Når utgiftene blir større enn inntektene

Mange fellesråd opplever at det er vanskeleg å skaffe nok inntekter til å løyse oppgåvene på ein god måte. Denne situasjonen kan ha samanhang med at fellesrådet i tider med betre økonomi har teke på seg ansvar for oppgåver som går ut over det ansvaret lova legg på fellesrådet. Men mange fellesråd melder om at midlane ikkje rekk til dei grunnleggjande oppgåvene fellesrådet har. Årsaka kan vere at kommunen har for lite midlar til å oppfylle pliktene sine, og/eller at kommunen ikkje har stor nok vilje til å prioritere løyvingar til kyrkjelege føremål. Det kan òg ha samanhang med at statlege tilskot ikkje er store nok til å dekkje dei kostnadene tilskota skulle ha dekt.

Sokneråd har ofte eit usikkert inntektsgrunnlag, og mange av dei slit med å skaffe nok midlar til dei tiltaka som er sette i gang. Storparten av midlane er gjerne innsamla midlar. Storleiken på desse midlane kan det vere vanskeleg å budsjettere, og mange har opplevd at budsjettet var for optimistisk.

Same kva grunnen er til at utgiftene blir større enn inntektene, har fellesråd og sokneråd ansvar for at verksemda ikkje går med underskot. Fellesrådet/soknerådet må derfor ha fokus både på korleis inntektene kan aukast, og på korleis utgiftene kan reduserast. I tillegg er det viktig med ei aktiv økonomistyring.

Korleis kan inntektene aukast?

Det finst ikkje eit enkelt svar på dette spørsmålet. Med den noverande finansieringsordninga for kyrkja er kyrkjeleg økonomi i stor grad avhengig av politiske vedtak i kommunen. Politisk samarbeid med kommunepolitikarar og kommuneadministrasjonen er derfor ofte avgjerande for dei økonomiske rammevilkåra kyrkja får. Fellesrådet bør på eit tidleg tidspunkt setje av tid til å drøfte korleis det skal leggje opp arbeidet for vinne forståing for og få stønad til føremål fellesrådet ønskjer å prioritere.

Soknerådet bør i tillegg ha fokus på innsamla midlar. Viktig blir òg dialog med andre sokneråd og med fellesrådet om moglege felles tiltak for å auke inntektsgrunnlaget. Det er òg viktig å leggje vekt på det økonomifaglege arbeidet. Grundig dokumentasjon og ryddig presentasjon av utgiftsbehovet må koplast med aktivt engasjement for å skape forståing for dei oppgåvene og verdiane fellesråd og sokneråd skal ta seg av.

Korleis kan utgiftene reduserast?

Ofte er utgiftsreduksjon einaste utvegen for å få eit budsjett og ein rekneskap i balanse. Heller ikkje her finst det enkle oppskrifter.

Lønnsutgiftene utgjorde i 2008 62 % av driftsutgiftene til fellesråda. Ein del av dei større sokneråda har òg store lønnsutgifter. Lønnsutgiftene kan ein minske ved å redusere bruken av vikarar, ved å la stillingar stå vakante eller ved reduksjon i stillingsstorleik. For å berge økonomien er oppseiing av tilsette siste utveg. Dersom det blir nødvendig med stillingsreduksjon eller oppseiing, er det viktig å følgje det regelverket som gjeld på området. Ta gjerne kontakt med KA. Ein må vere klar over at slike prosessar tek tid, slik at utgiftsreduksjonen ikkje kan gjennomførast raskt.

I mange tilfelle er det vedlikehaldskostnadane som først blir reduserte. Dette har ført til at kyrkjer, på same måten som andre offentlege bygningar, har eit stort etterslep når det gjeld vedlikehald. Oftast fører manglande vedlikehald til sterkt aukande utgifter det komande året. Det er såleis ei løysing som berre gir kortsiktig vinst. For å motverke dette har ein del fellesråd i samarbeid med sokneråda lagt til rette for vedlikehaldsarbeid ved hjelp av dugnadsinnsats. Slike tiltak kan gi god vinst dersom dei blir utførte under kvalifisert fagleg tilsyn.

Prisen på varer og tenester som fellesrådet treng, varierer ein del frå leverandør til leverandør. Ved å gjere eit godt forarbeid med å sjekke alternative leverandørar kan ein i mange tilfelle spare inn relativt store kostnader. Gjennom KAs medlemskap i Kristen-Norges Innkjøpsfellesskap (KNIF) har både fellesråd og sokneråd høve til å bruke felles forsikringsordningar og innkjøpsavtalar på ei rekkje område.

Det kan òg vere pengar og tid å spare på å samarbeide med andre kyrkjelege organ både når det gjeld innkjøp av varer og tenester og utføring av arbeidsoppgåver. Små einingar får ofte høgare utgifter når dei står åleine enn når dei er del av eit større fellesskap.

Kyrkjeleg fellesråd har det øvste tilsynet med økonomiforvaltninga for den verksemda fellesrådet er ansvarleg for. Fellesrådet har dermed det overordna ansvaret for at gode rutinar for forvaltning og styring av økonomien kjem på plass.
Tilsvarande gjeld for soknerådet for den verksemda soknerådet er ansvarleg for. For å kunne løyse desse oppgåvene må dei respektive råda vite at økonomien blir styrt i samsvar med fastsette budsjett og rammer, og at rekneskapen blir lagd fram i samsvar med gjeldande lov og forskrift.