Endringer i KAs rutiner for utsending til KAs medlemmer
De som hittil har vært "netthentere", får rundskrivet via KAs nettside i stedet for å få den i papirversjon via Posten. Ordningen m. "netthenting" startet for noen år siden, og jevnt og trutt har medlemmer meldt seg på ordningen. Pr. dags dato er det ca. 65 % av medlemmene som er med.
En del av kurs- og konferanseinformasjonen har de siste årene bare vært publisert på nettet. Slik info har altså vært inkludert i den frivillige ordningen med "netthenting". Det er det nå slutt på. "Netthenting" skal nå bare gjelde rundskrivene fra KA.
Ressursene krever det
Ordningen med "netthenting" er ressursbesparende for alle parter. KA får kortere produksjonstid, ingen ekspedisjon, ingen porto.
Mottaker har også fordeler med ordningen. At KAs sekretariat sparer penger, kommer medlemmene til gode. Videre er rundskrivet alltid tilgjengelig, på samme sted hver gang, i oversiktlige lister og med søkeverktøy som gjør oppslag raske. Det kan klippes og limes i nettversjonen når saksdokument skal lages.
De som ikke har nettilgang og e-post, får rundskrivet i papirutgave
Noen få av KAs medlemmer har ennå ikke tilgang til internett og egen e-postadresse. Disse får selvsagt papirversjon av informasjonen tilsendt som før. De vil bli oppfordret til å skaffe seg internett med e-post.
Det sendes et eget brev til de som KA ikke har e-postadresse til pr. i dag.
Fritak for ekspedisjonsgebyr har til nå vært en ordning forbeholdt "netthenterne". Nå får alle medlemmer den fordelen. Fortsatt er normalordningen at portoutgiften faktureres sammen med varen.
Når KA har produsert og publisert et nytt rundskriv på sin nettsted, sendes det ut en e-post som sier at nå er rundskrivet publisert på KAs nettsted. Teksten vil følges av en lenke. En lenke er en nettadresse man kan peke og klikke på. Når man gjør det kobles man rett til rundskrivet det henvises til i e-posten. Den publiserte versjonen kan enten skrives ut via menyvalget "Utskriftsvennlig versjon", eller man kan laste ned og skrive ut via den lenken som heter "Rundskrivet i rtf-format". "rtf" er en forkortelse for "rikt tekstformat", et format som de fleste kjente tekstbehandlingsprogram kan lese. Det nedlastede dokumentet kan lagres på egen server / PC eller skrives ut og eventuelt arkiveres i eget papirarkiv.
KA sender kun én e-postmelding til hvert medlem. E-posten kan i sin tur videresendes fra mottakeradressen til andre man mener bør få meldingen - rådsleder, rådsmedlemmer, ansatte, kommunerevisor o.a. Det skjer etter de eventuelle rutiner man etablerer lokalt for slik videresending.
Korrekt e-postadresse
Medlemmet har selv ansvar for at KA har korrekt e-postadresse for utsending av meldinger.
Melding om adresse og endringer av adresse, sendes til KAs sekretariat via e-post.
KAs e-postadresse er ka@ka.no.
Andre
Abonnenter, sentrale samarbeidsparter og arbeidstakerorganisasjonene som til nå har fått rundskriv i papirversjon, vil også få et brev som beskriver hvordan ordningen blir for dem..
Frank Grimstad
Adm. dir
