Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtale kalles noen steder utviklingssamtale og pluss-samtale for å understreke at denne planlagte samtalen atskiller seg fra den daglige samtale og omgang.
I enhver organisasjon bør det gjennomføres medarbeidersamtale (MS) minst én gang i året.
Medarbeidersamtalene er et ledd i HMS-arbeidet og begrunnet ut fra § 4 i AML.

Mål med medarbeidersamtalen

• Skape felles forståelse for arbeidssituasjonen, samarbeid og utvikling mot felles mål.
• Klargjøre mål og resultater for den enkelte medarbeider.
• Synliggjøre sammenhengen mellom organisasjonens mål og forventningene til den enkelte
• Vurderes ut fra kriterier for jobboppfyllelse (stillingsbeskriveler)
• Bidra til at medarbeidernes behov blir forstått av ledelsen.
• Bidra til at ledelsens forventninger og krav til medarbeiderne blir klargjort.
• Sikre at organisasjonen utvikler medarbeidernes kompetanse i tråd med behovene.
• Klargjøre den enkelte medarbeiders kompetanse i forhold til de arbeidsoppgavene som han/hun står overfor.
• Skape oversikt og forståelse for den enkeltes opplevelser av arbeidsmiljøet.
• Utvikle åpenhet og trygghet gjennom bevisst dialog mellom leder og medarbeider.
• Bidra til at uheldige sider ved arbeidsmiljøet blir avdekket og sikre at relevante tiltak kan bli iverksatt.
• Ledd i karriereplanlegging

Krav til medarbeidersamtalen

• Leder er ansvarlig for å gjennomføre sine samtaler i henhold til avtalte planer.
• Samtalen bør ikke foregå på lederes kontor
• Samtalen skal være avtalt med medarbeider 2 uker i forveien.
• Både leder og medarbeider skal være godt forberedt.
• Medarbeidersamtalene skal gjennomføres uten noen forstyrrelser.
• Det skal settes av tilstrekkelig tid til hver samtale.

Forhold som kan/bør diskuteres:

• De psykososiale arbeidsforholdene; f.eks. samarbeidsklima, trivsel.
• De fysiske arbeidsforholdene; f.eks. hensiktsmessige hjelpemidler, utstyr, lys, varme. (Jfr. Vernerunden)

Hvorfor medarbeidersamtale?

• Gir mulighet for tilbakemelding
• Gi hjelp til planlegging/utvikling
• Bedre kommunikasjonen
• Klargjøre nøkkeloppgaver
• Skape tillit, åpenhet og felles holdninger
• Gi hjelp til prioritering
• Mulighet for justering av arbeidsoppgaver
• Gir informasjon om arbeidssituasjonen

Forutsetning for at MS skal bli vellykket

• Åpenhet og tillit
• Minstemål av planer og strategier/stillingsbeskrivelse
• Lederen må ha muligheter for å følge opp
• Alle nivåer har felles holdninger og opplegg
• Reflekter og åpen på gjensidige forventninger

Skjema

Det finnes ulike skjema som kan være til hjelp når samtale skal gjennomføres. Skjema er ikke viktig, derimot bevissthet om hva en vil med samtalen.
KA har likevel lagt ut noen eks. av samtaleskjema som kan benyttes. (Jf. Relaterte dokumenter) 
Vi har lagt ut et skjema som har LØFT (løsningsfokusert tilnærming) som referanseramme. LØFT fokuserer på språkets betydning for å utvikle god kommunikasjon og godt arbeidsmiljø. Dersom en ønsker å benytte LØFT i medarbeidersamtalen bør det undervises litt på forhånd i hva LØFT er.  

MERK: Skjemaene som følger som nedlastbart vedlegg, er forslag til temaområder som man kan ta for seg i en medarbeidersamtale. Skjemaene er lenket i word-format nettopp for at de kan lastes ned, lagres, skrives i og tilpasses den aktuelle samtale.