Gjennomføring

Gjennomføring av møte

Et grunnmønster for gjennomføring av møter kan beskrives slik:

• Møtene må starte presis og den tidsmessige rammen for møtet bør angis.
• Møtelederen noterer hvem som er til stede og om rådet er vedtaksført.
• Lederen spør om det er merknader til innkallingen eller har saker til behandling under «eventuelt».
• Godkjenning av innkallingen.
• Godkjenning av sakslisten.
• Godkjenning av protokoll fra forrige møte.
• Kort gjennomgang av orienteringssaker.
• Ta opp de enkelte saker til behandling.
• Fastsette neste møte.
• Avslutning.

Erfaringsmessig vil orienteringssaker kunne ta mye tid. Dette fører i enkelte tilfelle til at det kan bli liten tid på de saker som man på forhånd hadde ansett som hovedsaker på møtet. En måte å forhindre dette på kan være å begynne med de "tunge" sakene og så ta orienterings-/referatsakene til slutt, før eventuelt.

Starten av en saksbehandling

Lederen sier klart fra at saken er til behandling og leser opp saksnummer og sakens navn.

Rådets møter er åpne møter, men personalsaker og saker hvor lovbestemt taushetsplikt tilsier det, skal behandles for lukkede dører. En sak behandles for lukkede dører enten ved at lederen fastslår dette med hjemmel i en lovbestemmelse, eller ved at spørsmålet avgjøres ved votering.

Blir en representant inhabil, trer vararepresentant inn.

Ordskifte

Møteleder redegjøre for saken og gjengir forslaget til vedtak. Saksopplysninger og vurderinger fra administrasjonen skal primært ha sin plass i saksorienteringen, og personlige synspunkter bør unngås som premiss i rådets behandling.

Møtelederen leder diskusjonen. Dersom noen kommer utenfor saken, eller kommer med opplysninger som for eksempel går inn på det som er taushetsbelagt, utidig omtale av tilsatte eller andre, bør møtelederen påpeke dette.

Møtelederen fremmer forslag om "strek" når en sak synes tilstrekkelig belyst.

"Til forretningsorden" kan brukes når et medlem av rådet har innvendinger mot behandlingsmåte, avstemningsmåte, opplysninger i forbindelse med møtets avvikling eller lignende. De som tar ordet på denne måten, får ordet utenom talerlisten.

Votering

Når møtelederen har erklært debatten for avsluttet, kommer siste del av saksbehandlingen – voteringen. I en del saker er det enighet eller tilstrekkelig konsensus slik at det ikke er nødvendig med direkte votering. Det avsluttes for eksempel med at møtelederen sier: "Jeg har ikke registrert innvendinger eller alternative forslag og anser forslaget som vedtatt."

Andre ganger foreligger direkte uenighet eller flere forslag til vedtak. Møtelederen fremmer forslag om hvordan voteringen skal gjennomføres. Det er viktig at møtelederen sier klart fra om:

• Voteringstema og voteringsmåte
• Om det er prøvevotering eller endelig votering
• Når voteringen tar til og når den avsluttes.
• Ved endelig votering stemmes det for og mot det forslaget som fikk flest stemmer ved prøvevotering.

Det er viktig at medlemmene også får anledning til å stemme både for sitt primære standpunkt og sitt subsidiære. Det er ulike former for flertall:

1. Kvalifisert flertall. Der det er fastsatt en bestemt andel - for eksempel 2/3 flertall.
2. Alminnelig flertall. Flertall av avgitte stemmer (blanke stemmer inkludert ved skriftlige avstemninger).
3. Simpelt flertall. Flest stemmer, men mindre enn halvparten av avgitte stemmer.

Vedtak er ikke gyldige med mindre halvparten av medlemmene er tilstede, jf valgreglene § 5. I følge kirkelovens § 30 er det stemmeplikt for medlemmene i rådet. Ved valg og tilsettinger er det imidlertid tillatt å stemme blankt.

En protokolltilførsel er et mindretalls spesielle merknader som ønskes tatt med i protokollen for møtet. Det er møtelederen som avgjør om en protokolltilførsel skal tas med. Dersom det protesteres mot møteleders avgjørelse, skal det voteres i rådet om protokolltilførsel skal godtas.