KAs personvernerklæring

Når du bruker nettsiden vår og er i kontakt med oss vil KA behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene. All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Administrerende direktør er behandlingsansvarlig for personopplysningene i KA Arbeidsgiverorganisasjon for kirkelige virksomheter.

Kontaktinformasjon:
Besøksadresse: Rådhusgata 1-3, 0104 Oslo
Postadresse: Postboks 1034 Sentrum, 0104 Oslo
E-post: ka@ka.no
Telefon: 23 08 14 00
Organisasjonsnummer: 971 273 003

1. Hvorfor og hvilke personopplysninger samler vi inn?

For å kunne levere så gode tjenester som mulig er vi avhengige av å samle inn ulike typer informasjon. Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Opplysningene deles ikke med noen utenfor vår organisasjon uten samtykke.

Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

Besvare henvendelser

For å besvare henvendelser som kommer inn til oss noteres navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining.

Herunder kontaktinformasjon og personopplysninger som er nødvendig for å yte deg tjenester og følge opp blant annet kurspåmeldinger, boksalg, nyhetsbrev, tilganger til kirkebyggdatabasen med mer.

Vi oppfordrer deg til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post uten kryptering.

Oppfølging av medlemmene

KA behandler kontaktinformasjon og personopplysninger som er nødvendig for å yte våre medlemmer og samarbeidsparter tjenester. 

KA samler som arbeidsgiverorganisasjon årlig inn lønns- og personalopplysninger om alle ansatte hos våre medlemmer som har overdratt partsansvar til KA. Dataene benyttes bl.a. til tekniske beregninger ved lønnsforhandlinger, og som grunnlag for en årlig lønns- og personalstatistikk, samt at opplysningene danner grunnlaget for trekk til OU-styrets arbeid jf. HTA vedlegg 6. Fødselsnummer benyttes for å sikre identifikasjonen til den registrerte lønnsmottaker. KS gjør tekniske beregninger på vegne av KA. LPR-dataene slettes hvert fjerde år.

Kirkerådet får ansattliste hvert fjerde år for å utarbeide manntall ved valg av prester og leke kirkelige tilsatte til bispedømmerådene og Kirkemøtet.

Informasjon om arbeidsgiver, daglig leder og råds-/styreleder samles inn årlig fra våre medlemmer. 

KA sender ut nyhetsbrev og rundskriv til alle medlemmer, og til andre som har meldt seg på vårt nyhetsbrev. 

KA er databehandler og behandlingsansvarlig i OU-sammenheng. Alle ansatte i virksomheter som har overdratt partsansvar til KA innenfor organisasjoner og menighetsråd/fellesråd betaler inn OU-kontingent. For at KA og partene skal kunne oppfylle avtalen om å tilby kurs, stipend, ressursmateriale mm anses det som nødvendig at de ansatte får nyhetsbrev. De som har søkt om stipend, deltatt på kurs mm innenfor OU 1-ordningen vil bli lagt til på nyhetsbrevet til OU1. I tillegg videresendes informasjonen gjennom arbeidsgiver.

Rådgiver og partshjelper i personalsaker
KA behandler sensitive og ikke-sensitive personopplysninger som rådgiver i saker. Type informasjon som behandles avhenger av sakens art. Det er tilgangsbegrensning til disse opplysningene internt i sekretariatet, og de blir ikke tatt vare på lenger enn nødvendig. Alle ansatte har taushetsplikt, samt at advokater/advokatfullmektige har egen taushetsplikt.

Kurs, seminar og andre arrangementer
Når du melder deg på kurs og konferanser og andre arrangementer i regi av KA lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift. Deltakernes navn, arbeidsgiver, faktura- og kontaktinformasjon og ev allergier og andre sentrale opplysninger blir registrert. I enkelte tilfeller innhentes opplysninger om fødselsdato, for å få støtte til samlingen gjennom K-stud. Det vil i tillegg hentes inn opplysninger om privatadressen til noen deltakere, kun offentlig kjente adresser benyttes i søknaden til K-stud. Det publiseres navnelister på kurs, og disse kan deles med kurssted.

Verv og deltakelse i komiteer, utvalg etc
Navn, kontaktinformasjon og ev opplysninger for å utbetale honorar og reiseregninger eller annet til verv og deltakelse i KAs organer, arbeidsgrupper, utvalg og annet, herunder blant annet KAs styre, landsråd, fagutvalg, komiteer og Lederforum samles inn etter behov.

Rekruttering til nye stillinger i KA
Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av informasjon som søkeren har gitt i den elektroniske søkeportalen pt. Webcruiter, gjennom CV, søknad, attester og referanser. KA sletter informasjonen til de som ikke tilsettes snarest mulig etter avsluttet rekrutteringsprosess.

Driftsansvarlig kirkebyggdatabasen
KA er driftsansvarlig for en database som inneholder informasjon om alle landets kirkebygg. Brukernavn med kontaktinformasjon, arbeidssted og hvem som registrerer/sletter inventar logges i databasen. Ved mistanke om kriminelle handlinger på kirkelig inventar, kan politiet få innsyn i hvilke brukere av kirkebyggdatabasen som har registrert og ev slettet kirkelig inventar/eiendeler.

Stipend
KA har sekretærfunksjon i OU og flere fagutvalg hvor det deles ut stipend. I stipendsøknadene bes det om personopplysninger som navn, epost mm. Denne informasjonen brukes i forbindelse med tildelingen, og deles også med andre personer i det aktuelle utvalget.

2. Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering eller det anses som nødvendig for å oppfylle våre plikter.

Databehandlere
KA bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere for å behandle personopplysningene som beskrevet under punkt 1:

Databehandler og type tjeneste

• Evelon: IT-leverandør
• Norconsult: Kirkebyggdatabasen
• KS: tekniske beregninger av LPR-data
• Kirkerådet: manntall valg
• Visma/Huldt og Lillevik/Ecit Capstone: lønnsutbetalinger og fakturering
• Mailmojo: nyhetsbrev
• Webcruiter: rekruttering
• Columbus: medlemsregister inkl. påmeldinger, LPR m.m.

3. Lagringstid

Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. KA er ansvarlig for sletting av personopplysninger som ikke er nødvendige eller som vi ikke har grunnlag for å behandle. Vi gjør oppmerksom på at sletting først kan gjennomføres der dette er i overenstemmelse med regelverket i regnskapsloven/bokføringsloven og annet regelverk.

4. Rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Alle har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningsloven. KA har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. Innenfor rammene av personopplysningsloven art. 15-18 kan du kreve innsyn, retting, begrenset behandling eller sletting av personopplysningene KA behandler om deg. 

For å ta i bruk dine rettigheter, send mail til behandlingsansvarlig på ka@ka.no Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. 

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

5. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i overenstemmelse med lovgivningen, kan du klage til Datatilsynet på postkasse@datatilsynet.no.

6. Endringer

Endring av våre tjenester og endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Oppdatert informasjon vil alltid finnes tilgjengelig på vår nettside.

Oppdatert 02.02.23