Forsøks- og utviklingsarbeid i kirken

KA har i rundskriv 11/03 orientert om at en del av de midler fra det statlige tilskuddet til fellesråd som i 2003 skal disponeres til fellestiltak, skal gis som tilskudd til forsøks-og utviklingsarbeid og til samarbeidstiltak / omstillingsarbeid.  KA informerer i dette rundskrivet nærmere om hva det kan søkes om midler til, hvem som kan søke og hva søknaden må inneholde opplysninger om.

Det kan gis tilskudd til tre ulike kategorier / grupper forsøks- og utviklingsarbeid:

1.	Tilpasnings- / omstillingsarbeid
Søknader knyttet til konsekvenser av kommunesammenslåing vil bli behandlet i denne kategorien.  Det dreier seg om utredninger i forkant av sammenslåing og implementering av ny kirkelig organisering som konsekvens av sammenslåing.

2.	Kvalitetsheving/rasjonalisering
Det er en forutsetning fra KKD at prosjekt som tar sikte på å få fram kostnads-effektive organiserings- og driftsformer, skal stimuleres.  Samtidig må det legges vekt på at kvaliteten i det lokalkirkelige arbeidet fokuseres.

Forsøkene innenfor denne kategorien kan inneholde en eller flere av følgende element:
•	Samarbeid om oppgaveløsning mel-lom flere fellesråd, evt. innenfor et prosti.
•	Samarbeid om oppgaveløsing mellom flere menighetsråd innenfor et større fellesrådsområde.
•	Samarbeid om stillingsressurser m.v.
•	Fellesråd i store kommuner fungerer som "vertsfellesråd" og utfører tjen-ester for / selger tjenester til mindre fellesråd.
•	Samordning av og felles løsninger mellom ledelse av prestetjenesten og ledelse av virksomheten i de lokal-kirkelige råd.
•	Endret oppgavefordeling mellom de ulike rådsorganer, f.eks. at fellesrådet overtar menighetsrådsoppgaver, fellesrådsoppgaver legges til det enkelte menighetsråd, overføring av oppgaver til prostirådet eller lignende.
•	Endret sammensetning av organene, f.eks. flere/færre, endret representa-sjon m.v.
3.	Samordning av arbeidsgiveransvar 	for prester og ansatte i de lokal-	kirkelige råd
I denne kategorien kommer søknader som har hovedformål knyttet til ulike grader av samordning av arbeidsgiveran-svar og også prosjekt som omtales som "felles arbeidgiveransvar".  Felles for disse er at det i større eller mindre grad vil kreve tilpasning / endring av gjeldende regelverk – ikke bare etter forsøkshjem-melen i Kirkelovens § 5, men også i regelverk som regulerer geistlig tjeneste.

KA tar imot søknader med utprøvinger knyttet til tilsettingsforhold, ledelsesmodeller, bedrifts-kultur, arbeidsgiverpolitikk m.v.

Det antas at denne tredje kategorien krever ikke ubetydelig utredning, avklaring, godkjen-ninger og evt. endring av regelverk før pro-sjekter kan settes i gang.  Fra KA’s side vil det være et prioritert område på generell basis å utrede disse spørsmål ettersom de er en forutsetning for utprøving.  Det antas at sam-ordning av arbeidsgiveransvar i denne fasen fortsatt vil forutsette to virksomheter som samordnes.
Forsøk i h.h.t. Kl. § 5 fjerde ledd
Innenfor alle 3 prosjektkategoriene kan det bli behov for å søke KKD om tillatelse etter for-søkshjemmelen i Kl § 5.  For de saker som trenger hjemmel etter § 5, skal Kirkerådet uttale seg før KA oversender saken til KKD til avgjørelse.

Søkere bes i søknanden om å angi om og på hvilken måte man trenger å ta i bruk forsøks-hjemmelen for å få gjennomført prosjektet.  KA vil også være behjelpelig med å vurdere om og på hvilken måte det enkelte prosjekt trenger å søke om tillatelse fra KKD.

Hvem kan søke om midler – for hvor lang periode?
Kirkelige fellesråd og menighetsråd kan sende søknad om prosjektmidler.

Det antas at - og er ønskelig at - mange av prosjektene etablerer et samarbeid med prestetjenesten.  Begge parter vil da delta i utvikling og styring av prosjektet, men fellesråd / menighetsråd vil være tilskuddsmottaker og ansvarlig for regnskapsføring og tilbake-rapportering.  KA går ut fra at det stilles statlige midler til rådighet for slike prosjekt de nær-meste årene.  Varigheten av de ulike prosjekt-er vil naturlig variere, men normalt anbefales det å ikke ha lenger prosjektperiode enn 3 år.  Prosjekter som har fått tilskudd første året, vil prioriteres dersom det blir gitt statlige bevilg-ninger og dersom framdriften i prosjektet er tilfredsstillende.

Krav til søknaden

1.  Målsetting
Det må formuleres klare mål for prosjektet.  Målene må formuleres slik at en ved avslutning av prosjektet kan evaluere i hvilken grad mål-ene er oppnådd.  I prosjekter som har kost-nadseffektivisering som målsetting bør det fremgå hvilke innsparinger man regner med.

2.  Organisering og tidsavgrensing
Det må klart framgå hvilke grupper (fellesråd / menighetsråd / styringsgruppe / arbeidsgruppe / referansegruppe) og personer som får ansvar for utvikling og framdrift i prosjektet.  Prosjekt-perioden med angivelse av tidspunkt for oppstart og for avslutning av prosjektet må medtas.

3.  Budsjett
På kostnadssiden medtas 
1)	lønnskostnader til eksisterende stillinger 	som bruker arbeidstid på prosjektet (angi 	hvem dette er)
2)	lønnskostnader til evt. nye stillinger som 	opprettes i forbindelse med prosjektet
3)	driftskostnader i forbindelse med prosjek-	tet (f.eks reisekostnader, møte- og semi-	narutgifter, konsulenttjenester, administra-	sjonskostnader)
De ulike typer kostnader må spesifiseres.

På inntektssiden medtas
1)	egenandel (f.eks finansiering av lønns-	kostnader i eksisterende stillinger)
2)	forventet tilskudd fra evt. andre tilskudds-	givere
3)	det søknadsbeløpet en ber om å få tildelt.

Det må settes opp budsjett for alle kalenderår fram til prosjektet avsluttes.

4.	Evt. forprosjekt
Dersom det antas å være behov for ressurs-krevende forarbeid før prosjektet iverksettes, kan det søkes om midler til et forprosjekt.  Også for forprosjektet må det formuleres mål-setting.  Organisering, tidsavgrensing og bud-sjett må medtas.

5.  Søknadsfrist
Søknader som skal komme i betraktning ved første gangs tildeling av midler, må være innkommet til KA senest 15. september 2003.  Dersom det er flere midler til rådighet enn de som blir disponert i første tildelingsrunde, kan det bli satt opp en søknadsfrist for andre tildelingsrunde senere på høsten.

Tildeling og utbetaling av midler
Det tildeles midler for 1 år om gangen.  Avhengig av størrelsen på tilskuddet, utbetales hele eller halve tilskuddsbeløpet umiddelbart etter tildeling det første året.  Senere års tildelinger vil bli gjort avhengig av at det er innkommet rapport fra foregående år om status og utvikling i prosjektet, samt regnskapsrapport for året.  Siste utbetaling av tilskudd kan holdes tilbake til sluttrapport er mottatt.

Erfaringer fra og evaluering av prosjektene
Det settes som krav til alle prosjekter som mottar tilskudd, at det skal innleveres en sluttrapport.  Denne skal beskrive erfaringer fra prosjektet og vurdere i hvilken grad målene er oppnådd.

KA skal ha rett til å bruke erfaringene fra prosjektet (i anonymisert utgave) og gjøre disse tilgjengelig for andre.  KA tar også sikte på å engasjere ekstern hjelp til evaluering av alle prosjekter som får tilskudd.

Frank Grimstad
adm. dir.