Nærmere om stillingsbeskrivelser
Ny februar 2013
Vedlegg med forslag til formuleringer til ulike stilinger, finnes nederst i artikkelen
Personalressursene representerer en betydelig verdi, både i direkte kostnader og i kompetanse for virksomheten. Det er derfor av stor betydning at disse ressursene forvaltes på en måte som gjør at de kirkelige virksomhetene kan nå sine mål ved hjelp av motiverte og kompetente medarbeidere under en kvalitativ og målrettet styring og ledelse.
I alle arbeidsforhold skal det inngås en skriftlig arbeidsavtale. I arbeidsavtalen er det normalt beskrevet hva slags stilling det er snakk om (tittel, stillingskode), og i utlysingstekst og andre dokumenter i forbindelse med ansettelsen vil det vanligvis være mulig å lese hva som var forutsetningen for stillingen mht. hovedoppgaver mv.
I tillegg bør det utarbeides en stillingsbeskrivelse som nærmere angir ansvar/oppgaver og organisasjonsmessig plassering. En stillingsbeskrivelse er «ferskvare»: I takt med den generelle utviklingen, endringer i organisasjonen, og endringer i behov for hvilke oppgaver som skal løses i virksomheten, bør stillingsbeskrivelser oppdateres/revideres med jevne mellomrom.
Det som står beskrevet videre i denne veiledningen er i første rekke myntet på menighetsråd/fellesråd som arbeidsgivere. Den generelle innretningen og metodikken vil kunne tilpasses og benyttes i alle virksomheter.
Generelt om stillingsbeskrivelser og utarbeidelse/anvendelse:
1. I motsetning til arbeidsavtalen, som er en gjensidig avtale, er stillingsbeskrivelsen et styringsdokument som i prinsippet fastsettes ensidig av arbeidsgiver. Dokumentet er et uttrykk for hvordan arbeidsgiver utøver sin styringsrett på de elementene som handler om oppgaver/ansvar i den enkelte stilling.
2. Stillingsbeskrivelsene bør være formålsorienterte og være knyttet opp til de mål som er formulert i menighetsrådenes/fellesrådets plandokumenter.
3. Stillingsbeskrivelsene må være tilstrekkelig konkrete og presise til at det er mulig å fastslå om arbeidstakeren oppfyller de kravene som er stilt til måloppnåelse. På denne måten er beskrivelsen et utgangspunkt for medarbeidersamtalen. Det er ikke unaturlig at for enkelte yrkesgrupper vil beskrivelsen av oppgaver være orientert med tidsavgrensninger, f.eks. hva som skal være prioriterte oppgaver i menighetsarbeidet i en konkret sesong eller periode. Horisonten bør normalt ikke være for kort, f.eks. to til tre år. Mer kortsiktige mål avklares løpende i medarbeidersamtaler.
4. Stillingsbeskrivelsen må på den annen side være tilstrekkelig åpen, slik at det er mulig for daglig leder å bruke arbeidskraften dynamisk etter virksomhetens behov innenfor rammen av den inngåtte arbeidsavtalen. En for detaljert beskrivelse kan lett bli oppfattet som om at det som ikke står, heller ikke er arbeidstakerens ansvar/oppgaver.
5. En stillingsbeskrivelse vil normalt bli utarbeidet i nært samarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. En bør tilstrebe så langt råd er å oppnå enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om innholdet i stillingsbeskrivelsen, for at den skal danne et godt grunnlag for samarbeid og dialog. Blir det likevel etter drøftinger ikke mulig å oppnå enighet, er det arbeidsgiver som til slutt fastsetter stillingsbeskrivelsen.
6. Innholdet i stillingsbeskrivelsen for en ansatt kan i stor grad berøre menighetsrådet. I en del stillinger handler det om realisering av menighetsrådets ansvar for at kirkelig undervisning, kirkemusikk og diakoni innarbeides og utvikles i soknet, jf. kirkeordningen § 12 annet ledd. Også øvrige stillinger, f.eks. kirketjener, utfører oppgaver som har stor betydning for menighetsrådets virksomhet. I kirkeordningen § 17 tredje ledd , heter det: Før tilsetting og fastsetting av instruks skal vedkommende menighetsråd gis anledning til å uttale seg. På denne måten søkes ivaretatt på den ene siden menighetsrådets ansvar for den kristelige virksomheten i soknet, og fellesrådets ansvar som arbeidsgiver på vegne av soknet, jf. kirkeordningen § 17 tredje ledd på den annen side. KA anbefaler at fellesrådet involverer representant for menighetsrådet når det arbeides med stillingsbeskrivelser for stillinger som er sentrale for menighetsrådets ansvarsområder. Det er likevel fellesrådet som arbeidsgiver som endelig fastsetter stillingsbeskrivelsen ut fra helhetlige hensyn.
For kateket, diakon og kantor skal i tillegg soknepresten gis anledning til å uttale seg, jf. resp. tjenesteordning fastsatt av Kirkemøtet, § 3 tredje ledd.
Forholdet til vigsling og tjenesteordningene fastsatt av Kirkemøtet
For tre stillingskategorier, kateket, diakon og kantor, har Kirkemøtet fastsatt tjenesteordning bl.a. med hjemmel i kirkeordningen § 28 andre ledd bokstav c, og har forskrifts status. Alle tjenesteordningene har et punkt om tjenestens formål (§ 2) og et om tjenestens rammer (§ 3). For alle tre tjenestekategoriene er det forutsatt at de er vigslet til tjenesten iht. fastsatt liturgi (§ 5).
Tjenesteordningene har som formål å kvalitetssikre personell som har sentrale oppgaver i Dnk med læremessig innhold. Dette gjøres ved bl.a. å regulere kvalifikasjonskrav (§ 4) og overordnede beskrivelser av hovedinnholdet i tjenesten. I tillegg stilles det krav om at den ansatte skal vigsles etter forordnet liturgi. Disse bestemmelsene må både arbeidsgiver og arbeidstaker innrette seg etter.
Tjenesteordningenes § 3 om rammene er ikke uttømmende for hvilke konkrete oppgaver den ansatte skal utføre. Innenfor de rammene som er regulert, er det arbeidsgiver som på vanlig måte fastsetter arbeidsoppgaver og ansvarsområder gjennom en stillingsbeskrivelse, og prioriterer mellom arbeidsoppgaver som det er rom for i den enkelte stilling. Når det gjelder omfanget av deltakelse i gudstjenester for kateket og diakon, er dette også noe som arbeidsgiver bestemmer ut fra en totalavveining av ressursbruken, jf. Retningslinjer for kateketens og diakonens gudstjenestlige funksjoner pkt 1.3. Kvantifiseringen av deltakelsen bør stå i forhold til det arbeidsfeltet de representerer.
Vigsling er en liturgisk handling som ved løftesavleggelse skjerper arbeidstakerens lojalitetsplikt og livsførsel ut over det som framgår av arbeidsrettslige forutsetninger. At en arbeidstaker er vigslet, vil ikke på noen måte begrense arbeidstakerens plikt til å innordne seg under arbeidsgivers ledelse.
Kirkemøtets planer
Kirkemøtet har fastsatt Plan for kirkemusikk, Plan for diakoni og Plan for trosopplæring. I disse dokumentene kan det hentes ideer og forslag til lokale planer, og til rammer og innhold for de aktuelle stillingene.
Oppbygging av stillingsbeskrivelser
Det foreligger ingen regulerte krav til hva en stillingsbeskrivelse skal inneholde. Arbeidsgiver kan derfor på selvstendig grunnlag vurdere hva som passer for egen virksomhet. Ut fra erfaringer, er det mulig å antyde en inndeling med stikkord for tjenlige formuleringer for de vanligste stillingstypene i den lokale kirke.
Stillingsbeskrivelsen skal være et dokument som gjelder for den konkrete, navngitte arbeidstakeren som er ansatt i virksomheten. Likevel kan det noen ganger være nyttig med en generell stillingsbeskrivelse som er utarbeidet for søkere til en stilling, for å kunne bli kjent med forventningene til arbeidet i stillingen. Denne kan danne utgangspunkt for dialog med den som ansettes. Forhold som gjelder stillingsanalysen og ansettelsesrutinene hører derfor normalt hjemme i andre dokumenter, f.eks. hvem som tilsetter og krav til kvalifikasjoner mv. Utlysingsteksten har imidlertid betydning for utforming av stillingsbeskrivelsen, idet formuleringene her danner utgangspunktet for hva arbeidstakerne har blitt forespeilet ved ansettelsen.
Det er likevel heller ikke slik at beskrivelser i utlysingen binder for all framtid. De fleste ansatte får endringer i sine oppgaver over tid, som en del av utvikling av virksomheten, endringer rammevilkår og samfunnsutviklingen generelt. Slike endringer bør nedfelles i stillingsbeskrivelsene etter hvert som endringene oppstår, og følges opp også på andre områder i virksomheten, f.eks. i kompetanseplanene.
Nedenfor gjennomgås det som vil være normale avsnitt i en stillingsbeskrivelse, og hva som bør vurderes tatt med.
1. Formalia
Her må den ansattes navn, fødselsnummer og stillingskode og stillingsbenevnelse framgå, samt navn på arbeidsgiver og referanse til arbeidsavtale.
2. Formål med stillingen
På dette punktet formuleres hva som er målsettingen med stillingen. Punktet bør språklig knyttes opp til beskrivelser i virksomhetens mål- og plandokumenter, ev. det som finnes i planer fastsatt av Kirkemøtet, eller formål som er ligger konkret i selve stillingstypen.
Eksempler på formuleringer som kan flettes inn er gitt i vedlegg A.
3. Organisasjonsmessig plassering
Hensikten med dette punktet er å beskrive hvem som er den ansattes nærmeste overordnede som vedkommende dermed skal rapportere til og henvende seg til angående arbeidsforholdet. Likedan kan dette punktet gjenta fra arbeidsavtalen hva som er tjenestedistrikt (fellesrådsområdet), og hva som er arbeidsstedet for tiden, ev. hva som er utpekt som hovedarbeidssted jf. Særavtale om reiseregulativet pkt 4.
Dersom det for stillingen er andre enn nærmeste overordnet som har instruksjonsmyndighet i enkelte forhold, bør det omtales her. Dette er aktuelt for kirkelig betjening som har arbeidsoppgaver ved gudstjenester og kirkelige handlinger, der forrettende prest leder og har avgjørelsesmyndighet, jf. Tjenesteordning for menighetsprest § 7 annet ledd og Tjenesteordninger for hhv. kateketer, diakoner og kantorer § 7.
Dersom den ansatte er vigslet, kan det under dette punktet tas med at vedkommende står under biskopens tilsyn og er forpliktet på det løftet som ble gitt ved vigselshandlingen.
Dersom den ansatte i sin stilling har personalansvar for andre ansatte, dvs har mellomlederansvar, eller hvis det ligger et selvstendig faglederansvar til stillingen, bør dette nevnes her. Nærmere utdypning av hva dette leder/faglederansvaret består i vil systematisk høre hjemme i avsnittet nedenfor.
4. Hovedoppgaver – ansvar
Her beskrives denne konkrete stillingens hovedoppgaver, hvor det er tatt hensyn til stillingsstørrelse, kompetansekrav og andre lokale forhold.
Beskrivelsen bør være tydelig nok til at den ansatte er informert om hva som er arbeidsområdet, hvilke hovedoppgaver vedkommende skal utføre, og som det ev. er knyttet selvstendig ansvar i forhold til. Det bør være med et punkt om at arbeidstakeren også skal utføre oppgaver som pålegges av nærmeste overordnede.
Når det gjelder konkrete aktiviteter i menighetene, kan dette gjerne navngis og spesifiseres, ev. også med kvantifisering mht antall samlinger: klubber, grupper, kor, konserter mv. Dette forutsetter et aktivt og dynamisk arbeid med stillingsbeskrivelser, slik at de ikke blir utdatert. Dersom man er i en fase med utprøving eller endring av satsingsområder, kan hovedoppgavene godt være beskrevet for en periode, og at det etter denne perioden skal evalueres om dette var gode prioriteringer.
Det kan gjerne lages et underavsnitt med «øvrige oppgaver» som ikke naturlig kan karakteriseres som hovedoppgaver.
Hovedoppgavene bør formuleres med tanke på å kunne være naturlig utgangspunkt for medarbeidersamtale.
Eksempler på formuleringer som kan flettes inn er gitt i vedlegg B.
5. Andre forhold
Her kan det settes inn f.eks. bestemmelser om taushetsplikt, henvisning til regler for sikkerhet og andre reguleringer som ikke passer inn i andre avsnitt.
6. Kriterier for jobboppfyllelse
Beskrivelsene her må stå i nøye sammenheng med formålet for stillingen, og hovedoppgaver/ansvar. Kriteriene må være realistiske og har et dobbelt sikte: for arbeidsgiver som en del av oppfølging og kontroll knyttet til medarbeidersamtalen, for arbeidstakeren mulighet til å vite når arbeidet er «godt nok». Det er viktig ikke å beskrive dette som en uttømmende liste, men momenter som kan bidra til en dynamisk dialog om arbeidsutførelsen.
Eksempler på formuleringer som kan flettes inn er gitt i vedlegg C.
7. Vedtak/datering/signatur mv
Virksomheten må avklare hvilken instans som skal fastsette stillingsbeskrivelsene. Det er ikke uvanlig at slik myndighet er lagt til administrasjonsutvalget, særlig der også tilsettingsmyndighet er lagt til dette utvalget.
Siden utformingen av stillingsbeskrivelser er en så sentral del av utøvelse av arbeidsgivers styringsrett, er det ikke opplagt at disse dokumentene er underlagt medbestemmelse i administrasjonsutvalget. Alternativt utvikles dokumentene i samråd med den enkelte ansatte, og fastsettes av arbeidsgiver, enten som vedtak i fellesrådet, eller delegert til administrativ beslutning hos daglig leder/kirkeverge.
Det bør framgå tydelig av dokumentet når det er vedtatt. Signatur fra arbeidstaker vil signalisere både at det ev. er konsensus om innholdet, og at arbeidstakeren er innforstått med innholdet i stillingsbeskrivelsen.
