Planarbeid

Planarbeid er et viktig hjelpemiddel for å ivareta oppgaver og ansvar som er lagt til menighetsråd og kirkelig fellesråd. Ved å bruke planarbeid som verktøy kan rådene:

• identifisere de utfordringer de står overfor
• avklare hvilke tiltak som kan være nyttige for å møte utfordringene
• prioritere bruk av tilgjengelige ressurser

Samspill mellom menighetsråd og fellesråd

Når kirkelig fellesråd skal utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomheten i kommunen, må fellesrådet ta hensyn til både de forslag som kommer fra menighetsrådene, og de behov som er knyttet opp mot forvaltning av kirker og kirkegårder.

Det bør utvikles faste rutiner for samspillet mellom menighetsrådene og kirkelig fellesråd i planarbeidet slik at alle aktører vet hvilke frister som gis og hvilke møtepunkter det legges opp til.

Viktig å synliggjøre ressurser

En viktig del av planarbeidet er å synliggjøre hvilke ressurser som trenges for å gjennomføre planene. Dette er et vesentlig element i den økonomiplan som kirkelig fellesråd gjennom § 6 Forskrift om økonomiforvaltningen i sokn i Den norske kirke, er pålagt å utarbeide.

Fellesrådet er pålagt både å utarbeide en samlet plan for hele den kirkelige virksomhet i kommunen og å utarbeide en rullerende økonomiplan som skal omfatte minst de fire kommende år. Fellesrådet må selv avgjøre om en ønsker å utarbeide en overordnet plan som økonomiplanen skal bygge på, eller om disse to plandokumentene skal være identiske.

Økonomiplan som overordnet kirkelig plan

For å unngå mange plandokumenter kan det være en fordel å la økonomiplanen være den overordnede planen for kirkelig virksomhet. Dersom en velger å løse oppgaven slik, er det viktig å passe på at planen også omtaler menighetsrådenes samlede virksomhet, inkludert den delen som er finansiert av egne midler.

I større kommuner kan det være krevende å få dette til. Det kan da være et godt alternativ å utarbeide en overordnet plan som omfatter all kirkelig virksomhet. I etterkant kan det som skal inkluderes i økonomiplanen, trekkes ut fra den overordnede planen. I slike tilfelle er det viktig at det i økonomiplanen blir vist til den overordnede planen og at kommunen blir gjort oppmerksom på det samlede omfang av den kirkelige virksomhet.

Uansett hvordan en velger å løse sammenhengen mellom økonomiplanen og overordnede mål og planer for den samlede kirkelige virksomheten, er det viktig at prioritering av nye tiltak, blir gjort med grunnlag i de behov en har og i de vurderinger rådene har gjort av hvordan eksisterende aktivitet og ressurser dekker disse behovene. Det er også viktig å synliggjøre at kirkelig virksomhet har flere finansieringskilder.

Realistiske planer

I en plan må en alltid veie mot hverandre hva en ønsker å gjøre og hva som er realistisk å få gjort. Det finnes ikke fasitsvar på hvor stor del av det en gjerne vil realisere, som skal nedfelles i den planen en er pålagt å utarbeide. Generelt bør man være oppmerksom på at en plan både skal rette blikket framover samtidig og gi hjelp til å utvikle konkrete handlingsalternativ. Å finne den gode balansen mellom utfordringer som det må arbeides for å finne nye ressurser til, og arbeidsinnsats for å utnytte eksisterende ressurser på en best mulig måte, er en av oppgavene fellesråd og menighetsråd står overfor når virksomheten skal planlegges.