Høring – Elektronisk registrering av kirkelige handlinger

Fornyings- administrasjons- og kirkedepartementet
Kirkeavdelingen
Boks 8004 Dep
0030

Vår dato: 18.11.2011 Vår ref.: KA-9723 Deres dato:16.9.11 Deres ref.: 10/3201 Saksbehandler: Øystein Dahle

Høring – Elektronisk registrering av kirkelige handlinger

Vi viser til deres brev av 16. september 2011 med høringsnotat om endringer i forskrift om Den norske kirkes medlemsregister.

KA er i utgangspunktet svært positiv til at den gamle ordningen med papirbasert kirkebokføring nå kan avløses av en elektronisk registrering av kirkebokopplysninger. En slik omlegging har vært sterkt ønsket i flere år, og det legger grunnlaget for en bedre og mer framtidsrettet håndtering og dataflyt av nøkkelinformasjon om kirkens virksomhet. Vi tror at det nye og utvidede medlemsregisteret vil kunne bli et nyttig verktøy for lokalt kirkelig arbeid, og at systemet på sikt vil kunne gi forenkling og bedre forvaltning.

KA har følgende merknader til høringsnotatet:

Ansvar for kirkebokføring

Gjeldende ordningen med kirkebokføring er beskrevet i utredningen ”Nytt kirkebokregister for Den norske kirke” utgitt av Kultur- og kirkedepartementet i 2003. Her står det bl.a. følgende om ansvar mv for kirkebokføring:
”Tjenesteordningen for menighetsprester av 19. oktober 1990 § 13 pålegger soknepresten ansvaret for kirkebokføringen for hele prestegjeldet, med mindre en annen prest er pålagt å føre kirkebøker for et sokn eller distrikt. (…) Kirkebokførende prest kan delegere føringen av kirkeboken og attestutstedelsen til ansatt kontorhjelp, jf. departementets rundskriv 11. februar 1980. Dette gjøres i stor utstrekning i praksis.”
Fram til nå har det på grunnlag av bl.a. omtalen av kirkebokføring i tjenesteordningen for menighetsprester vært lagt til grunn at kirkebokføring av har vært et ansvar for den statlige prestetjenesten. Det følger av dette at kirkelig fellesråd ikke har hatt noe pålegg eller forpliktelse til å utføre arbeid knyttet til kirkebokføring. KA er vel kjent med at et stort antall fellesrådet har valgt å tilrettelegge for mer prestetjeneste ved å tilby sekretærhjelp for presten til føring av kirkeboken. I slike tilfeller har kirkebokførende prest det overordnede ansvar for at føringen av kirkeboka gjøres på en tilfredsstillende måte. Mange steder er det imidlertid fortsatt prest som fører kirkebok, eller det utføres av frivillige. 

I følge ”Forskrift for kirkelig medlemsregister” er kirkelig fellesråd og/eller menighetsrådet registeransvarlig for dagens kirkelige medlemsregister. Dette innebærer et overordnet ansvar for lokalt register, herunder bl.a. retting, sletting eller supplering av opplysninger, samt tiltak for datakvalitet og datasikkerhet. Høringsnotatet foreslår at dagens kirkebokopplysninger skal integreres i et utvidet kirkelig medlemsregister, noe som representerer en betydelig utvidelse i datamengde og arbeidsomfang. Samtidig foreslås det at dagens ordning for føring av medlemsregisteret også skal gjøres gjeldende for elektronisk registrering av kirkebokopplysninger. Forslaget medfører så langt vi kan se at det overordnede ansvaret for registrering av kirkelige handlinger overføres fra den statlige prestetjenesten til soknets organer. Samtidig opprettholdes betegnelsen ”kirkebokførende prest” i forslaget, og det er uklart hva som er denne prestens ansvar etter ny ordning. Har kirkebokførende prest fortsatt et overordnet ansvar for registrering av kirkebokopplysinger, eller innebærer forslaget at dette er lagt til fellesrådet? På bakgrunn av bl.a. viktige hensyn knyttet til datasikkerhet og personvern som er knyttet til dette området, beklager KA at høringsnotatet framstår såpass uavklart på dette området.

Vi vil anmode om at FAD klargjør hva det innebærer at kirkelig fellesråd og/eller menighetsråd gjøres til den som har behandlingsansvarlig for kirkebokopplysninger. Hvis oppgaven for kirkebokførende prest i praksis begrenses til å sørge for at kirkebokinformasjon tilflyter den som fører medlemsregisteret, vil dette være en oppgave som på ordinær måte kan tillegges sokneprest. Det kan synes som om departementet har søkt å verne betegnelsen ”kirkebokførende prest”, samtidig som betegnelsen i stor grad er tømt for funksjoner og ansvar. Videreføring av betegnelsen kirkebokførende prest er egnet til å skape lokal usikkerhet om faktisk endring av ansvarsforhold. Begrepet kirkebokføring er ikke i bruk i forskriften for øvrig.
Vi foreslår derfor følgende endring av § 8:
Soknepresten plikter å gi melding til den som ivaretar det daglige ansvaret for medlemsregisteret i vedkommende sokn om dåp, konfirmasjon, vigsel til ekteskap, jordfestelse ved prest i Den norske kirke samt inn- og utmeldinger av Den norske kirke.

I tillegg vil vi foreslå at Tjenesteordning for menighetsprest endres tilsvarende slik at betegnelsen ”kirkebokførende prest” utgår og erstattes med en beskrivelse av plikter til å gi melding om kirkelige handlinger til den som ivaretar det daglige ansvaret for medlemsregisteret. De bør også vurderes som de foreslåtte endringene tilsier at ”Res. ang. Ministerialbøgernes Indretning” fra 1877 kan oppheves.

Økonomiske konsekvenser

I omtalen av de økonomiske og administrative konsekvensene av forslaget legges det til grunn at omleggingen ikke har vesentlige økonomiske konsekvenser for de kirkelige fellesrådene. Bakgrunnen for dette synes å være at flertallet av fellesrådene på frivillig basis har påtatt seg mye av arbeidet knyttet til kirkebokføring. Ut ifra en mer pragmatisk betraktning antas at forslaget får begrensede økonomiske konsekvenser.

Vi beklager at departementet viker unna for å påpeke at høringsforslaget påfører fellesrådene nye forpliktelser og oppgaver, uten av staten gir økonomisk kompensasjon, eller at det omtaler økte økonomiske forpliktelser for kommunene. FAD har tidligere erkjent at kirkebokføring er en frivillig oppgave for fellesrådene, og at staten derfor ikke uten videre kan foreta en formell overføring av ansvar uten at det reiser spørsmål om økonomisk dekning. KA vil anta at kirkebokføring medfører en ressursbruk som tilsvarer flere titalls årsverk. Vi beklager at departementet i dette høringsnotatet ikke omtaler det finansielle ansvar på en mer sakssvarende måte.

KA vil også peke på at elektronisk registrering innebærer økende krav til lokale IT-løsninger, og dette vil - særlig i etableringsfasen – påføre fellesrådene økte utgifter. Elektronisk registrering vil også forsterke behovet for en mer rasjonell organisering av arbeidet og økt profesjonalisering/-kompetanse hos de som utfører arbeidet. Denne omorganiseringen vil gi bortfall av frivillige ressurser og av prester som fortsatt utfører selve kirkebokføringen, noe som vil kunne gi økte kostnader. Vi kan ikke se at disse forholdene er omtalt i høringsnotatet.

Forholdet mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd

I høringsforslagets § 4 foreslås følgende formulering: ”Kirkelig fellesråd og -eller menighetsrådet er behandlingsansvarlig for den del av medlemsregisteret det blir gitt tilgang til.” Vi antar at det i utgangspunktet vil være kirkelig fellesråd som er behandlingsansvarlig, og at registeret skal gjøres tilgjengelig for menighetsrådene. Menighetsråd vil imidlertid være behandlingsansvarlig der rådet har fellesrådsfunksjoner, dvs i ettsoknskommuner. Vi vil anbefale at dette omtales på en tydelig måte. Bruken av ”og – eller” i forskriften på dette punkt kan åpne for en tolkning om at menighetsråd også kan være behandlingsansvarlig i flersoknskommuner. Hvis dette er tilsiktet bør det presiseres.

Elektronisk registrering av kirkelige handlinger og kirkens IKT-strategi

Det er positivt at høringsnotatet knytter elektronisk registrering til arbeidet med en felles IKT-strategi for Den norske kirke. KA vil understreke nødvendigheten av at det etableres løsninger for medlemsregisteret som gir full integrering med lokale fagsystemer.  Dette er en forutsetning for at elektronisk registrering av kirkelige handlinger kan gi reell effektivisering.

Personnummer

Forskriften presiserer hvilke registreringer som forutsetter bruk av personnummer. I forslag til § 2, nytt andre ledd omtales ikke personnummer for navn på døpte, forelder og faddere. Vi antar det er nødvendig at den døpte og foreldre skal registreres med personnummer. Vi stiller oss noe spørrende til forslaget om at faddere skal registreres uten personnummer, da dette er eneste entydige identifikasjon.

Overgangsordning

Vi stiller oss noe undrende til at det er nødvendig med registrering i både gammel kirkebok og nytt medlemsregister fra januar 2012. Dette vitner om at implementering og uttesting av et nytt system vil foregå parallelt. Vi er kjent med at det nye registreringssystemet pr nov. 2011 ennå ikke er ferdig utviklet, og vi frykter at tidspress mv skaper unødig utfordringer i startfasen.

Med hilsen
KA Kirkelig arbeidsgiver- og interesseorganisasjon

Øystein Dahle (s)
direktør