Arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon

De nye reglene gjelder for elektronisk kommunikasjon og omfatter f.eks. vanlig telefon, mobiltelefon, bredbånd, bredbåndstelefoni og internett.
Vi vil i dette rundskrivet kort gjennomgå de nye reglene og konsekvenser de får.

Bakgrunn og formelle bestemmelser
Det er tatt inn et nytt punkt C i § 5-12 i Forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven av 26. mars 1999 nr. 14. Videre har skattedirektoratet i artikkelen "Mobilskatten" - arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon orientert om de nye regler og har gitt retningslinjer som veiledning til de nye reglene.
Det understrekes i skattedirektoratets retningslinjer at privat bruk av arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjonstjeneste i utgangspunktet er en skattepliktig fordel vunnet ved arbeid. Det er uten betydning om det er arbeidsgiver eller arbeidstaker som står som abonnent eller eier utstyret. Når det i regelverket anvendes en sjablon-modell for å beregne skattepliktig fordel, betyr det at den faktiske fordelingen mellom tjenestelig og privat bruk ikke har noen betydning for beskatningen.
Fram til 2005 eksisterte en ordning med dekning av inntil kr 3.200 skattefritt, forutsatt tjenestelig behov. Etter skattelovgivningen har arbeidsgiver også for 2005 og tidligere hatt plikt til å innrapportere privat bruk av mobiltelefon. Dette har vært vanskelig praktiserbart og skattemyndighetene henviser til erfaringer med at dette i liten grad ble fulgt opp. I prinsippet er de nye reglene ikke noen skatteskjerpelse, men overgang til sjablon-modell for beregning av skattepliktig fordel som vil medføre økt skatt for enkelte, mens andre får lavere skattepliktig fordel. Dette avhenger av hvilken ordning den enkelte har for dekning av telefonutgifter, og i noen grad også av hvordan man tidligere fulgte opp med innberetning av privat bruk av mobiltelefon.

Omfang
De nye bestemmelsene omfatter arbeidsgivers dekning av fasttelefon, mobiltelefon, internett og eventuelle andre elektroniske kommunikasjonstjenester. Skatteplikten gjelder arbeidstakers fordel ved adgang til privat bruk utenfor ordinær arbeidstid. Det er videre en forutsetning at det foreligger tjenestelig behov for den ansatte til å disponere tjenesten.
Se mer om formuleringen ”adgang til privat bruk” senere i rundskrivet.

Skattepliktig fordel – Fastsettelse av sjablongbeløp
Dekning fra arbeidsgiver skal skje på grunnlag av dokumenterte utgifter.
Dekning inntil kr 1.000 er skattefritt. For dekning ut over kr 1.000 for én kommunikasjonstjeneste (eks. mobiltelefon) fastsettes skattepliktig fordel til kr 4.000, likevel begrenset til den faktiske dekning ut over kr 1.000.
Dersom arbeidsgiver dekker kostnader til to eller flere elektroniske kommunikasjonstjenester (eks. mobiltelefon + fast telefon) fastsettes skattepliktig fordel til kr 6.000, likevel begrenset til den faktiske dekning ut over kr 1.000.

Eventuelle egenbetalinger fra arbeidstaker reduserer den skattepliktige fordelen tilsvarende.

Ved adgang til bruk i del av inntektsåret beregnes fordelen forholdsmessig for det antall hele eller påbegynte måneder arbeidstaker har disponert tjenesten(ene).

For sporadisk bruksadgang skal det ikke beregnes skattepliktig fordel. Grensene for hva som defineres som sporadisk bruk er inntil 14 dager i løpet av en 30-dagers periode, eller inntil 30 dager i løpet av et inntektsår.

Dersom det ikke foreligger tjenestelige behov skal dekningen skattelegges i sin helhet. Det er videre presisert krav om at utgiftene dokumenteres gjennom originalbilag eller annet godkjent bilag (f.eks. e-faktura)

Arbeidsgivers ansvar
Arbeidsgiver vil ha et selvstendig ansvar for å etterleve de nye reglene - i praksis vil det si innberetning og gjennomføring av forskuddstrekk. Dekning av telefonutgifter er nok ingen stor sak hos våre medlemmer. De nye reglene vil likevel kreve en gjennomgang/kartlegging av hvem som omfattes, og i neste omgang en beregning av hva som vil være skattepliktig fordel for den enkelte arbeidstaker.
Selv om det kan være svært ulike ordninger for dekning av telefonutgifter og beløpsstørrelser, så viser eksemplene nedenfor at den skattepliktige fordel i mange situasjoner blir ubetydelig - eller lik null. Særlig i de tilfeller at arbeidstaker selv dekker deler av utgiftene er det viktig at dette fremkommer og dokumenteres all den stund dette har betydning for beregning av skattepliktig fordel.

I den grad det fortsatt er fellesråd som dekker mobiltelefonutgifter for statstilsatte prester (jf KA-rundskriv 13/05) vil fellesrådet ha ansvar for å sørge for at det skjer innberetning også for denne tjeneste - selv om fellesrådet formelt ikke er arbeidsgiver. Her kan det imidlertid oppstå problemstillinger mht til innberetning og beregning av skattepliktig fordel, da prester også kan ha dekket annen elektronisk kommunikasjonstjeneste gjennom bispedømmerådet. Det kan bli forskjellig sjablon-beløp hvis to arbeidsgivere innberetter for én tjeneste hver – eller om det innberettes to tjenester fra én arbeidsgiver.

Lønnsinnberetning
Skattepliktig fordel (sjablon-beregnet) for arbeidstaker skal innberettes på kode 130A. Skattedirektoratets kodeoversikt for lønns- og trekkoppgaver gir detaljert beskrivelse.
Beløpet er både trekk- og avgiftspliktig og medfører at arbeidsgiver må betale arbeidsgiveravgift av beløpet. Dekning fra arbeidsgiver av dokumenterte tjenestetelefonsamtaler skal ikke innberettes.
Avhengig av hvilken ordning man har etablert for dekning av telefonutgifter, kan det være vanskelig å beregne fordelsbeløp før på slutten av året. I prinsippet skal det gjennomføres forskuddstrekk løpende gjennom året ut fra beregnet/anslått fordel på den enkelte arbeidstaker. Dersom dekningen av telefonutgifter er slik at det er usikkert om det i hele tatt blir noen skattepliktig fordel, eller at den skattepliktige fordel kun vil utgjøre et mindre beløp, må det av praktiske hensyn kunne tillates at denne beregningen skjer én gang i året i forbindelse med avlønning i desember. Når kommunen har ansvar for lønn/regnskap må den praktiske tilpasningen skje i forståelse med lønningsansvarlig.

”Adgang til privat bruk”
Det er viktig å være oppmerksom på forskriftens ordbruk når man vurderer om vilkårene for beskatning er tilstede.
Utgangspunktet er at sjablonbeskatning skal gjennomføres for alle arbeidstakere som disponerer en arbeidsgiverfinansiert (helt eller delvis) telefon eller annen elektronisk kommunikasjonstjeneste utenfor sin vanlige arbeidstid. Skattedirektoratet har i sine retningslinjer uttalt at med ”adgang til privat bruk” menes normalt rettslig og faktisk adgang til å disponere en EK-tjeneste utenfor ordinær arbeidstid.
Det er altså selve adgangen /disponeringsmuligheten som utløser sjablonberegningen. For å unngå sjablonbeskatning må arbeidstakere som får dekket mobiltelefonutgifter inngå skriftlig avtale med arbeidsgiver om at mobiltelefon ikke kan disponeres utenfor sin ordinære arbeidssituasjon.
Det praktiseres en rekke ulike ordninger med dekning av telefonutgifter og annen EK-tjeneste, og det vil åpenbart være en del grenseoppganger som må vurderes. I retningslinjer som Skattedirektoratet har laget er det tatt inn 13 eksempler på ulike case. Disse viser at det legges opp til en streng og ”firkantet” praktisering. Eksempelvis vil situasjoner hvor arbeidstakere blir pålagt å ha mobiltelefon med hjem av beredskapsmessige hensyn ikke frita fra sjablonbeskatning. Det er spesielt for arbeidstakere i denne kategori at regelverket kan fremstå som urimelig og urettferdig. Det har fra ulike pressgrupper vært fokusert sterkt på dette, men det er ikke gjort noen oppmykninger av regelverket.

Dekning av telefonutgifter etter spesifisert regning - utenfor sjablonen
Dersom arbeidsgiver dekker utlegg til tjenestelige samtaler etter spesifisert regning, kan arbeidstaker få dette skattefritt, og dette vil da være utenfor sjablonreglene. Skattedirektoratet uttaler i veiledningen: ”Spesifikasjonen må inneholde tilstrekkelig informasjon til at det er åpenbart at den aktuelle utgift skyldes tjenestelig bruk, herunder eksempelvis dato, klokkeslett, hvilket nummer som er oppringt, mottakers navn og samtaletid. Det er ikke anledning til å gi skattefri refusjon for eventuelle faste avgifter til abonnement el.l.”.
Noen teleoperatører tilbyr abonnement hvor f.eks. samtaler innefor ulike tidssoner kan bli gruppert/spesifisert. Her må man da være oppmerksom på at skattedirektoratet stiller strenge krav til hvilken informasjon som da må fremkomme. Dersom dekning skjer basert på tilstrekkelig spesifisert oppstilling vil man altså komme utenfor sjablonbeskatningen, og dekningen kan skje skattefritt. Dersom man har slike ordninger lokalt må det i hvert tilfelle vurderes om det foreligger tilstrekkelig spesifisert informasjon. Ved tvil bør det avklares med revisor.

Frank Grimstad
Adm. dir.

Vedlegg: 6 eksempler (pdf)