Saksbehandling ved nedbemanning

Mange menighetsråd/fellesråd har nå en så vanskelig økonomisk situasjon
at de må vurdere nedbemanning.  Dette rundskrivet gir en oversikt over
fremgangen i slike saker.

KA mottar nå mange spørsmål om saksbehand-ling i forbindelse med forberedelse til og gjennom-føring av nedbemanning.  Dette er ofte saker som er følsomme og vanskelige å behandle da de kan være både menneskelig belastende og juridisk kompliserte.  Det anbefales å ta kontakt med KA tidlig i prosessen slik at menighetsrådet/felles-rådet kan få rådgivning allerede fra oppstart av behandlingen.  KA er også behjelpelig med å ut-forme de nødvendige dokumenter i en eventuell oppsigelsessak i hele eller deler av stilling.

Det er relevante bestemmelser om behandling av nedbemanningssaker i Arbeidsmiljøloven kap. XII, Forvaltningsloven og avtaleverket.  Prosedyren nedenfor er utformet for å oppfylle disse bestemmelsene.  Dette rundskrivet er ment som en hjelp til å se gangen i en sak.

En sak om nedbemanning vil ha tre faser:

Fase 1 – Vurdering av innsparingstiltak
Når et råd har kommet i en økonomisk situasjon der det ikke lenger er mulig å opprettholde driften på samme nivå som tidligere, vil det være nødvendig å vurdere ulike tiltak.  Når andre muligheter for å oppnå økonomisk balanse gjennom økning av inntekter eller innsparinger på andre driftsposter er uttømt, vil det være nødvendig å vurdere redusert bemanning.  Det første spørsmål rådet da må stille er hvilke aktiviteter/arbeidsoppgaver som skal falle bort.  En vil ikke kunne gjennomføre en nedbemanning uten at det er begrunnet i at arbeidsoppgaver faller bort. Dette kan skje enten ved at tjenester fjernes, eller ved effektivisering på grunn av ny teknologi eller liknende. I arbeidet med å finne frem til aktuelle innsparinger, må en vurdere nøye hvilke konsekvenser det enkelte tiltak vil ha.

Rådet bør så vedta hvilke arbeidsoppgaver som skal falle bort.

Fase 2 – Forberedelse av oppsigelsessak
Etter at det er fattet vedtak om hvilke oppgaver som faller bort, må det finnes frem til de ansatte som vil måtte sies opp.  Grunnprinsippet er at innenfor den arbeidstakergruppe som vil få redusert sine oppgaver, vil under ellers like forhold den som har kortest ansettelsestid i virksomheten måtte sies opp først.  For eksempel vil det ved reduksjon i kirkemusikalsk aktivitet være den kantor/organist som er sist ansatt, som vil bli rammet.

I noen tilfelle vil det ut fra formuleringen ”under ellers like forhold” være saklig grunn til å fravike dette prinsippet.  Det kan være aktuelt f.eks. dersom en av de ansatte har særskilt kompetanse som det er av betydning for virksomheten å kunne beholde.  Et annet forhold som må vurderes er hvordan den enkelte vil bli rammet av en oppsigelse. I denne vurderingen må en se på ting som alder, familieforhold og muligheten for å få annet arbeid. Slike spørsmål vil måtte vurderes nøye i det enkelte tilfelle.

Det skal vurderes om den som rammes kan tilbys annet arbeid i virksomheten.  I en sak som er begrunnet i innsparinger, vil dette sjelden være tilfelle.  Det er likevel viktig at det vises at denne vurderingen er foretatt, jf. Arbeidsmiljøloven § 60 pkt. 2.

Når en har funnet frem til den/de som vil bli rammet, sendes det varsel om oppsigelse.  Dette er et brev der det gjøres rede for at oppsigelse er under vurdering og om hva som er grunnen til dette.  Den ansatte har nå rett til å la seg bistå av fagforening eller advokat, og det kan kreves avholdt drøftingsmøte.  Frist for å kreve drøftings-møte settes gjerne til to uker fra mottagelsen av varselet.

Ordningen med å sende varsel om oppsigelse er ikke hjemlet i Arbeidsmiljøloven, men springer ut av Forvaltningslovens krav om at en sak skal være ”tilstrekkelig opplyst”.

Etter at drøftingsmøte er avholdt eller fristen er utløpt uten at det er fremmet krav om møte, fattes selve vedtaket om oppsigelse.  Dersom ikke noe annet er bestemt i rådets delegasjonsreglement, fattes dette vedtaket av rådet selv.

Selve oppsigelsesbrevet sendes enten re-kommandert eller overrekkes arbeidstakeren personlig.  Brevet skal oppfylle formelle krav i Arbeidsmiljøloven § 57.

Fase 3 – Gjennomføring
Den oppsagte har rett til å kreve forhandlinger og/eller gå til søksmål.  Fristene for dette er angitt i Arbeidsmiljøloven § 61.

Det er viktig å merke seg at den oppsagte har rett til å stå i stillingen inntil det foreligger en retts-kraftig avgjørelse.

Rettskraftig avgjørelse foreligger når ett av følgende er oppfylt:

•	Fristene for å kreve forhandlinger eller gå til søksmål er utløpt uten at disse mulighetene er benyttet.

•	Det er gjennomført forhandlinger uten at oppsigelse er trukket tilbake, og det ikke er fremmet søksmål innen fristens utløp.

•	Det foreligger rettskraftig dom i saken.

Den oppsagte har på visse vilkår i h.t. Arbeidsmiljøloven § 67 fortrinnsrett til ny stilling i virksomheten i ett år fra utløpet av oppsigelses-fristen.

Forhold til organisasjonene
I saker om virksomhetsreduksjon og nedbemann-ing må det påses at de ansattes rett til med-bestemmelse blir ivaretatt.  Det anbefales å in-formere tillitsvalgte så tidlig som mulig i prosessen og å ta dem med på drøftinger også utover det som følger av de avtalemessige bestemmelser.

Frank Grimstad 
adm.dir.