Skal hjelpe fellesrådene med å finne sammen
– Vi har erfart at slike sammenslåinger byr på komplekse problemstillinger. Ulike fellesråd med forskjellige rutiner, kulturer, praksis, reglementer og størrelse skal bli til ett nytt fellesråd. Da må det tenkes på tvers av gamle fellesrådsgrenser og eventuelt også soknegrenser, sier spesialrådgiver Stina Hansteen Solhøy i KA Arbeidsgiverorganisasjon for kirkelige virksomheter.
Sammen med seniorrådgiver Pål Arne Winsnes skal Solhøy bistå KAs medlemmer i underveis i de mange sammenslåingsprosessene som nå er i gang rundt omkring i Den norske kirke.
Kommunefusjoner gir fellesrådsfusjoner
Før regjeringens kommunereform ble igangsatt i 2014, var det 428 kommuner i Norge. Ved inngangen til 2020 vil antallet være redusert til 356. Kirkeloven fastslår at det skal være ett kirkelig fellesråd i hver kommune, og dermed fører kommunefusjonene til fellesrådsfusjoner.
Nærmere 1.300 årsverk blir berørt når 121 eksisterende fellesråd skal bli til 47 nye fellesråd. Medbestemmelse fra de ansatte er essensielt for å få til en god prosess, sier Pål Arne Winsnes. Involver arbeidstakerne så tidlig som mulig og så mye som mulig, er hans råd.
– Bred involvering har vært oppgitt som en suksessfaktor i tidligere sammenslåinger i kommunesektoren, da dette bidrar til en forutsigbar, ryddig og tydelig prosess. I tillegg krever et slikt prosjekt involvering og engasjement fra de ansatte i begge arbeidsgiverlinjene i kirken, frivillige medarbeidere og kommunen som sentral samarbeidspart. Sammenslåingen må også gjøres slik at man sikrer gode tjenester også i fremtiden, både kirkelige og innen gravferdsforvaltningen, sier Winsnes.
God erfaring med prinsippdokumenter
Solhøy mener det sjelden kan bli for mye informasjon i slike prosesser.
– En sammenslåing betyr endringer som medfører mye usikkerhet og frustrasjon og mange spørsmål: Hvordan vil arbeidshverdagen bli i et nytt fellesråd? Får jeg beholde oppgavene mine? Må jeg jobbe i andre menigheter?
Der flere fellesråd skal slås sammen, er det opprettet en fellesnemnd med folkevalgte representanter for de eksisterende fellesrådene. Et spørsmål som gjerne dukker opp, er om de respektive fellesrådene skal ha like mange medlemmer i fellesnemnda dersom fellesrådene i utgangspunktet er av ganske ulik størrelse – noe som ofte er tilfelle.
– Flere fellesnemnder har vedtatt prinsippdokumenter for prosessene, der de har formulert enighet om at arbeidet skal preges av åpenhet, raushet og forståelse for hverandres ståsted. Tilbakemeldinger vi har fått fra ulike prosjekter, er at et slikt prinsippdokument har vært og er viktig, sier Solhøy.
Ressursstoff og opplæring
De fleste fellesnemndene har utpekt en prosjektleder som skal gjøre den praktiske jobben fram mot den formelle sammenslåingen, enten ved nyansettelse eller ved at en av kirkevergene har fått dette ansvaret. Som arbeidsgiverorganisasjon står KA parat til å hjelpe alle som er involvert i fusjonsjobben.
Noe ressursstoff ligger allerede tilgjengelig på nettsidene, inkludert et fyldig veiledningshefte (pdf), og mer vil komme i nær fremtid. KA bidrar også med rådgivning i konkrete saker per telefon og e-post. Våre rådgivere kan også stille med foredrag/innlegg på lokale samlinger etter behov.
I tillegg arrangerer KA egne prosjektledersamlinger for å gi opplæring, påfyll og skape en arena for erfaringsdeling i denne unike situasjonen. Det er tre samlinger i 2018 og én i 2019, og alle finner sted på Gardermoen. Første samling finner sted 21.-22. mars.
– Vi ønsker at prosjektledersamlingene skal bidra til å imøtekomme prosjektlederes behov for kompetanse og erfaringsdeling underveis i prosjektet, slik at prosessene lokalt blir best mulig, sier Stina Hansteen Solhøy.
Vellykket fusjon i Vestfold
Hun trekker fram Færder kirkelige fellesråd, som ble etablert 1. januar 2018, da Vestfold-kommunene Tjøme og Nøtterøy gikk sammen.
– I Færder jobbet de sammen i mange forskjellige arbeidsgrupper, de sørget for hyppig informasjonsdeling og de hadde forskjellige prosjektrom på Kirkebakken (intranett). I tillegg la de stor vekt på sosiale og faglige fellestiltak for å bygge felles kultur, sier hun.
Blant temaene som kan bli berørt i en sammenslåingsprosess, er arbeidsrett, avtaler og kontrakter, økonomi, arbeidsmiljø, arkiv, organisering, virksomhetsgjennomgang, gravferdsforvaltning og medbestemmelse.
Meld deg på prosjektledersamlingene her!
