Dette må dere huske på i årets ferieplanlegging

Ferietiden nærmer seg. I tillegg til de vanlige spørsmålene som da melder seg (og som du finner svarene på her, oppdatert 06.05.20), har det på grunn av koronapandemien oppstått noen særlige problemstillinger som stiller ekstra krav til planlegging og gjennomføring av ferie.

Arbeidsgiver avgjør ferietidspunkt

For arbeidsgiver kan det være vanskelig å forutse hvordan driften vil være i sommermånedene og utover høsten, og situasjonen kan endre seg raskt. Det kan dessuten være forskjellige utfordringer knyttet til ferieavvikling for ulike arbeidstakergrupper. For ansatte vil planlagte feriereiser kunne bli kansellert, og alternative ferieplaner må legges.

Andre forhold som kan ha innvirkning på muligheten og ønsket om ferie kan være omsorg for barn, økt arbeidsbelastning/flytting av arrangementer, endring av arbeidstidsordninger, permittering, sykdom og så videre.

Det er arbeidsgiver som avgjør tidspunkt for ferie, men arbeidsgiver skal drøfte dette med de ansatte og/eller tillitsvalgte i god tid før ferien. I denne spesielle tiden er det ekstra viktig at arbeidsgiver legger forholdene til rette for en god og åpen dialog med de ansatte. Dette vil gi grunnlag for å komme frem til fleksible løsninger som ivaretar hensynet til både forsvarlig drift og til ansattes behov og ønsker.

Bemanning av samfunnsviktige funksjoner

De virksomheter som utfører oppgaver av samfunnsviktig karakter, har ansvar for å sikre at disse oppgavene også kan gjennomføres i ferieperioder. Dette kan for eksempel være fellesrådenes ansvar for gravferdsforvaltningen. Disse arbeidsgiverne må foreta nøye vurderinger av driften under perioder med ferieavvikling og drøfte organiseringen av de kritiske oppgavene med de aktuelle ansatte.

Ut fra dagens situasjon kan det se ut til at man kan rigge seg mot sommeren som man normalt gjør, men det bør gjøres en risikovurdering for å kunne ha en plan B dersom pandemien tar seg opp igjen og antall døde stiger. Videre er det også viktig med beredskap dersom man har utsatt seremonier i forbindelse med kremasjon eller ønsker å gi et ekstra tilbud for de som har hatt begravelse i de månedene det har vært begrensninger mht. deltagelse.

Det bør også i år tas ekstra høyde for at ansatte som er på jobb i ferieperioden kan bli syke. For kirkelige fellesråd kan det for eksempel vurderes om det kan inngås avtaler om tjenesteyting mellom fellesråd i samme område hvis uforutsette forhold skulle dukke opp som gjør at det blir vanskelig å få gjennomført f.eks. gravferder under ferieavviklingen.

Kan trekke tilbake avtalt ferie

Arbeidsgiver kan trekke tilbake avtalt ferie dersom det oppstår uforutsette situasjoner som gjør at nødvendig drift ikke kan gjennomføres og det ikke er mulig å finne en stedfortreder. Dette må først tas opp med den enkelte ansatte det gjelder. Arbeidsgiver må være forberedt på å dekke kostander som følger av at avtalt ferie blir trukket tilbake og som arbeidstaker ikke får dekket på annet vis, som f.eks. gjennom reiseforsikringen.

Ansatte kan også være særlig påvirket av situasjonen nå, for eksempel kan noen ha hatt en særlig krevende arbeidssituasjon. Dette kan også gjelde ektefelle eller partner som for eksempel jobber i helsevesenet. For ansatte med små barn kan feriekabalen bli en ekstra utfordring å få til å gå opp i år. Det kan også være vanskeligere nå enn tidligere år å bruke besteforeldre til barnepass. Hvis driften gir mulighet for å ta slike sosiale hensyn i ferieplanleggingen, er det bra om man er ekstra fleksibel.

Vær forsiktig med å utsette til høsten

Andre ansatte kan ha ønske om å utsette så mye som mulig av ferien til et senere tidspunkt hvor det blir større muligheter for å reise. Det kan føre til at ansatte får store mengder restferie til gode som må avvikles samtidig som normal drift forsiktig starter opp igjen utover høsten. Det må vurderes om dette er forenelig med å sikre en forsvarlig drift, særlig når mange har utsatt mye aktivitet til høsten. I mange tilfeller vil dette tale for at det meste av ferien avvikles i løpet av sommermånedene, så langt det er mulig.  

KA oppfordrer til at det legges til rette for en god dialog med ansatte om hvordan ferieavviklingen skal gjennomføres slik at man sammen kommer frem til løsninger som ivaretar hensynet til både en forsvarlig drift og til ansattes behov.