Vedlegg til KA-rundskriv nr 03/02

Utvalget har hatt følgende medlemmer:

Jarl Eidjord, Den norske kirkes kateketforening
Morten Fleischer / Ingeborg Midttømme, Den norske kirkes presteforening
Randi Røvik, Norsk Kommuneforbund
Anne Marie Due, Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet
Steinar Moen, Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon (leder/sekretær)

Utvalget legger med dette fram sin rapport.

Oslo, 25. januar 2002

Steinar Moen


1. Beskrivelse av dagens situasjon
Organiseringen av Den norske kirke lokalt har tradisjoner som skriver seg tilbake til 1600-tallet. Ordningen er nå regulert dels av Lov om Den norske kirke, som beskriver kirkens demokratiske organer og deres myndighet, dels av bestemmelser om presteskapet som bygger på Grunnlovens § 16.

Konsekvensen av denne ordningen er at det i alle lokale menigheter finnes aktiv tilstedeværelse av to arbeidsgivere: Staten v/biskop/bispedømmeråd som er arbeidsgiver for prester (proster, sokneprester, kapellaner), og kirkelig fellesråd (menighetsråd i kommuner med ett sokn) for øvrige arbeidstakere som kirkeverger, kantorer/organister, diakoner, kateketer, kirketjenere/kirkegårdsarbeidere, klokkere, menighetssekretærer mv.

Hver av de to arbeidsgiverområdene har etablert systemer for sitt arbeidsmiljøarbeid i samsvar med bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven. I staten er det inngått en Tilpasningsavtale til Hovedavtalen for prestetjenesten pr mai 2000. Der heter det at saker etter Arbeidsmiljøloven § 24 nr 2 (om arbeidsmiljøutvalgets oppgaver) skal behandles etter Tilpasningsavtalens bestemmelser, dvs i de etablerte kontaktmøtene mellom KUF og arbeidstakerorganisasjonene. På bispedømmenivå er det utarbeidet en veiledningsperm for HMS-arbeidet. I KA’s tariffområde er arbeidsmiljøutvalget i hht Hovedavtalen § 14 et kombinert lovbestemt arbeidsmiljøutvalg og samarbeidsutvalg. Oppgavene etter AML § 24 behandles her. Hver enkelt virksomhet har ansvar for å utarbeide et system for internkontroll. KA har utarbeidet forslag til en HMS-perm som veiledning til dette arbeidet for sitt område.

Selv om prestene og de andre tilsatte har ulike arbeidsgivere, framstår medarbeiderne oftest som én stab i det daglige arbeidet, og utad overfor menighet og «brukere». Medarbeiderne i menigheten driver felles planlegging av menighetsarbeidet, og gudstjenester og kirkelige handlinger forberedes og gjennomføres normalt alltid av prest og øvrige medarbeidere i samarbeid.

Lov om Den norske kirke som trådte i kraft i 1997 selvstendiggjorde soknet i forhold til kommunen, og fastslo at menighetsråd og fellesråd skulle opptre på soknets vegne i alle forhold som ikke eksplisitt er unntatt i lov eller i medhold av lov. Fellesrådet hadde dermed fått et selvstendig ansvar som arbeidsgiver, inkludert for helse, miljø og sikkerhet. Lovendringen førte til et særskilt fokus på hvordan fellesrådet løste sitt arbeidsmiljøansvar, og flere steder ble ordningen med to arbeidsgivere på samme arbeidsplass tydeliggjort som en særskilt utfordring. I tiden etter 1997 har både KA og KUF hatt en viss pågang fra lokale enheter om hjelp til å organisere arbeidsmiljøarbeidet på en hensiktsmessig måte.

I løpet av tiden etter 1997 har det også vært noen lokale arbeidskonflikter som har fått offentlig mediaoppmerksomhet. I noen slike saker har nettopp både prester og andre tilsatte vært involvert, og verneombud/Arbeidstilsynet har benyttet seg av myndigheten etter AML § 27 til å stenge kirker (Fjell/Strømsø, Søreide, Sagene, Klevstrand).

I enkelte distrikter i landet har Arbeidstilsynet vært aktive i å kontakte de lokale arbeidsgiverne, for på generell basis å kontrollere hvordan HMS-arbeidet er organisert, og har mange steder gitt verdifull hjelp til å finne tjenlige ordninger i små enheter.

Fra 1999 er det etablert forsøk med nyordning av prestetjenesten en del steder i landet. Ordningen går ut på å la prostiet være tjenesteområdet for prestene, med prosten som arbeidsgiverrepresentant med delegerte fullmakter fra biskop/bispedømmeråd. Alle prestene blir sokneprester, og de fleste er fortsatt knyttet til hvert sitt sokn. En del av tjenesteoppgavene vil likevel ligge andre steder i prostiet etter behov. Arbeidsgruppa har sett at nyordningen kan få betydning for organiseringen av arbeidsmiljøarbeidet, dersom den blir allment gjennomført. Det må partene evt. ta opp til ny vurdering når tiden er inne.

I løpet av 1998 ble det innledet samtaler mellom KA og KUF med tanke på en sentral samordning. Senere ble det tatt et formelt initiativ til en partssammensatt arbeidsgruppe, som hadde som mål å utrede ulike alternativer til hjelp for det lokale arbeidet.

2. Det formelle grunnlaget
Både staten som virksomhetsområde og det enkelte fellesråd er omfattet av Arbeidsmiljølovens grunnleggende bestemmelser om arbeidsmiljøet (særlig kapittel I - VII). Det er arbeidsgiver som har det totale ansvaret. Verneombudet og evt arbeidsmiljøutvalget er gitt viktige roller i det lokale vernearbeidet.

Det er særlig to forskrifter som er relevante:
· Forskrift til AML om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) og
· Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg.
I tillegg er arbeidsmiljøutvalgets sammensetning og arbeid regulert i tariffavtaler (hovedavtaler) i de to aktuelle områdene.

3. To arbeidsgivere på samme arbeidsplass
Arbeidsmiljøloven § 15 (jfr Internkontrollforskriften § 6) har bestemmelser om hvilke hensyn som skal tas dersom det er to arbeidsgivere på samme arbeidsplass.
Det er tre forhold som er sentrale i denne bestemmelsen:
· Hver arbeidsgiver skal sørge for at deres egen virksomhet er innrettet slik at både egne og andres arbeidstakere er vernet.
· Hver arbeidsgiver skal medvirke til et samarbeid for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle arbeidstakere på arbeidsplassen
· Hovedbedriften har ansvaret for samordningen av den enkelte virksomhets verne- og miljøarbeid.

Det synes klart at det er andre typer arbeidsplasser enn den lokale kirke som ligger til grunn for bestemmelsen. Innholdet i samordningen må derfor forholde seg til egenarten til den kirkelige arbeidsplassen. Etter KL § 14 har fellesrådet ansvar for bygning/kontor og kontorutstyr, og for å fastsette standarden på disse installasjonene innenfor gjeldende forskrifter og økonomisk mulighet. Som en konsekvens av dette, vil fellesrådet også ha et totalansvar for det fysiske arbeidsmiljøet i bygg og i forhold til utstyr/installasjoner. Samordningen mellom de to arbeidsgiverne skal gjelde det løpende HMS-arbeidet i begge virksomhetene

I hht AML § 15 nr 1, bokstav c, har «hovedbedriften» alltid ansvaret for samordning av de enkelte virksomheters verne- og miljøarbeid. Ut fra Den norske kirkes struktur, vil fellesrådet alltid representere eier av bygninger og utstyr, og sysselsette flest arbeidstakere. I forhold til staten som sysselsetter presteskapet, vil fellesrådet alltid være hovedbedrift. Det vil derfor - formelt sett - ikke være nødvendig med skriftlig avtale. Av pedagogiske grunner kan det likevel være tjenlig å nedtegne skriftlig hvilken ansvarsfordeling som gjelder mellom de to arbeidsgiverne.

4. Fellesrådets ansvar
Fellesrådet som arbeidsgiver har etter AML og Interkontrollforskriften plikt til å iverksette en systematisk kontroll av helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. I fellesrådets planer for HMS-arbeid skal det inngå oppmerksomhet på samarbeidsforholdene mellom presteskapet og fellesrådets tilsatte. Fellesrådet har videre ansvar for å ta kontakt med prost/biskop/bispedømmeråd for å få etablert de nødvendige rutinene vedr. samordning mellom de to arbeidsgiverne.

5. Virksomhetsområde
En utfordring i arbeidet for samordning av arbeidsmiljøoppgaver er definisjonen av virksomheten hhv i fellesrådet og for presteskapet:

For fellesrådets vedkommende, er det klart at Lov om Den norske kirke legger arbeidsgiveransvaret på fellesrådet, og at ansvaret for arbeidsmiljøet ligger her. Ansvaret for samordning etter AML § 15 vil derfor også ligge til fellesrådet, dvs tjenesteområdet er kommunen. En annen sak er hvordan fellesrådet organiserer arbeidsmiljøarbeidet i verneområder i forhold til en konkret, hensiktsmessig inndeling av arbeidet.

For presteskapet er dette mer komplisert.
Arbeidsgiver for prestene er biskop/bispedømmeråd (bispedømmeråd: tilsetting/instruks/lønn/disiplinærmyndighet, biskop: øvrige arbeidsgiverfunksjoner). Arbeidsplassen til den enkelte prest er likevel ikke på bispedømmenivå. Etter Tjenesteordning for menighetsprester, er det prestegjeldet som er tjenestedistriktet (§ 11). I tilpassingsavtalen til Hovedavtalen i staten, defineres den statligepreste- og katekettjenesten på menighetsplan som virksomheten. Samtidig framtrer prostiet mer og mer som virksomhetsenheten,- dels synliggjort ved prestenes fritidsavtale (jr KUF-rundskriv nr F-07-01), dels i forsøkene med nyorganisering av prestetjenesten.

Det er altså ikke kongruens mellom prestenes, og de andre tilsattes virksomhetsområde. Noen steder favner et prestegjeld over flere kommuner, andre steder er det mange prestegjeld (og prostier) i én og samme kommune. Dette er kompliserende, men kan ikke stilles opp som et hinder for at forutsetningene i Arbeidsmiljøloven følges opp. Det er der hvor menneskene faktisk arbeider, og arbeider sammen, at arbeidsmiljøet skal ivaretas. Manglende sammenfall gjør at organiseringen av det felles arbeidsmiljøarbeidet må beskrives konkret på hvert enkelt lokalt sted, og framgå skriftlig.

6. Samordning
Arbeidet organiseres ved at de ansvarlige for arbeidsmiljøutvalget på fellesrådsområdet og for arbeidsmiljøutvalget for presteskapet jevnlig møtes for å drøfte arbeidsmiljøsaker. De ansvarlige er på fellesrådets område - kirkevergen, og for prestene - prosten eller evt. en annen som biskopen oppnevner. Ut fra Arbeidsmiljøloven er det klart at det her dreier seg om to virksomhetsområder, som hver for seg må etablere sine HMS-systemer med egne arbeidsmiljøutvalg og verneombud. Samordning mellom de to arbeidsgiverne er derfor nødvendig.

7. Prestetjenesten
Presten og de øvrige arbeidstakerne har sin «linje» i to formelt adskilte strukturer som også hver for seg har sterke tradisjoner. Prestens rolle utøves også ulikt på den enkelte arbeidsplass, og det er lagt opp til betydelig selvstendighet for den enkelte prest i utøvelsen av sin tjeneste. Det vil også være forskjeller mellom steder med eneprest, og steder med flere prester i prestegjeldet. Det er sokneprestene som leder prestetjenesten i prestegjeldet, og de får dermed en arbeidsgiverrolle overfor kapellaner. Prosten er nærmeste overordnet for sokneprestene i prostiet, mens det generelle arbeidsgiveransvaret for prestene går tilbake til biskop/bispedømmeråd, jfr ovenfor i pkt 5.

Når samordningen av det lokale arbeidsmiljøarbeidet skal skje, er det på den ene siden viktig at presten som arbeidstaker får sine interesser ivaretatt. Samtidig må det avklares hvem som opptrer som arbeidsgiver for presten(e), og som er den som fellesrådet skal foreta samordning med, og forholde seg til på arbeidsgiversiden i det konkrete arbeidsmiljøarbeidet. Kompliserende er det også at prester har fast sete i fellesrådet, som er arbeidsgiverorgan for fellesrådets tilsatte. En prest som i utgangspunktet ikke har arbeidsgiverfunksjoner, kan av øvrige tilsatte likevel bli oppfattet som arbeidsgiverrepresentant.

8. Det psykososiale arbeidsmiljøet
Det er erfaring for at de to parallelle arbeidsgiverlinjene i Den norske kirke rommer potensiale for konflikter som det kan være vanskelige å løse. Dersom det oppstår uenighet mellom presten og en av de andre tilsatte under fellesrådet, vil ikke de respektive arbeidsgivere ha instruksjonsmyndighet over en tilsatt i den andre virksomheten. Dette har i en del tilfeller ført til at uenigheter har kunnet utvikle seg til fastlåste konflikter som har vært til stor belastning for dem som er berørt. Det er derfor særlig viktig at arbeidet med samordning mellom de to arbeidsgiverne setter det psykososiale arbeidsmiljøet på dagsorden.

9. Verneombudsfunksjonen
Verneombud og evt. hovedverneombud velges/utpekes og har fastsatt sitt ansvar etter reglene i AML §§ 25 - 28, jfr også Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg. Til hovedverneombud kan velges enten et av verneombudene eller en annen arbeidstaker som har eller har hatt tillitsverv ved virksomheten. Hvert av virksomhetsområdene kan deles opp i flere verneområder, i hensiktsmessige størrelser - verneområder.

Hver virksomhet skal se til at det velges/utpekes verneombud og legge opp til en hensiktsmessig organisering av vernetjenesten. Det antas å være tjenlig at de to virksomhetene også samarbeider om opplæringen av verneombud, slik at det gis samme opplæring til begge virksomhetenes verneombud, fortrinnsvis en opplæring som er tilpasset den kirkelige virksomheten.

Det er viktig å understreke at verneombudet skal påpeke evt. arbeidsmiljøproblemer overfor de respektive arbeidsgivere, ikke være en aktør for å løse dem. I løsningsfasen aktiviseres i stedet tillitvalgtordningen slik den er regulert for de respektive virksomhetene.

10. Arbeidsmiljøutvalg
Opprettelsen av arbeidsmiljøutvalg i fellesrådet reguleres av AML §§ 23 - 24, Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg, og Hovedavtalen § 14. Der hvor det er færre enn 20 arbeidstakere i virksomheten, anbefales å opprette arbeidsmiljøgruppe, som etter lokal enighet kan være et egnet forum for å drøfte arbeidsmiljøspørsmål. Gruppa bør minst bestå av daglig leder og verneombud. Det skal være like mange arbeidsiver- og arbeidstakerrepresentanter i arbeidsmiljøutvalget eller arbeidsmiljøgruppa.

Arbeidsmiljøutvalget kan prinsipielt kun bestå av ansatte og arbeidsgiver/ledere i virksomheten. Det betyr at prestene ikke kan ha fast plass i fellesrådets arbeidsmiljøutvalg. Representanter for prestene og deres arbeidsiver bør likevel kunne møte arbeidsmiljøutvalget eller arbeidsmiljøgruppa for å drøfte spørsmål av felles interesse og i forhold til samordning. Det vil i denne sammenheng være prosten eller en prest oppnevnt av biskopen som representerer prestenes arbeidsgiver.

I hht Tilpassingsavtalen mellom Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet og prestenes organisasjoner, skal saker etter AML § 24 nr 2 for presteskapet behandles i kontaktmøter, og i sentralt og regionalt etterutdanningsutvalg (SEU/REU).

11. Økonomi
I samarbeidsavtalen mellom fellesrådet og bispedømmerådet bør det framgå hvem som har det økonomiske ansvaret for ulike tiltak, slik at de to arbeidsgiverne hver for seg har en forutsigbarhet på dette. Generelt vil det være slik at fellesrådet har det økonomiske ansvaret for utstyret på kontoret, inkludert nødvendig ergonomiske tilpassinger. Alle kostnader til opplæring for prestene, både faglige kurs og opplæring knyttet til kontorrutiner (PC-program, arkiv etc) bæres av bispedømmerådet. Utgifter til stabsutviklingstiltak og opplæring av verneombud bør deles mellom fellesråd og bispedømmeråd.

12. Arbeidstilsynet
Det bør oppnås god kontakt med den lokale avdeling av Arbeidstilsynet, for råd om organiseringen av vernearbeidet, og om samordningen mellom fellesrådet og staten. Samarbeidsavtalen bør sendes til Arbeidstilsynet som en orientering.

Det skal ikke lenger sendes inn årlige rapporter til Arbeidstilsynet, jfr vedlegg 2, men rapportene som utarbeides skal oppbevares i virksomhetene, og skal kunne forevises dersom Arbeidstilsynet ber om det.

Vedlegg 1

Forslag til ramme for en skriftlig avtale mellom bispedømmerådet og fellesrådene i bispedømmet.

1. Generelt
· Om hvem som er parter i avtalen (bispedømmeråd, fellesråd),
· Hjemmel for avtalen (AML § 15, jfr Internkontrollforskriften § 6),
· Avtalens varighet,
· Regler endring av avtalen mv.

2. Ansvaret for arbeidsmiljøet
· Konstatering av den respektive arbeidsgivers ansvar for arbeidsmiljøet i sin egen virksomhet (AML §§ 14 og 15).
· Kort beskrivelse av hvordan dette ansvaret praktisk følges opp i det lokale området.

3. Ansvaret for samordning
· Avtale om at fellesrådet har ansvaret for samordning av de oppgavene som er beskrevet i pkt 2.
· Beskrivelse av hvordan denne samordningen kommer til uttrykk: gjensidig informasjon mellom arbeidsgiverne, arbeid med handlingsplaner, planmessige kontaktmøter mellom kirkevergen og prosten
· Valg/oppnevning av verneombud i hht Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen, informasjon overfor de tilsatte.

4. Arbeidsmiljøutvalget under fellesrådet
· Hvordan arbeidet organiseres i forhold til virksomhetens størrelse
· Om utvalgets arbeidsområde, og hvordan samordning med prestetjenesten skal skje.

5. Økonomi
· Avklare hvem som har det økonomiske ansvaret for
- bygningsmessige forhold
- teknisk utstyr på kontor
- opplæring innenfor IT
- opplæring av verneombud
- stabsutvikling etc.
- bedriftshelsetjeneste

6. Arbeidstilsynet
· Ansvar for informasjon til arbeidstilsynet om denne avtalen
· Årsrapport til arbeidstilsynets

7. Underskrifter
· Avtalen dateres og underskrives av bispedømmeråd og fellesråd.

Vedlegg 2

Melding fra Arbeidstilsynet:
Vedr. skjema Årsrapport over verne- og miljøarbeidet (503) og Særlig overvåking av arbeidsmiljøet (503b/503e)

Direktoratet for arbeidstilsynet har besluttet å oppheve skjemaet «Årsrapport over verne- og miljøarbeidet» (bestillingsnummer 503) med virkning fra 01.01.02. Det samme gjelder skjemaet «Særlig overvåking av arbeidsmiljøet» (bestillingsnummer 503b). Disse skjemaene vil dermed ikke lenger bli distribuert fra oss og heller ikke være tilgjengelig på forespørsel.
Skjema 503 trekkes tilbake fordi det ikke fungerer etter hensikten - skjemaet blir for generelt og gjenspeiler ikke aktivitetene i det enkelte arbeidsmiljøutvalg i tilstrekkelig grad.

Plikten til å utarbeide årsrapport er ikke endret
At skjemaet trekkes tilbake, betyr ikke at arbeidsmiljøutvalgenes rapporteringsplikt er endret. Utvalgene har fortsatt plikt til å utarbeide en årsrapport over sin virksomhet, jf. arbeidsmiljølovens § 24, men beslutningen om å trekke skjemaet tilbake betyr at hvert enkelt arbeidsmiljøutvalg nå har større mulighet til å skreddersy årsrapporten til sin egen virksomhet.
Rapporten må imidlertid inneholde visse elementer:

1. Fakta omkring utvalget
· Datoen for opprettelsen av utvalget.
· Antall stemmeberettigede medlemmer i utvalget.
· Hvorvidt personale som nevnt i arbeidsmiljølovens § 30 er medlemmer av utvalget
· Hvilken part som har hatt formannsvervet det siste året
· Hvor mange møter som har blitt holdt.

2. Hovedpunktene i utvalgets arbeid
· Hvis utvalget har utført arbeid og oppgaver som nevnt i § 24 nr. 1-4, skal rapporten inneholde opplysninger om dette sammen med en kort beskrivelse.
· Rapporten skal inneholde opplysninger om virksomhetens handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet og om utvalgets deltakelse i dette arbeidet.
Krav til innhold i årsrapporten står også beskrevet i arbeidstilsynets brosjyre Vernetjenesten (bestillingsnummer 383).

Rapporten skal beholdes i virksomheten
Tidligere skulle årsrapporten, i form av 503-skjemaet, sendes det lokale Arbeidstilsynet. Denne ordningen opphører nå. Rapportene som utarbeides skal ikke sendes inn, men oppbevares i virksomhetene og skal kunne forevises dersom Arbeidstilsynet ber om det.
Det foreligger i dag ingen planer om å utarbeide et nytt skjema for rapporteringen .

Bestilling av skjema for rapportering av samordning mellom to arbeidsgiver på samme arbeidsplass kan bestilles eller lastes ned fra denne adressen:
http://www.arbeidstilsynet.no/publikasjoner/skjemaer/skje504.html