Slik jobber dere effektivt når alle sitter hjemme

KA-staben hadde allmøte på Teams torsdag ettermiddag. 26 personer var med da denne skjermdumpen ble tatt.
Publisert: 19/03/2020
Hjemmekontor er plutselig normalen på mange arbeidsplasser. Heldigvis finnes det mange gode og enkle verktøy som gjør at samarbeidet fortsatt glir fint.

Hvordan sikre god kontakt med ansatte og kollegaer når et stort antall jobber hjemmefra eller er i karantene? Det finnes mange forskjellige løsninger, og heldigvis er mange lett tilgjengelig og enkle i bruk. KAs administrasjonsleder Ingvild Engedal presenterer her noen former for nettbasert samhandling:

Arbeidsmiljøloven § 4-1, tredje ledd sier at man skal forebygge og redusere eventuell risiko ved alenearbeid for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dagens situasjon er spesiell, og mange har ikke sitt vante nettverk rundt seg verken på jobb eller i fritiden. Mange har heller ikke det tekniske utstyret tilgjengelig som man har til daglig for å utføre jobben sin. Man kan allikevel gjøre mye for å holde kontakten med hverandre på jobb.

Samtaler og videomuligheter

Det er selvsagt enkelt og greit å ringe eller sende en tekstmelding. Skal man være mange i samme samtale, kan man velge funksjonen «Slå sammen samtale» som blant annet er standard på Iphone. Denne funksjonen finnes også i Teams, som vi kommer tilbake til nedenfor, under «Anrop».

Nettmøter

Skype for business og Teams er vanlige samarbeidsverktøy for nettmøter, chat og så videre. Skype for business krever at alle deltakere har verktøyet. Teams krever ikke dette. Alle som bruker Kirkepartner eller på annen måte har Office 365, har tilgang til Teams i sin Office-pakke. I tillegg har Microsoft nå åpnet opp for at alle kan få Teams gratis. Se Kirkepartners presentasjon av Teams her.

Møter på Teams kan samle hele staben eller mindre grupper

På Teams kan man nå hele staben, avdelingen eller prosjektgrupper, og ha felles video, samtale eller annen samhandling.

Innkall til møter over teams i Outlook-kalenderen eller i Teams-kalenderen. Velg ny invitasjon som vanlig møte og trykk på «Bli med på teams-møte» øverst. Da får man i invitasjonen en lenke med «Bli med» i e-posten, og både den som har kalt inn til møtet og deltakere trykker på lenken for å delta.

I Teams kan man også dele skjerm og for eksempel vise dokumenter. Det fungerer både med og uten video. Man kan se video av inntil fire deltakere av gangen, men man kan være mange flere på møtet samtidig. Kameraet viser alltid den som snakker, men den enkelte velger selv om de vil skru av sitt eget kamera. De som har kameraet avslått, vises med initialer og eventuelt profilbilde.

Eksterne kan også delta uten å ha Teams selv. De får da en nettlenke som de åpner for å delta på nettmøtet.

Man kan også ringe fra Teams eller kommunisere i team for utvalgte grupper. For kommunikasjon mellom to eller i mindre grupper kan man benytte chatten

Dokumentdeling

Det er blitt vanlig at dokumenter deles og at man dermed jobber i samme dokument uten å måtte sende dette mellom seg. Vi anbefaler sterkt at filer kan benyttes av flere dersom man jobber sammen, og særlig når man sitter forskjellige steder. Man trenger da aldri å være usikker på hvilken versjon man er i. Man kan om man har Office 365 dele dokumenter i Sharepoint eller i Onedrive, men der må man først gi tilgang til andre.

Alternativer

Hvis du vil sjekke ut alternativer til Teams kan mobilappen WhatsApp være et alternativ. Den krever ingen innlogging utover mobilnummeret ditt, og har støtte for både chat og videosamtale i grupper. Du kan også sjekke ut Google Hangouts Meet, Zoom og Slack som alternative måter å kommunisere digitalt på. Det viktigste er at dere finner en plattform som har de møteløsninger og delingsfunksjoner dere trenger og det sikkerhetsnivået som kreves.

Del i sosiale medier:

Powered by Cornerstone