruppers grad av selvstendighet er basert på delegasjon fra rådet.
Det er mange positive effekter med praksis som mange menighetsråd har med undergrupper med stor grad av selvstendighet i forvaltning av «egen» økonomi. Samtidig kan denne praksis bidra til å svekke menighetsrådets innsikt i rådets totale virksomhet. Ved en omlegging av praksis slik vi foreslår vil rådets regnskap og årets mindre-/merforbruk vise et mer rettvisende bilde av den samlede aktivitet, samtidig som de ulike undergrupper holder oversikt over egen økonomi.
Vår omtale her gjelder ikke bundne fond og øremerkede midler. I den grad det i rådets regnskap er bundne fondsmidler, så styres årsavslutningsposteringer av eksterne øremerkinger, og blir ikke gjenstand for strykninger.
Prosedyrer ved behandling av årsregnskapet og årsberetning – Revisor
Økonomiforskriften viderefører ordningen fra 2003-forskriften med at revisor avgir
Revisjonsberetning basert på regnskap som er behandlet og fastsatt av rådet. Det er viktig å merke seg rekkefølgen av de ulike formelle hendelser ved behandling av årsregnskapet. Dette går fram av økonomiforskriften § 17, nr 1:
Regnskapet skal være framlagt innen 22. februar i året etter regnskapsåret. Årsregnskapet og årsberetningen fastsettes av soknets organer og undertegnes av valgt leder og daglig leder der det finnes, innen 20. mars. Revisor skal for hvert regnskapsår avgi revisjonsberetning innen 30. april.
Tidsfristene er noe mer romslig enn i den tidligere forskriften, men rekkefølgen ved behandling av regnskapet er altså beholdt.
Det er verdt å merke seg at prosedyrene er ulik fra kommunen hvor revisor gir sin beretning til et regnskap som er avlagt av kommunedirektøren. Prosedyren for kirkelig fellesråd og menighetsråd kan mer sammenlignes med kommunale foretak hvor det er foretakets styre som avlegger/fastsetter årsregnskap og årsberetning. Tilsvarende også for stiftelser.
KA får tilbakemeldinger fra noen fellesråd som melder at revisor tolker denne bestemmelse slik at de ikke kan påbegynne årsoppgjørsrevisjon før rådet har behandlet og fastsatt regnskapet.
Vi vil understreke at bestemmelsen i økonomiforskriften angir de formelle prosedyrer og det er ingen dekning i økonomiforskriftens bestemmelser som tilsier at revisor må avvente det praktiske revisjonsarbeidet til rådet har behandlet regnskapet. Men revisjonsberetningen skal være basert på et årsregnskap og årsberetning som er fastsatt av rådet, og revisors beretning kan dermed tidligst være datert og undertegnet den dato som rådet har behandlet og fastsatt regnskapet.
Forskriften omtaler ikke den praktiske gjennomføring av revisjon. Dette må avtales med revisor i god tid før årsoppgjøret, og målet må være at revisjonen er gjennomført i forkant av rådets behandling av årsregnskapet, slik at rådet ved sin behandling kan være kjent med revisors oppfatning av det regnskapets som rådet inviteres til å fastsette. Årsoppgjøret er den mest arbeidskrevende tid for revisor, og derfor svært viktig at det gjøres avtaler i forkant som kan sikre en framdrift innenfor de tidsfrister som forskriften setter. Og så er det selvsagt viktig at regnskapet som avlegges fra kirkelig fellesråd og menighetsråd har vært gjenstand for kvalitetskontroll, slik at revisors arbeid kan gjennomføres mest mulig effektivt.
Nye bestemmelser i økonomiforskriften § 12, nr 4 – Redegjørelse om tilstand mht likestilling og diskrimineringslovgivningen
Alle arbeidsgivere har plikt til å arbeide aktivt for likestilling og mot diskriminering, samt å redegjøre for dette arbeidet. Likestillings- og diskrimineringsloven § 26 sier blant annet at:
«Alle arbeidsgivere skal, innenfor sin virksomhet, arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling, hindre diskriminering på grunn av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, eller kombinasjoner av disse grunnlagene, og søke å hindre trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold. Arbeidet skal blant annet omfatte områdene rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremmelse, utviklingsmuligheter, tilrettelegging og mulighet for å kombinere arbeid og familieliv.»
Arbeid som arbeidsgiver gjør med bakgrunn i pliktene i § 26 skal dokumenteres. Arbeidet med aktivitets- og redegjørelsesplikten er en del av virksomhetens HMS-arbeid og er en del av det forebyggende arbeidet for å søke å hindre diskriminering. Den enkelte arbeidsgiver vil bli vurdert ut fra om man har gjort nok for å fremme likestilling og forebygge eller søke å hindre at diskriminering og trakassering oppstår i virksomheten, herunder om det er gjort tilstrekkelig for å løse aktuelle problemer.
Relevante forebyggingstiltak vil blant annet kunne være å organisere virksomheten på en bestemt måte, opprette internt klageorgan eller kontrollsystem, iverksette holdningskampanjer, utarbeide retningslinjer og informasjonsmateriell, opplæring/kurs eller foreta helt konkrete handlinger. Den ansvarlige leder i virksomheten bør som del av sitt HMS-ansvar gjøre det klart at trakassering ikke tolereres i arbeidsmiljøet. Leder bør også opplyse hvilke negative konsekvenser trakassering fører til, både for den som rammes direkte, og for miljøet rundt.
Hvilke forebyggende strategier man ellers bør velge vil kunne variere etter de ulike typer virksomheter og etter omstendighetene i det enkelte tilfellet.
Økonomiforskriften inneholder krav til redegjørelse for dette arbeidet, og mange medlemmer har tatt kontakt med KA for å få veiledning. Vi vil generelt anbefale at alle de omtale punktene blir omtalt, men at det gis en relativt kort og overordnet redegjørelse basert på bl.a. oversikter dere allerede har i årsrapporter mv. Helt konkret bes det om redegjørelse av følgende:
a. den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestillingen, herunder kjønnsfordelingen i styrende organer,
Kommentar fra KA: Valgordningen i Den norske kirke innebærer at det kjønnsfordelingen i styrende organer avgjøres gjennom valg. Det er imidlertid et krav om 40 prosent representasjon av begge kjønn ved listene til valg av menighetsråd. Ved valget i 2019 var det i gjennomsnitt 59 % kvinner og 41 % menn på kandidatlistene. Valgresultatet viste at samlet sett om lag samme kjønnsfordeling i menighetsrådene. Her er det opplagt store variasjoner lokalt i det enkelte råd, og dette bør det kort redegjøres for. Der det er fellesråd vil det være en tilsvarende variasjon basert på valg av fellesrådsmedlemmer i menighetsrådene, kommunen og utpeking av prest.
For fellesrådene kan det vurderes om det kan være relevant å sammenligne kjønnsfordelingen i rådet med tilsvarende tall i kommunestyret. Ved kommunevalget i 2019 ble det valgt inn 60 % menn og 40 % kvinner i kommunestyrene, men også her vil det være store variasjoner i den enkelte kommune.. For fellesråd kan det også vurderes om det vil være relevant å opplyse om kjønnsfordeling når det gjelder rådsleder, i faste råd/utvalg, daglig leder/andre lederstillinger og eventuelt blant de tilsatte.
b. eventuelle likestillingstiltak som er iverksatt og som planlegges iverksatt for å fremme likestilling uavhengig av kjønn,
Kommentar fra KA: Her bør det kort redegjøres for hvordan arbeidsgiver oppfyller aktivitetsplikten. Redegjørelsen kan deles inn i tre punkter: 1) Aktivt: arbeidsgiver må både unngå å diskriminere og iverksette tiltak. 2) Målrettet: arbeidsgiver må på en klar måte definere både målet for arbeidet og hvem som er ansvarlig for å oppfylle dette. 3)Planmessig: arbeidsgiver skal utarbeide og følge en bevisst strategi. I tillegg til lokale tiltak, kan det også vises til sentrale tiltak som arbeidet med undersøkelsen «Å være en sak».
c. eventuelle begrensninger når det gjelder tilgang til egne aktiviteter, styrende organer, verv eller stillinger som har sammenheng med ett eller flere diskrimineringsgrunnlag, og
Kommentar fra KA: Her bør arbeidsgivere som benytter seg av unntaket i likestillings- og diskrimineringslovverket til å vektlegge samlivsform ved tilsetting opplyse om dette. Det bør videre redegjøres for evt. begrensninger i tilgang for funksjonshemmede grunnet manglende universell utforming av bygg.
d. eventuelle segregerte aktiviteter eller tilbud.
Kommentar fra KA: Her bør menighetsråd opplyse om aktiviteter eller tilbud som evt. tilbys kjønnsdelt og begrunnelsen for dette.
