Rutiner ved tilsetting i stillinger som forutsetter vigsling/tjenestebrev
Diakon, kateket og kantor skal i hht tjenesteordningene § 4 vigsles som vilkår for arbeidsforholdet, og motta tjenestebrev fra biskopen. 
Dette rundskrivet gjennomgår hvilke rutiner som anbefales i den sammenheng. Rundskrivet er forelagt Kirkedepartementet, Kirkerådet og Bispemøtet.

Bakgrunn
Etter gjeldende ordning, er det fellesrådet (inkluderer menighetsråd i kommuner med ett sokn) som tilsetter og har arbeidsgiveransvar for alle tilsatte som lønnes over fellesrådets budsjett. Dette innebærer at fellesrådet har ansvar for og styrer alle faser i en tilsettingsprosess, og velger den blant søkerne som skal tilbys stilling. Valget skal skje etter et saklig skjønn innenfor rammen av de bestemmelsene som gjelder (jfr Kirkeloven § 14, 3. ledd, Arbeidsmiljøloven kapittel XI A, Hovedtariffavtalen kapittel 1, § 2, Hovedavtalen §§ 9 og 10 og lokalt reglement). Menighetsrådet kan ha stillinger på eget budsjett i tillegg til stillinger i fellesrådet. Tilsvarende prosedyre vil da gjelde for menighetsrådet.
I tilsettingsprosessene i fellesråd/menighetsråd har ikke biskopen noen regulert status som part i forvaltningslovens forstand. 
Kirkemøtet har med hjemmel i KL § 24 fastsatt tjenesteordninger for diakoner, kateketer og kantorer. Tjenesteordningene har felles ordlyd i § 4, der det heter:
Tilsetting skjer med forbehold om vigsling og at biskopen gir tjenestebrev.
Dette innebærer at tilsettingen normalt vil være ugyldig dersom biskopen skulle ha grunner til ikke å ville vigsle og/eller utstede tjenestebrev. Det er derfor svært viktig at rutinene og saksbehandlingen ved tilsetting av slike stillinger er avklart og kvalitetssikret, både av hensyn til arbeidsgiver, biskopen og søkeren selv.

Vigsling / tjenestebrev
Vigsling av diakon, kateket og kantor skjer én gang for den enkelte person, mens tjenestebrev utstedes ved tiltredelse i hvert nytt arbeidsforhold. Vigslingen skjer etter forordnet liturgi, og i vigslingshandlingen forplikter diakon/kateket/kantor seg ved løftesavleggelse på følgende:
Diakon:
•	at du i vitnesbyrd og sjelesorg legger fram Guds ord klart og rent, som det er gitt oss i Den hellige skrift, og som vår kirke vitner om det i sin bekjennelse,
•	at du viser omsorg for nestens liv og velferd, arbeider for å bedre de svakes kår, og bærer dem fram for Gud i bønn og påkallelse med takk,
Kateket:
•	at du i din forkynnelse og undervisning legger fram Guds ord klart og rent, som det er gitt oss i Den hellige skrift, og som vår kirke vitner om det i sin bekjennelse,
•	at du lærer og rettleder menighetens lemmer og alle søkende, så de kan lære Gud å kjenne og få kunnskap om hans vilje, og at du bærer dem fram for Gud i bønn og påkallelse med takk,
Kantor:
•	at du leder sangen og musikken i Guds hus, slik at menigheten i ånd og sannhet kan bære fram sitt lovprisningsoffer til Herren,
•	at du gjennom salmer, hymner og åndelige sanger lar Guds ord lyde klart og rent, som det er gitt oss i Den hellige skrift, og som vår kirke vitner om det i sin bekjennelse,

For alle tre identisk:
•	at du også selv av hjertet legger vinn på å leve etter Guds ord, og i studium og bønn trenger dypere inn i de hellige skrifter og den kristne tros sannheter.
Prosedyre
KA anbefaler i samråd med Bispemøtet følgende prosedyre for tilsetting av stillinger som forutsetter vigsling i hht tjenesteordningene. Primært gjelder dette for diakon, kateket og kantor, men gjelder også for prest i fellesråds-/menighetsrådsstilling.
•	Ved rekruttering til alle stillinger som forutsetter vigsling/tjenestebrev, må denne forutsetningen gå tydelig fram i utlysingsteksten, slik at søkere på tidlig stadium er kjent med dette kravet. Det bør vises til tjenesteordningenes § 4.
•	Det er viktig å skjelne mellom fellesrådets tilsettingsmyndighet og biskopens vigslingsmyndighet. Vi fraråder derfor at arbeidsgiver oversender søkerliste til biskopen eller at biskopen på andre måter blir involvert i tilsettingsprosessen. (Biskopen har heller ikke rett til å få tilsendt utvidet søkerliste eller andre søknadspapirer).
•	I tillegg til referanseinnhenting, bør fellesrådet gjennomføre intervju med alle aktuelle søkere, så langt det er mulig ved personlig frammøte. Under intervjuet bør arbeidsgiver vise til forpliktelsene i vigslingsliturgien, og spørre søkeren om det foreligger kjente hindringer for at biskopen vil kunne vigsle/gi tjenestebrev. KA forutsetter at fellesrådet som kirkelig organ legger dette til grunn for hvem som tilbys stilling. KA viser også til bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven § 55 A. Søkere bør under intervjuet også informeres om videre prosedyre som vil bli fulgt overfor bispekontoret.
•	
Etter at tilsettingsvedtaket er foretatt, skal arbeidsgiver umiddelbart informere biskopen om vedtaket. Samtidig anmoder arbeidsgiver om at biskopen klargjør skriftlig om vedkommende som er tilbudt stilling kan bli vigslet/motta tjenestebrev. For dem som allerede er vigslet, vil anmodningen kun gjelde tjenestebrev. Fristen for tilbakemelding fra biskopen bør sammenfalle med den fristen som den som er tilbudt stilling får for å bekrefte at han/hun tar imot tilbudet. 
•	Det er arbeidsgiver som fastsetter fristen for tilbakemelding, men den bør settes etter samråd med bispekontoret. Her vil motstridende interesser kunne møtes: Biskopen har behov for tid til å innkalle til samtale, – arbeidsgiver har som regel tidspress på seg for å få stillingen besatt, og må sikre seg at de neste på lista over innstilte fortsatt er aktuelle dersom nr 1 velger å takke nei til tilbudet om stilling. KA mener at maksimum to uker bør være et rimelig kompromiss, og alle involverte bør kunne innrette seg på dette. Brevet til biskopen bør inneholde adresse/telefon til den som er tilbudt stillingen, slik at det raskt kan opprettes kontakt. 
•	Dersom den som tilsettes ikke er vigslet fra før, vil det ikke være et krav at selve vigslingen gjennomføres før arbeidsforholdet formaliseres. Det er tilstrekkelig at biskopen skriftlig har bekreftet at vigsling vil finne sted. Gudstjeneste med vigsling vil normalt bli gjennomført tidligst etter tiltredelse i stillingen.
•	Tilsettingsvedtaket vil være offentlig, på lik linje med andre tilsettinger i fellesrådet/menighetsrådet.
•	KA minner om at det skal lages arbeidsavtale senest en måned etter tiltredelsen, jfr AML §§ 55 B og C.

Frank Grimstad
adm. dir