Spørsmål og svar om arkiv
Finner du ikke svar på dine spørsmål her, kan du sende spørsmål til ka@ka.no merket "Arkivspørsmål". Vi vil forsøke og svare deg direkte, - og kanskje legges spørsmålet ut på denne siden.
Temaområder
Generelt
Natur, miljø og trosopplæring
Om å komme i gang når arkivet ligger helt nede
Hvilket arkiv - prestens eller menighetsrådets?
Arkivansvaret
Arkivlokalet og brannsikring
Arkivnøkkelens oppbygging
Møtebøker
Arkivenheter og arkivdeler
Hvor mange arkivenheter?
Bruker av soknerådets arkiv
Navn på arkivenhet
Kopibok, kirkebok gravregister
Kallsbok
Arkivenheter i ettsoknskommuner og ordning av arkivet
Kassasjon
Arkivpenner og brevjournal
Organisasjon og administrasjon (Klasse 0)
Økonomi (Klasse 1)
Stillinger og personell (Klasse 2)
Kirkelig virksomhet (Klasse 3)
Kirker, menighetshus, presteboliger (Klasse 4)
Kirkelige eiendommer
Kirkegård, kremasjon og gravferdvirksomhet (Klasse 5)
Generelt
Bevarings- og kassasjonsbestemmelser
Nettversjon ligger hos Lovdata under Forskrift om utfyllende tekniske bestemmelser ..., kapittel III:
Lenke til forskriften i Lovdata
Arkivhåndboken for offentlig forvaltning.
Bestilles hos Kommuneforlaget, ordretelefon/kundeservice: 22 83 14 14 / fax: 22 83 14 16 (pris kr. 480,00)
Natur, miljø og trosopplæring
Spørsmål:
Hvor arkivers sakene relatert til natur og miljø og saker relatert til trosopplæring?
Svar:
Det er naturlig å opprette undergrupper under gruppe 060 i klasse 0 og 331 i klasse 3 i arkivnøkkelen slik:
MILJØ - GRØNN MENIGHET / MILJØ - GRØN KYRKJELYD
060.0 Generelt om miljø
060.1 Miljøplaner - miljøsertifikat / Miljøplanar - miljøsertfikat
060.2 Grønn menighet / Grøn kyrkjelyd
060.3 Miljøfyrtårn
060.4
060.5
060.6
060.7
060.8
060.9 Annet om generelt om miljø / Anna om generelt om miljø
TROSOPPLÆRINGSREFORMEN / TRUSOPPLÆRINGSREFORMA
331.0 Generelt om dåpsopplæring
331.1 Dåpsopplæringsplan
331.2 Dåpsundervisning
331.3 Søndagsskole / Sundagsskule
331.4 Menighetsbarnehage / Kyrkjelydsbarnehage
331.5 Trosopplæringsreformen / Trusopplæringsreforma
331.6
331.7
331.8
331.9 Annet om dåpsopplæring / Anna om dåpsopplæring
(Artikkel med nedlastbar systematisk del er oppdatert i tråd med svaret)
Om å komme i gang når arkivet ligger helt nede
Spørsmål:
1.) Her hos oss har arkivering ligget helt nede en god stund og må derfor startes helt fra bunn. Vi har nok dokumentene her i permer og bokser, men de er ikke systematisert og ryddet i. Det er valg av menighetsråd i september som skal sitte i to år (pga. omlegging) og så skal de over i fireårs periode igjen. Hva vil du råde meg til å gjøre? (Jeg må sette opp planen først.)
1. Opprette arkiv nå og avslutte ved valget? Eller ved nyttår 2009?
2. Opprette arkiv nå og avslutte ett to år når ting skal inn i normalt gjenge igjen.
De gamle papirene tenker jeg må gås gjennom og behandles som ett arkiv som avsluttes.
2.) Det ble sagt at ting som er ført inn i kirkeboken ikke skal arkiveres. (Dåpsmeldinger, konfirmantpapirer og lignende) Trenger de da journalføres? Og er det noe ut over prøvingsattester for vigde og fødselsmeldinger for barn som ikke er døpt som skal tas vare på? Da tenker jeg på f.eks dødsmeldinger.
3. Du sa på kurset at det holdt å legge en liste over offersøknader i arkivet. Hva journalføres da? Søknadene eller bare listen?
Svar:
1. Begynn med blanke ark og la gammelt arkiv være gammelt arkiv. Det gamle arkivet kan du rydde i, systematisere og foreta kassasjon for så å sete bort i arkivbokser og bruke det som bortsettingsarkiv. Når du begynner på nytt kan du selv velge hvor lang den aktive arkivperioden være. For ditt vedkommende ville jeg valgt 6 år, altså 2 + 4. Men her står du fritt. Det er viktig at du beskriver dette i din arkivplan.
2. Nei saker som føres i kirkeboka skal ikke i brevjournalen, her er det kirkeboka som er å betrakte som journal. Når det gjelder saker som skal tas vare på viser jeg til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for papirbasert arkivmateriale. Mottatte fødselsmeldinger snakket vi en del om på kurset, her skal en del bevares til barnet er fylt 18 år. Gjelder de som ikke er døpt.
3. Du journalfører oversikten som du lager over alle offersøknadene, ikke hver enkelt søknad. Disse journalføres som en del av den interne saksbehandlingen i organet, saker som behandles av menighetsrådet.
Hvilket arkiv - prestens eller menighetsrådets ?
Spørsmål:
Jeg og kirkevergen er litt uenige om en sak. Kirkelig årsstatistikk, hvor skal den legges. I sokneprestens eller Fellesrådets arkiv?
Svar:
Kirkelig årsstatistikk er en blanding av sokneprestens ansvar og menighetsrådets ansvar og inneholder emner som dåp, vigsler, begravelser, gudstjenester, konfirmanter, kirkekonserter, kortilbud, tiltak for barn- og unge, diakonale tiltak, frivillige medarbeidere og menighetens økonomi. Ut fra kirkelovens § 9 om menighetsrådets virksomhetsansvar vil jeg tilrå at årsstatistikken legges i menighetsrådets arkiv arkivkode 046
Arkivansvaret
Spørsmål:
I dag hadde jeg en telefon fra en redaktør av et menighetsblad som lurte på hvem som er arkivinstans når fellesråd, sokneprest og menighetsråd ikke fører arkiv. Han mente bestemt at det måtte være biskopen, men jeg er ikke sikker. Vi på Hamar bispekontor jobber aktivt med å motivere disse gruppene til å forstå at de er pålagt å ha et arkiv, men det er en vegring ute og går hos noen. Ellers vil jeg si at de har et meget godt støtteapparat i KA og at de har en utmerket og lett forståelig arkivnøkkel og kassasjonsregler de kan følge. Er takknemlig for svar.
Svar:
Ansvaret for å holde arkiv er nedfelt i arkivlova slik du ser av lovteksten nedenfor.
§ 6. Arkivansvaret.
Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.
(Gjelder for menighetsråd, kirkelig fellesråd, sokneprest og prost. Den øverste leiinga i organet skal sørge for at bestemmelser i arkivlova blir fulgt.)
§ 7. Rettleiings- og tilsynsansvar.
Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ.
Riksarkivaren kan
a. krevja seg førelagt for godkjenning journalsystem, arkivnøklar, arkivinstruksar m.m.
b.inspisera arkiv.
c. gje pålegg som er naudsynte for å oppfylla føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova.
§ 8. Opplysningsplikt.
På førespurnad frå Riksarkivaren pliktar offentlege organ å gje opplysningar om tilhøve som gjeld arkiva, og som kan ha verknad for oppfyllinga av føremåla med lova. Riksarkivaren kan be om regelmessige rapportar.
Plikta til å gje opplysningar etter første leden gjeld ubunde av teieplikt fastsett i lov eller i medhald av lov.
Kommentar:
Som du ser er det Riksarkivaren ved statsarkivene som har tilsynsplikt ved alle offentlige arkiv. Biskopen har ikke tilsynsansvar for arkiver verken til menighetsråd, fellesråd, sokneprest eller prost.
§ 22. Straff.
Den som med vilje handlar i strid med føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova, kan straffast med bøter.
Arkivlokaler og brannsikring
Spørsmål:
1. Vi er ei 4-sokns kommune med felles kontor for all virksomhet. Kyrkjekontoret har hatt forskjellige plasseringar på Rådhuset sidan prestekontoret flytta frå prestegarden på 70-talet. Då fylgde også med nokre brannskap, som er klassifiserte etter datidens "å tåle 1 times brannprøve med stigning av temperaturen opp til 950 grader C." til kyrkjebøker, protokollar og gravarkiv. Vi har no også tilgang til brannsikre rom for arkiv/lager.
2. Vi er no i ferd med å flytte ut av rådhuset til privat utleigebygg som er under oppføring. Det vert i fyrste omgang ei 5-års kontrakt med høve til forlenging, sidan det seinare kan verte ledige lokale i kommuen som kan nyttast (rimelegare). I dei nye lokala er det planlagt arkivrom tilsvarande "Spesialrom for bortsettingsarkiv" REI 60. Dette fordyrar leiga betrakteleg, og spørsmålet er no om dette er nødvendig, særleg med tanke på den korte kontraktstida, - så lenge vi har brannskap til det viktigaste?
3. Var på KA sitt arkivkurs, og der vart vi presentert for året 2012. Det viser vel til overgangsbestemmelen om at ein har 5-10 år på seg til å gjennomføre nødvendig oppgradering? Kva vil det tyde for oss?
Ein annan ting: Vi er svært lite nøgde med kravet om avlevering av eldre (1950 og seinare) møteprotokollar o.l som ofte er nyttige å slå opp i for "nye" medarbeidarar. Så lenge vi oppbevarar dei tilfredstillande burde vi fått behalde dei lenger.
Svar: Når det gjeld mitt svar må eg vise til forskrift til arkivlova kapitel IV, generelt om arkivlokale og krav til arkivlokale i nybygg og ved ombygging. Her gjeld det både omsyn til tryggleik ved brann og vern mot vatn og fukt. Eg vil tru at dei brannskapa du nemner vil være eit godt vern som ei mellombels løysning. Ei løysning kan og vere å få høve til å nytte kommunen sine lokale til bortsettingsarkiv. Du seier også at du har tilgang på brannsikre rom for arkiv/lager. Desse lokala må vere tenleg for borsettingsarkiv, arkiv som ikkje er i dagleg bruk. Til daglegarkiv er vanlege kontorlokaler godt tenlege, sjå arkivforskrifta § 4 -
Når det gjeld møteprotokollar eldre enn 1950 og seinare, må du ta dette spørsmålet opp med statsarkivet. For deg blir vel det Statsarkivet i Trondheim.
Lukke til med arkivarbeidet.
Arkivnøkkelens oppbygging:
Spørsmål:
Vi har strevd litt med å finne igjen enkelte nummer i arkivplanen som er omtalt i boka sin oversikt over klasser og hovedgrupper.
Kan det sies noe om forhold mellom systematisk del, kommentar til systematisk del og alfabetregister?
Svar:
Det er en nær sammenheng mellom systematisk del (tabelldelen) og kommentarene til systematisk del. Alle klasser, hovedgrupper, grupper og undergrupper har fått hver sin forklaring og kommentar i kommentarene til systematisk del. Alfabetregisteret samsvarer også med kommentarene til systematisk del, men er noe utvidet i forhold til disse kommentarene. Dette er gjort for å lette arbeidet med bruk av nøkkelen. I alfabetregisteret kan en søke etter emne og finne veiviser til riktig arkivkode. Den enkelte bruker kan for sin egen del utvide alfabetregisteret etter eget behov ved å bruke den mottatte disketten som fulgte med arkivsendingen fra KA.
Møtebøker
Spørsmål:
Er møtebok/protokoll for MR (i ringperm/innbundet) en del av arkivets 012.1, eller skal det legges en kopi i arkivskapet på den koden?
Svar:
Ja - forutsetningen er at det du setter i ringperm senere skal få en bokbinderfaglig innbinding. Om du også legger en kopi i arkivet, noe mange foretrekker, bør denne fjernes ved senere arkivbegrensning.
Arkivenheter og arkivdeler
Spørsmål:
1. Sokneprest og menighetsråd skal ha hvert sitt arkiv.
Betyr det at de skal ha hver sin postjournal og hver sin kopibok også? Og hva med den andre presten? Går hun under sokneprestens eller menighetsrådets system? Skal alle presters prestevirksomhet gå inn under sokneprestens arkiv, og alle presters menighetsrådsvirksomhet gå inn under menighetsrådets?
2. Det står at møtebok og kopibok skal bindes inn. I fire menigheter jeg har jobbet i, tok vi i bruk en møtebok fra Sem & Stenersen, en perm hvor vi setter inn og nummererer sidene. Denne ble tatt i bruk etter anbefaling under bispevisitas for åtte og to år siden. Det ble sagt at den skulle gjennomtrekkes når den blir full.
Er dette godt nok som innbinding i dag også? Er det i så fall mulig å gjøre det samme med kopiboken?
Nå har jeg begynt i en ny menighet. Her brukes en vanlig brevordner hvor møteboken bare settes inn. Ingen nummerering eller gjennomtrekking.
Betyr det at vi må binde inn disse gamle møtebøkene, eller kan vi begynne fra 01.01.2002?
Svar:
1. Menighetsråd og sokneprest skal ha hvert sitt arkiv, det betyr at de også må ha hver sine journaler og hver sine kopibøker. Kapellanen vil høre inn under sokneprestens arkiv og skal bruke sokneprestens arkiv, journal og kopibok. Men i de tilfeller at sokneprest og kapellan handler på menighetsrådets vegne vil skriv og dokumenter høre inn under menighetsrådets arkiv, journal og kopibok. Jfr. Kirkelovens § 9 om menighetsrådets virksomhetsområde.
2. Når det gjelder innbinding av møtebøker m.v. viser jeg til forskrift 1999-12-01 nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Her er det krav om at møtebøker, kopibøker, journaler m.v. skal gis bokbinderfaglig innbinding.
Svaret mitt blir derfor at protokollene må gis bokbinderfaglig innbinding. Jeg vil rå til at de gamle møtebøkene bindes inn.
Hvor mange arkivenheter?
Spørsmål:
Det er 7 sokn i kommunen med 2 sokneprester (samordnende sokneprest 2 menigheter/andre sokneprest 5 menigheter) Alle ansatte er plassert på kirkekontoret i sentrum.
1. Hvor skal menighetsrådets arkiv plasseres – på kirkekontoret eller på grendene hvor menighetsrådene er? Er det en kan situasjon, eller må de plasseres på grendene/kirkekontoret?
2. Må hvert menighetsråd ha sitt eget arkivskap, eller kan alle menighetsrådene arkiveres i ett skap (om arkivet ville være på menighetskontoret)?
3. Hvordan er det egentlig med embetsnavnet? Begge sokneprester er sokneprest i kommunen, men jeg har samordnende ansvar. Posten kommer til soknepresten i kommunen. Må vi gjøre noe med embetstittelen og hva slags stempel skalm på dokumentene, når vi skriver og bekrefter dokumenter? Nå står det bare ”Soknepresten i Nnn”
Svar:
Når dere nå har etablert et felles menighetskontor hvor alle ansatte er samlet er det også god grunn til å forenkle arkivrutinene mest mulig.
Når det gjelder prestearkivet kan det forenkles til å etablere ett arkivelement for hele prestetjenesten. Dette arkivelementet må da inneholde arkivdokumenter, postjournal og kopibok, dersom dere ikke har gått over til elektronisk arkiv etter NOARK-standarden. Embetsstempel er det vel ikke nødvendig å bruke, ved svar på henvendelser må svardokumentet være underskrevet Soknepresten i …, samt dato og navn på den personen som skriver brevet.
Så til menighetsrådene. Jeg vil anbefale at dere oppretter et arkiv hvor fellessakene for alle menighetsrådene arkiveres. Dette arkivet plasseres på menighetskontoret, det består av saksdokumenter, journaler og kopibok med kopi av alle utgående dokumenter. Det er praktisk at arkivdokumentene oppbevares i låsbart arkivskap, spesielt gjelder dette for personalmapper. Dette arkivet blir da hovedarkivet for alle menighetsrådene.
I tillegg vil nok også de lokale menighetsrådene ha behov for eget arkiv, for saker som behandles i det enkelte menighetsråd. Her kan dere imidlertid bruke en svært forenklet arkivnøkkel, slik dette er vist nedenfor. Disse arkivene kan med fordel oppbevares på det felles menighetskontoret.
Arkivnøkkel for små enheter:
Klasse 0 Organisasjon og administrasjon:
Saker om: Valg, sakslister og innkallinger
Klasse 1 Økonomi
Saker om: Budsjett, regnskap og revisjon
Klasse 2 Personell
Saker om: Ansatte
Klasse 3 Kirkelig virksomhet
Saker som er beskrevet I KL § 9, gudstjenester, undervisning
diakoni og kirkemusikk, kirkeoffer til andre - offerlister.
Klasse 4 kirker, menighetshus, presteboliger
Saker om: Kirkebygget
Klasse 5 Kirkegård, kremasjon og gravferdsvirksomhet
Saker om: Kirkegården.
Denne forenklede arkivnøkkelen inneholder alle elementene som de små menighetsrådene har bruk for. Dette er et like arkiv – gjerne i en ringperm – som kan følge den enkelte menighetsrådsleder eller en annen ansatt. Dersom det en ansatt på det felles menighetskontoret, og som har sekretærfunksjon for alle menighetsrådene, vil det være naturlig at arkivet for alle menighetsrådene er plassert på menighetskontoret.
Når det gjelder spørsmålet om felles arkivledelse både for prestene og menighetsrådene viser jeg til dokumentet ”Felles arkivledelse . kirkearkivar” Dokumentet ligger på KAs hjemmesider.
Spørsmål:
Har i dag hatt møte med alle kirkebokførende prester og prosten i Skien. Dette for at vi ønsker å samordne arbeidet med å få arkivplan på plass.
Vedr. Solum prestegjeld, et menighetskontor med en kontoransatt, inneholdene 4 sokn og med 2 kirkebokførende prester som da har kirkebokføringen i 2 sokn hver kom følgende problemstilling opp: Hvor mange arkiv?
Vi er enige om ett arkiv til hvert menighetsråd.
Men hva med prestekontorene - to eller fire arkiv?
Følger dette de ansatte prestene, eller selve kirkebokføringen til hvert sokn...? (Det kan tenkes en prosess hvor ett av disse fire sokn blir overført til et annet prestegjeld.....)
Ser fram til å få noen avklarende kommentarer på dette.....
Svar:
Menighetsrådene må har hvert sitt arkiv med tilhørende journal og kopibok.
Når det gjelder prestene mener jeg at dersom disse har kontorfellesskap vil de alle kunne høre inn under sokneprestens arkiv. Er de derimot plassert på forskjellige steder og er kirkebokførende prest, må de nok ha eget arkiv.
Spørsmål:
Jeg har vært på arkivkurs i regi av KA.
Slik jeg forstod kursholder så skal en ha to organ ute i menigheten,- et for embetet og ett for menighetsrådet.
Fint med en liten tilbakemelding
Svar:
Du reiser spørsmål om organ i den lokale kirke ut fra bestemmelsene i §§ 2 og 5 i Arkivloven.
KAs arkivgruppe som har utarbeidet den nye arkivnøkkelen og arkivveiledningen, hadde denne sammensetning:
Arkivar Synne Stavheim, Statsarkivet i Oslo - oppnevnt av Riksarkivaren
Arkivar Tove Johansen, statsarkivet i Tromsø - oppnevnt av Riksarkivaren
Domprost Knut Andresen, Trondheim
Avdelingsdirektør Thom Rafoss, KUF
Kirkeverge Harald Geir Sæther, Fusa
Kirkeverge Tor Akselsen, Narvik
Rådgiver Øyvind Grue, KA som har vært leder og sekretær for arbeidsgruppen.
Det spørsmålet du reiser har vært grundig drøftet i arbeidsgruppen. Vi arbeidet lenge med å få til en forenkling med henblikk på at et menighetskontor bestående av menighetsråd, fellesråd og sokneprest kunne ha et felles arkiv. Men dette strandet på bestemmelser i arkivloven og kirkeloven. Jeg viser her spesielt til bestemmelsene i forskrift til arkivloven § 1-1 om arkivansvaret - "Arkivansvaret tilligg den øvste leiinga i organet".
Ut fra kirkelovens bestemmelser i § 5 er det to organ som representerer soknet - det er menighetsrådet og kirkelig fellesråd., altså to organ.
Ved siden av menighetsråd og fellesråd kommer så prestetjenesten som et eget organ, kfr. tjenesteordning for menighetsprest. Sonepresten er leder av prestetjenesten i soknet og som sådan ikke underlagt hverken menighetsråd eller fellesråd.
Når det gjelder prestetjenesten i forhold til menighetsråd og kirkelig fellesråd viser jeg også til rapport fra et partsammensatt utvalg vedrørende arbeid med samordning av arbeidsmiljøtiltak. Lenke til Rapport om samordning av arbeidsmiljøet
Før arkivgruppen kom til sin konklusjon i dette spørsmålet ble det altså foretatt en grundig juridisk gjennomtenkning av spørsmålet om organ i den lokale kirke. Konklusjonen er som du kjenner til at vi har følgende organ:
Kirkelig fellesråd - kirkevergen er øverste administrative leder KL § 13
Menighetsråd - daglig leder er øverste administrative leder KL § 8 - kan være kirkeverge
Sokneprest - prestearkiv - soknepresten er øverste administrative leder
Prostearkiv - prosten er øverste administrative leder
I tillegg kan det også være at kapellan som er kirkebokførende prest og holder offentlig kontor må ha eget arkiv.
Når du ser på forholdet mellom kirkeverge som daglig leder av kirkelig fellesråds virksomhet og soknepresten som leder av prestetjenesten, er det altså slik at kirkevergen ikke har noe over- eller underordet forhold til soknepresten. Sokneprest og kirkeverge har to sideordnede funksjoner og skal samarbeide om en rekke tiltak. Soknepresten er dessuten tilsatt av bispedømmerådet og har bispedømmerådet som arbeidsgiver. Dette forholdet har blant annet vært grunnlaget for det som ble arkivgruppas konklusjon og som har ført til det standpunkt som arkivgruppa har landet på, noe som også selvfølgelig vil være juridisk holdbart.
Ut fra det jeg har nevnt overfor er derfor vår rådgivning på dette punkt entydig - det vil være fire eller fem organ i den lokale kirke.
Jeg håper at du har fått svar på dine spørsmål.
Skulle ting ytterligere være uklart må du bare kontakte meg.
Bruker av soknerådets arkiv
Spørsmål:
Hos oss er det flere tilsette i Førde Kyrkjelege fellesråd, katekt, underv.kap, diakoniarbeidar ungd.leiar kantor of.l. som arbeider på vegne av to sokneråd. Korleis skal brev dei skriv arkiverast rett? Vart usikker på dette då eg skulle sjå på det her i dag. Kvar einskild tilsett skal vel ikkje ha sitt eige arkiv?
Svar:
Alle soknerådets tilsatte skal bruke soknerådets arkiv. Det betyr samme journal, samme kopibok og arkiv.
De ansatte vil likevel finne sin plass i dette arkivet under de ulike emnene som undervisning, diakoni, kirkemusikk m.v.
Når det er flere sokneråd må du i arkivplanen si hvor den enkelte skal arkivere sine dokumenter, hvilket sokneråd som har hovedfunksjonen. Jeg vil tilrå at du velger ett av soknerådene som da får hovedarkiv. Dette må du drøfte med begge soknerådene slik at alle er enige om hvilken ordning dere velger.
Lykke til med arbeidet videre.
Om noe fortsatt er uklart må du bare spørre videre.
Navn på arkivenhet
Spørsmål:
Vi skal bestille "journal-stempel" for å stemple dokumenter som skal arkivlegges.
Hva heter disse arkivene - hva skal stå som "navn" i "journal-stempel"
Svar:
Navn på stempel må bli organets navn, for eks: Soknepresten i Solum, kapellanen i Gjerpen, Gjerpen menighetsråd osv.
Kopibok, kirkebok, gravregister
Spørsmål:
1. Kopiboka:
Skal dokumenter unntatt offentlighet i kopiboka (personopplysninger)?
Skal skriftlige beskjeder som sendes ut og ikke arkiveres ellers i kopiboka?
Hva bruker man kopiboka til, til forskjell fra saksarkivet?
2. Kirkebok:
I Arkivnøkkel, s.10 står det at meldinger fødsel, dåp osv. kasseres etter registrering, mens det i Arkivveiledning s.19 står at det skal arkiveres (under medlemsregister).
Hva gjør jeg?
3.Gravregister:
Skal "Melding om gravferd" journalføres når det mottas? (det er jo ofte underskrift av gml. el. ny fester). Du sa på kurset at dødsmeldingen godt kunne kasseres etter registrering, men i begge arkivheftene står det de skal arkiveres.
Noe forslag til hva vi gjør?
Svar:
1. I kopiboka skal ligge utgående brev som også legges i arkivet. Kopiboka blir dermed en samling og register av all utgående korrespondanse. Etter arkivforskriften § 3-9 skal kopi av utgående dokumenter normalt samles i en kopibok. Kopiboken består av utgående dokumenter. Om ønskelig kan man også ha egenproduserte vedlegg i kopiboken. Dersom man velger å legge kopier av saker unntatt offentlighet i kopiboken må hele kopiboken unntas fra offentlighet. Alternativt kan man ha en egen kopibok for saker unntatt fra offentlighet.
2. Når det gjelder kirkeboka skal vi følge de bestemmelser som er nedfelt i regler for arkivbegrensning og kassasjon i proste- og prestearkiv fastsatt av Riksarkivaren 31.05.1999. Disse bestemmelser er lagt ut på KAs arkivsider. Kassasjonsreglene
3. Det vil normalt ikke være nødvendig å føre melding om gravferd inn i brevjournalen med mindre det oppstår som dokument underlagt saksbehandling i virksomheten.
Gravregisteret er en egen journal som tar seg av disse sakene. Når meldingen er registrert i gravregisteret kan den settes i en ringperm eller makuleres. Inntil bestemmelser om bevaring og kassasjon kommer for menighetsråd og fellesråd anbefales det at disse sakene settes i egne brevordnere.
Kallsbok
Spørsmål:
Hva er kallsbok?
Svar:
Kallsbok er en protokoll som føres ved de enkelte prestekontorer – eller presteembeter som det het tidligere. Den inneholder opplysninger om de enkelte prestestillinger og tjenesteboliger, tjenestedistrikt for presten – prestene, fordeling av gudstjenester mellom de enkelte prester, kirker i soknet, om personer som har vært prester i soknet og andre ansatte i soknet.
I kallsboken er det naturlig og viktig at alle endringer i soknet både når det gjelder personell og endringer av soknets grenser blir nedskrevet.
Kallsboken er slik en viktig historisk kilde. Det er normalt at det er soknepresten som fører kallsboken. Den skal også legges fram ved bispevisitaser.
I våre bevarings- og kassasjonsregler er det slått fast at kallsboken skal bevares.
Den kan sikkert bestilles hos Sem og Stenersen AS. (Prokom AS)
Altså – kallsbok er en viktig og pliktig del av prestekontorenes arkiver.
Som for andre kirkebøker er det kirkelig fellesråd som må utrede utgifte ved innkjøp av nye bøker.
Arkivenheter i ettsoknskommuner og ordning av arkivet
Spørsmål:
Aukra er såkalla eitsoknskommune. Vi har 1 kyrkje og ein kyrkjegard.
Slik eg skjønar reglane skal det være eitt arkiv for Fellesråd, eitt arkiv for sokneråd og eitt arkiv for soknepresten (kyrkjebokførande).
1: Kan ein ha felles arkiv for Fellesråd og sokneråd, då desse i praksis og er felles?
2: Kan vi nytte felles arkivskuffer, felles hengemapper, men reint fysisk skille saksmappene, ved at presten t d har raude mapper, soknerådet gule?
Spørsmåla er praktisk og ikkje minst økonomisk grunna --
Svar:
1. Aukra er "eittsoknskommune" - for slike sokn skal det være eitt arkiv felles for sokne- og fellesrådssaker.
Men soknepresten er etter arkivlova definiert som eige organ og må ha sitt eige arkiv med journal og kopibok.
2. Arkivløysinga må de velge sjølve, men ved bruk av arkivskap med skuffer vil eg tilrå at soknerådet har sine skuffer og sokneresten sine skuffer i arkivskapet. Arkivskuffene må kunne låsast. Det er ingen ting i vegen for at ein person på kontoret har det daglege ansvaret for båe arkiva.
Kassasjon
Spørsmål:
Me bruker Labora Saksbehandlar. Kva med dokument som vert kassert ved arkivavgrensing. Skal det markerast nokon plass at dei vert kasserte?
Er det ev. slik at dei dokumenta som er journalført i saksbehandlar alltid skal kunna finnast i arkivet? Me har ikkje gått over til reint elektronisk arkiv.
Svar:
For dokument som blir kassert skal det gjøres en merknad i journalen om kassasjon. Ved bruk av elektronisk arkiv bør dette være en automatisk operasjon av dette blir markert i journalen.
Jeg gjør oppmerksom på at et rent elektronisk arkiv skal være systemgodkjent etter NOARK-standarden av Riksarkivaren, er det ikke det må du fortsatt ha et papirbasert arkiv.
Etter kassering av dokument vil du ikke lenger finne disse i arkivet. I et elektronisk arkiv blir kasserte dokument også borte.
Spørsmål:
Vi har hatt en liten opprydning i Grønland kirke, og har funnet mange gamle papirer, noen ca. 100 år gamle. Deler av det er håndskrevne prekener, og noe er bilder. Jeg ble rådet til å kontakte dere for å få råd om hvordan vi best tar vare på dette. Er dette noe vi bør levere til et arkiv for vurdering, eller er dette kun i menighetens egen interesse, og bør fortsatt oppbevares i en skuff?
Svar:
Når det gjelder gammelt arkivmateriale har riksarkivaren bestemt at arkivmateriale fra før 1950 skal bevares og avleveres til arkivdepot, det vil for din del si statsarkivet i Oslo.
Her er bestemmelsene:
Arkivmateriale som skal bevares
Dersom ikke noe annet blir bestemt, skal følgende materiale alltid bevares:
a) Arkivmateriale som er eldre enn 1950, etter at arkivbegrensning er foretatt.
b) Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferater og eventuelle vedleggslister til disse.
c) Organets egne årsmeldinger.
d) Kopibøker (kopier av utgående dokumenter) og kopibokregistre.
e) Journaler, medregnet journaldatabaser og journalregistre
f) Alle andre former for registre og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, for eksempel arkivnøkler som organet har brukt.
g) Arkivplaner
h) Presedenssaker og andre saker av prinsipiell katarakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt bestemmelser om kassasjon uten spesifiserte unntak.
i) Årsregnskap og hovedbok
j) Kart, unntatt trykte kart uten påtegninger
k) Tegninger og fotografi som har inngått som et ledd i den virksomhet organet har drevet.
l) Grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referater og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg.
Disse bestemmelsene for papirbasert arkivmateriale finner du som vedlegg i arkivnøkkelen 2. utgave. Om du ikke har den bør du bestille den hos KA. Ellers finner du bestemmelsene på nettsidene til KA.
Når det gjelder punkt a) er det slik å forstå at alle duplikater eller kopier skal tas ut og kasseres, dette gjelder også annet arkivmateriale som må ansees å være arkivuverdig.
Men hovedregelen er at alt arkivmateriale før 1950 skal bevares og avleveres arkiv depot. Dette er verdifullt arkiv som må tas rede på for ettertiden.
For ytterligere veiledning bør du ta kontakt med Statsarkivet i Oslo, blant annet for å få oversendt avleveringsliste for det gamle arkivet.
Når du avleverer må det gamle arkivet ordnes etter den arkivnøkkelen som var gjeldende på dette tidspunket, dersom slik arkivnøkkel ikke finnes kan du sortere det etter oppstillingen av den nye arkivnøkkelen, ved å bruke de enkelte klasser som ordning. Disse er: 0 Organisasjon og administrasjon, 1 Økonomi, 2 Stillinger og personell, 3 kirkelig virksomhet, 4 Kirker, menighetshus og presteboliger, 5 Kirkegård, kremasjon og gravferdsvirksomhet.
Spørsmål:
Arbeider med å flytte frå daglegarkivet til bortsetjingsarkiv for kyrkjeverja. Gamle personalmappar, ikkkje lenger tilsette, skal dei arkiverast på 213 eller 221.
Svar:
Når det gjelder bevaring og kassasjon ber jeg om at du gjør dette slik det er beskrevet i bevaring og kassasjonsbestemmelser for papirbaserte arkiv. Bestemmelsene finner du bakerst i 2. utgave av arkivnøkkelen, eller på KAs hjemmesider.
Arkivpenner og brevjournal
Spørsmål:
1. Har du liste eller oversikt over godkjente arkivpenner? Vi har på kontoret hos oss fått prøve på arkivpenner som selgeren påsto var godkjente. Selgeren la igjen PTS Certificate (skrevet på engelsk). Arkivpennene heter HyperG Gel.roller Ball penn 0.7 kl257-A INK COLOR BLACK
2. Jeg tar utskrift av intern journal hver dag fra dagen før. Denne setter jeg inn i perm og binder den senere inn. Ser ikke det står i arkivloven at det skal gjøres..
3. Når folk ringer og spør om kopi av dåpsattest og vigselsattest og vi skriver den ut og har originalunderskrift på den. Skal det tas kopi av denne attesten? Blir den regnet som utgående brev?
Svar:
1. Jeg har ingen oversikt over godkjente arkivpenner, men jeg tror jeg vet at Statsarkivet kan hjelpe deg til å finne ut dette. Ta en telefon til Statsarkivet i Oslo, det er der du hører hjemme.
I arkivforskriften § 2-12 står følgende bestemmelse: "Papir som lagringsmedium skal vere arkivhaldbart. Det skal oppfylle internasjonal standard for permanent papir (ISO 9706). Riksarkivaren kan fastsetje at det skal brukast spesialpapir til særskilde formål. Han kan også gi føresegner om skrivemateriell etc".
Siden det er Riksarkivaren som gir føresegner om skrivemateriell er det mest riktig å ta kontakt dit.
2. Her viser jeg til arkivforskriften B Journal og elektroniske arkivsystem, § 2-6 til 2.10.
Dessuten viser jeg til følgende bestemmelse i arkivforskriften § 3-14. Bortsetjing av arkivmateriale:
"Ved bortsetjing skal dei enkelte arkivstykka (esker, pakkar, protokollar, filmrullar, elektroniske lagringsmedium etc.) merkjast tydeleg med namnet på arkivskapar (dvs. namnet på organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), innhaldet i arkivstykket (til vanleg kode og tekst i arkivnøkkelen) og kva tidsrom arkivmaterialet omfattar.
Arkivavgrensing (som ikkje er gjennomført tidlegare) og kassasjon skal gjennomførast i samsvar med gjeldande føresegner og retningslinjer, jf. kap. III C. Dersom bortsetjingsarkivet inneheld materiale som seinare skal kasserast, skal dette materialet plasserast for seg og ikkje blandast saman med det som skal bevarast.
Det skal lagast ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste (tilsvarande avleveringslista, jf. §§ 5-4, 5-8 og 5-12) over det som skal bevarast. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produserast automatisk frå journalsystemet, men nummerering av arkivstykka må påførast særskilt.
Møtebøker, protokollar, kopibøker og papirbaserte journalar skal bindast inn seinast ved bortsetjing. Riksarkivaren kan gi retningslinjer for innbinding."
3. Nei den regnes ikke som dokument i arkivsammenheng. Det du skriver ut er en utskrift av kirkeboka, den skal ikke kopieres og lagres fordi opplysningene står i kirkeboka. Husk dokumenter og opplysninger skal ikke lagres flere steder. Den skal altså ikke arkivlegges eller journalføres. Men du kan gjerne lage en liten notis i kirkeboka om at dåpsattest er skrevet ut.
Dessuten følgende bestemmelser: Jeg viser til arkivforskriften § 2-10 som lyder: "Organet skal leggje opp administrative rutinar som sikrar at arkivtenesta kan utføre kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Leiinga for organet må avgjere kven som skal ha høve til å gjere ulike former for registreringar og rettingar i basen.
Kvar dag skal det takast tryggingskopi av databasen på elektronisk lagringsmedium. Tryggingskopiane skal lagrast på einingar som er fysisk åtskilde frå dei einingane der databasen ligg."
Dersom du har et NOARK godkjent saksbehandlersystem kreves det at du sørger for å ta daglige sikkerhetskopier. Jeg går ut fra at du ikke har det, da må du ta ut papirkopier daglig dersom du skal følge arkivforskriften nøye. Jeg vil imidlertid tilrå at du tar ut månedlige kopier som settes i en ringperm. Innbinding av journalen skjer ved utløpet av hver arkivperiode.
Spørsmål:
Vi fører postjournal i protokoll og nå er vår protokoll snart utskrevet. Hvilke krav er det til en slik protokoll når vi nå skal kjøpe ny?
Svar:
Bestemmelser om journal finner du i arkivforskriften kapittel II – B. § 2.6 til 2.10.
Journalen kan føres elektronisk eller på papir. Dersom du bruker NOARK godkjent saksbehandlersystem kan du unngå å føre papirutgave, Ellers må du ta papirkopier som senere skal innbindes når arkivperioden på 2 -4 -6 eller 8 år utløper. Arkivperioder skal være omtalt i din arkivplan.
Organisasjon og administrasjon (Klasse 0)
Spørsmål:
1. Hvor arkiverer vi arbeidet med kirke/stat-rapporten (høringsuttalelse, arbeidsgruppens møter, åpent møte). Bare i 008, eller?
2. Søknad Opplysningsvesenets fond om økonomisk støtte til prosjekt. Vi finner en egen kode 021, men skal ikke søknad i klassen for økonomi?
Svar:
1. Arkivkode for denne er 008
2. Så lenge det handler om et prosjekt ville jeg ha brukt 021.
Når prosjektet blir godkjent og prosjektmidlene kommer må du bruke klasse 1, og da ville jeg tro at arkivkode 112/151 ville være mest riktig å bruke.
Spørsmål:
Menighetsrådet (MR) har opprettet en stiftelse som eier og driver et menighetshus. MR oppnevner styre hvert 4.år. Hvor skal jeg arkivere saker knyttet til stiftelsen, som oppnevning, vurdering av om den skal avvikles og huset gis til MR, økonomisk mellomværende mellom FR og stiftelsen?
Svar:
Jeg vil rå til at du oppretter en undergruppe 012.11 som du gir et navn for eks Stiftelsen menighetshus. Der legger du alle saker om oppnevning til stiftelsens styre og vurdering om stiftelsen skal avvikles.
Økonomisk mellomværende mellom FR og stiftelsen - dersom dette dreier seg om fondsmidler, ville jeg lagt på 169 - annet om fond, legater, lån og garantier. Er det en budsjettsak ville jeg lagt den på 112 - årsbudsjett.
Spørsmål:
Skal saksframstilling setjast inn i møteboka saman med innkallinga eller skal den leggjast i arkivet på den saka den gjeld? (Me sett både innkalling og referat i møteboka) Eller skal den ev. arkiverast begge plasser?
Svar:
Saksframstillinger skal arkiveres i arkivet på den arkivkoden som gjelder for den enkelte sak. Møteboka skal bare inneholde vedtak i den enkelte sak.
Her en oversikt over hva møteboka skal inneholde:
- Dato, sted og klokkeslett for møtet
- Hvem møtte, hvem meldte forfall ev. ikke møtte
- Vedtak fattet i saker på møtet med stemmegivning og habilitet
- Oversikt over utsatte saker og saker unntatt offentlighet
- Godkjenning og underskrift av møtebok.
Rådet fastseter selv nærmere regler om føring og godkjenning av møtebok.
Økonomi (Klasse 1)
Spørsmål:
Økonomi har ei hovudgruppe som heiter 15 Tilskot, refusjonar, erstatningar m.v. (Dei inntekter som organet har).
Eg saknar ei tilsvarande hovudgruppe for dei utgifter som organet har. Då tenkjer eg t.d. på at vi har saker som går på søknad om økonomisk støtte, betaling for tenester og varer, avgifter etc.
Søknad om Kyrkjeoffer er plassert i Gruppe 317 Offer, kollekt til eige arbeid og andre organisasjonar (Medrekna offerlister)
Søknad frå lag og organisasjonar om økonomisk støtte kan vi sjølvsagt arkivere under den aktuelle organisasjonen.
I det gamle arkivet har eg t.d. mapper for:
- 221 Avgifter, betaling for varer UT. Straumforbruk, Faktura (Spørsmål, korrigering, etc). Vask og stell av handdukar, dukar, konfirmantkapper.
- TONO - Kopieringsavtalen KA - Porto (Avtale med kommune etc)
- 223 Refusjon, tilskot - Utgifter - Graving på kyrkjegarden, 229 Reserve
- Søknad om kyrkjeoffer UT
Kvifor har de kutta ut den gamle Hovudgruppe 22???
Kan vi ta inn noko liknande i den nye t.d. Hovudgruppe 14? (Eg har ikkje statsnøkkelen slik at eg kan sjå kva han foreslår)
Svar:
Den nye arkivnøkkelen er bygd over felles arkivnøkkel for statsforvaltningen og må da som obligatorisk del bruke statsnøkkelens klasse 0, 1 og 2. Disse klassene er forskjellig fra K-Koden som kommunene bruker og som var grunnlaget for den forrige arkivnøkkelen fra KA. Jeg skal nedenfor forsøke å gi svar på dine spørsmål.
De utgifter som organet har plasserer du i arkivet etter hvilket emne det dreier seg om.
4. Kirkeoffer, kollekt mv. arkivkode 317
5. Søknad fra lag og foreninger om økonomisk støtte ville jeg ha plassert som budsjettsak på arkivkode 112, ellers på 317.
6. Avgifter som renovasjon vil jeg legge på det enkelte bygg/anlegg for kirkebygg på 411
7. Faktura - spørsmål, korrigering m.v. - utgifter som angår årets budsjett på arkivkode 112
8. Vask og stell av håndduker angår eksempelvis drift av kirkebygget - arkivkode 411.
9. TONO og Kopieringsavtalen KOPINOR - arkivkode 041.5
10. Porto - tjenesteytingsavtale med kommunen arkivkode 110. Porto for øvrig arkivkode 042.
11. Graving på kirkegården - arkivkode 551
12. Søknad om kirkeoffer ut - arkivkode 317.
Denne arkivnøkkelen er svært lik statsnøkkelen når det gjelder klassene 0, 1 og 2.
Det er bare gjort noen språklige tilpasninger.
Vi rår ikke til at du tar i bruk ledig hovedgrupper, dette er ledige plasser er for eventuelt senere utbygging av nøkkelen.
Dersom du har behov får å ta i bruk nye grupper kan du gjøre dette ved å ta i bruk undergrupper som for eks 317.0 generelt. 317.1 (Tekst) 317.2 (tekst) osv.
Spørsmål:
Det gjelder budsjett. Klasse 1: Økonomi er grei, men ser jeg på tilskott under 15 forstår jeg det slik at det er tilskott fellesrådet mottar.
Så har jeg vurdert 123 - håndtering av gitt bevilgning - betyr "gitt" i dette tilfelle det fellesrådet gir - eller betyr det "den gitte" - spesielle ?
Svar:
1. Fordeling av budsjett til menighetsrådene - dette er en budsjettsak - arkivkode 112 - årsbudsjett
2. Arkivkode 123 bruker du når det gjelder saker om gitte bevilgninger til bestemte formål. Når fellesrådet for eksempel får et tilskudd til ett bestemt formål - eksempelvis tilskudd på 100.000,- til vedlikehold av kirkebygget - altså hvordan denne bevilgningen skal disponeres eller brukes.
Spørsmål:
Det gjelder aksjer. Menighetsrådet her på stedet eier noen aksjer i Mediehuset Vårt Land as. Det har kommet innkalling til ekstraordinær generalforsamling vedlagt vedtektene. Jeg har tenkt på aksjer, økonomi og utbytte. Men finner ingen plass. D.v.s., jeg lurer på om det kan plasseres i 016.
Svar:
I felles arkivnøkkel for statsforvaltningen er aksjer plassert i hovedgruppe 17.
Riktig plassering av aksjepapirer, generalforsmling m.v. må bli 171 plassering av midler.
Med eventuell undergruppe 171.1 Generalforsamling og vedtekter
Spørsmål:
Skal telleverksavlesing for kopimasking arkiverast? Og kva med beskjed om rentejustering på leasingavtaler? Og ev. kva arkivkode?
Svar:
1. Tellevertavlesning for kopimaskin har ingen arkivverdi, det er vel mer en regnskapssak. Jeg vil ikke tilrå arkivering. Dersom du vil ta vare på disse4 opplysningene for et kortere tidsrom, for eks i ett eller to år legger du disse opplysningene på arkivkode 041.5. Pass da på å kassere når dokumentet ikke lenger har arkivverdi.
2. Rentejustering av leasingavtaler kan ha arkivverdi så lenge leasingavtalen er aktiv. Arkivkode er i så fall 124 - innkjøpsavtaler - det er en regnskapssak. Pass på å kassere dokumentet nå det ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Stillinger og personell (Klasse 2)
Spørsmål:
Nå driver vi med opplæring av menighetsråd og fellesråd. Hvor skal dette arkiveres? Det er nyttig å arkivere om det ikke er arkivverdig. Vi har vurdert tre poster : 273, 274 og 277.
Svar:
Hovedgruppe 27 gjelder også opplæring av tillitsvalgte, arkivgruppe 277 vil være riktig å bruke i sammenheng med opplæring av menighetsråd og fellesråd.
Arkivgruppe 273 og 274 brukes ved opplæring av egne ansatte, avhengig av om opplæring foregår internt eller eksternt.
Spørsmål:
Eg held på å gå gjennom arkivet for perioden 2002-2005.
Skal brev frå fagforeninga ang. kven som er medlem og trekk kontingent bevarast eller kastast?
Svar:
Dette er saker du kan kassere etter at de ikke lenger har interesse for arkivskaper. Du må vurdere hvor lenge slike saker har aktualitet. Aktuell kassasjonsdato er senest når vedkommende ansatt har sluttet.
Spørsmål:
Som saksbehandler for domprosten er det jeg som har fått ansvaret for å bygge opp og ajourføre arkivet for domprosten.
Problemstillingen jeg har lyst til å ta opp, er forholdet mellom biskop og domprost når det gjelder arkivering.
De fleste prestene er ansatt av bispedømmet, mens det er domprosten som er deres nærmeste overordnede. Det innebærer at vi har bygget opp er system med personalmapper hos domprosten. Spørsmålet mitt er hvor mye av brever m.m. som vi skal arkivere hos oss. Det gjelder brev som er sendt til og fra biskop/bispedømmeråd med kopi til domprosten, og eventuelt hvor lenge slike brev skal arkiveres hos oss.
Svar:
Når det gjelder personalsaker for prestene er det bispedømmerådet som er arbeidsgiver og som dermed også skal ha et personalarkiv. Et viktigm prisnipp i arkivlovgivningen er at et dokument kun skal lagres ett sted. Samtidig seg jeg at det er behov for prosten å lagre dokumenter i sin daglige drift, spesielt for å være orientert om dokumenter som løper i forvaltningen. I denne sammenhengen er det viktig at de dokumenter som blir lagret andre steder, for eks. hos prosten, soknepresten, menighetsrådet og kirkelig fellesråd, blir tatt ut av arkivet og kassert når dokumentene ikke lenger har verdi for forvaltningen. De dokumentene som skal lagres og tas vare på av prosten er egenproduserte dokumenter, og dokumenter som er viktige for å dokumentere prostens funksjon i samfunnet.
Kirkelig virksomhet (Klasse 3)
Spørsmål:
Hvor legger vi anbud/prisavtale på trykking av menighetsblad? Dette strekker seg over mer enn et budsjettår. Mer generelt: hvor legger vi økonomisaker knyttet til deler av virksomheten som er mer langsiktige enn årsbudsjettet? På klasse 1 eller 3?
Svar:
Jeg ville lagt saken på 308 og laget meg undergrupper slik:
308.0 Generelt
308.1 Økonomisaker menighetsblad
308.2 Redaksjon
308.3 Plan for utgivelser og tema
308.4 ......... osv
308.9 Annet om menighetsblad
Du har lov til å bygge ut nøkkelen etter behov knyttet til de enkelte grupper. Du har ikke lov til å ta i bruk ledige hovedgrupper og grupper.
Spørsmål:
1. Kor skal kontrakt om mentortjeneste i trusopplæringa arkiverast? Skal den under klasse 3 Kyrkjeleg verksemd - undergruppe 331 Trusopplæring eller høyer den til under klasse 2 Stillinger og personell - undergruppe 27 Personalpolitikk, utvikling, opplæring?
2. Var på eit kurs ang. arkiv for nokre år sidan. Der var det snakk om at alt skulle arkiverast etter emne ikkje sak. Bortsett frå bygg, der kunne me tenkja sak/ prosjekt. Me har eit prosjekt vedr. glaskunst til kyrkja. Korleis skal me tenkja arkivering ang. dette? Kyrkjeverje har oppretta ei sak under 411.1. som han har kalla glasskunst .. kyrkja der han arkiverer alle dokument vedr. prosjektet. Avtale med kunstnar, søknad om tilskot, finansiering og liknande. Er dette ok, eller må dokument verd. finansiering og tilskot arkiverast under klasse 1 ?
Svar:
1. Begge dine forslag kan brukes, men jeg ville lagt kontrakten om mentortjeneste på arkivkode 331. Her kan du eventuelt lage undergrupper slik: 331.0 Generelt, 331.1 Mentortjeneste, 331.2 ............. osv. Når jeg vil bruke denne arkivgruppen er det fordi at dette er en avtale med noen som ikke er tilsatt i din virksomhet. Klasse 2 gjelder i hovedsak ansattes forhold i virksomheten. Mentorene skal drive en form for opplæring og gi gode råd og veiledning.
2. Arkivkode 411.1 er helt rett. Når det gjelder finansiering av prosjektet er det en sak som vil bli behandlet budsjettmessig, og som da i sin tur kommer under Klasse 1.
Spørsmål:
Når vi får telefoner fra personer som ønsker/trenger ny dåpsattest og vigselsattest, skal da kopi til kopiboka? Dåpsattesten/vigselsattesten er jo registrert i kirkeboka tidligere
Svar:
Nei ingen kopi til kopiboka, det er nok med en merknad i kirkeboka om at attest er sendt. (Dato)
Spørsmål:
Skal vi oppbevare prøvingsattest/melding om vigsel/vigselsbok til ”evig tid”? De føres jo ikke inn noe annet sted.
Svar:
I bevarings- og kassasjonsregler står det følgende om ditt spørsmål:
Ekteskapsmeklinger Gjelder innkomne begjæringer om mekling og annet grunnlagsmateriale
yngre enn 1900 for protokollasjon i protokollene for prøving av ekteskapsvilkår (eller
eventuelt i dagsregistrene). Alt kasseres så snart meklingen er fullført unntatt gjenparter av
meklingserklæringer som bevares i 2 år.
Brudefolks egenerklæringer kasseres etter 5 år, jf Kirke- og undervisningsdepartementets
rundskriv 30.01. 1990
Forlovererklæringer kasseres etter 1 år, jf Kirke- og undervisningsdepartementets rundskriv
30.01, 1990
Meldinger til annen menighet om vielse kasseres etter registrering i kirkebøkene til
henholdsvis menigheten der vielsen ble utført og menigheten som mottok meldingen
Du må forholde deg til bestemmelsene som er fastsatt av Riksarkivaren.
Kirker, menighetshus, presteboliger (Klasse 4)
Spørsmål:
Det gjelder skjøter på eiendom. Ser på arkivsida til KA at skjøter skal arkiveres på det enkelte bygg/anlegg.
Men disse skal jo lagres til "evig" tid. Flytter vi de over i neste arkiv ved skifte av periode, eller? Vi kan vel ikke avlevere dem heller om ca. 25 år?
Svar:
Ja - de saker som ikke er utgått på dato tar du med deg.
Kirkelige eiendommer
Spørsmål:
Kan du kan gi meg forslag til arkivkode for: Rundskriv fra kultur og kirkedepartementet om "overføring av kirkelige eiendommer fra kommunene til kirkelig fellesråd"?
Skal det ligge under klasse 0, 4 eller 5.
Problemet er at både kirker og kirkegårder er berørt i rundskrivet og derfor vil både klasse 4 og 5 være naturlig. Men arkivkode 030 synes like riktig.
Det vil også dukke opp spørsmål senere hvor skjøtene skal arkiveres og eventuell avtale med kommunen om eiendomsoverdragelsene. Kan alt som omfatter denne saken arkiveres på samme plass som rundskrivet.
Svar:
I følge bevarings- og kassasjonsbestemmelser, se arkivforskriften § 3-19 skal ikke rundskriv arkiveres. Men det er en del unntak til denne bestemmelsen. Når et rundskriv vil være et viktig dokument i saksbehandlingen må det selvfølgelig legges i arkivet sammen med saken. Rundskrivet fra KKD er eksempel på et rundskriv som må tas vare på.
Jeg vil anbefale at du legger rundskrivet på 410 eller 510 - dette er et generelt rundskriv om eiendomsoverføring av kirkelige eiendommer.
Skjøtene for de enkelte eiendommer vil jeg legge på de enkelte bygg og anlegg på 411 og 511. Dette er som du ser av arkivnøkkelen dossiermapper som vil inneholde ulike emner - deriblant eiendomsoverdragelser.
Kirkegård, kremasjon og gravferdvirksomhet (Klasse 5)
Spørsmål:
1. Skjema begjæring om kremasjon som kommer fra begravelsesbyråene. Vi arkiverer skjema om kremasjon, men finner ikke i loven hvor lenge de skal oppbevares.
2. Kremasjonspapirer hvor vedkommende er gravlagt, hvor lenge skal de oppbevares?
Svar:
1. Se bevarings- og kassasjonsbestemmelser hovedgruppe 55. Kasseres senest 20 år etter gravlegging dersom saken ikke er av spesiell interesse. Du avgjør hvor lenge den skal bevares.
2. Se svar på spørsmål 1.
