Kirkebyggforsikring og kirkebyggdatabase

I januar 2004 gjorde KAs styre vedtak om å la KNIF forestå etablering og drift av KAs kirkebyggforsikring. Samtidig er anbudsrunden om en sentral kirkebyggdatabase i ferd med å avsluttes. Informasjonen som etter hvert skal inn i Kirkebyggdatabasen blir grunnlagsmateriale for kirkebyggforsikringen, men blir også et selvstendig styringsverktøy for lokalt, regionalt og sentralt nivå i kirken.
Dette rundskrivet informerer mer om etableringen av disse to ”verktøyene”, prosessen så langt og hvordan KA ser for seg veien videre.

Bakgrunn
Spørsmålet om en egen felles forsikringsordning for norske kirker ble tatt opp av KA overfor departementet i forbindelse med Stortingsmelding nr. 14 (2000-2001) ”Børs og katedral”.
I første omgang var tanken å bruke midler fra Opplysningsvesenets fond (OVF) til å delfinansiere en felles forsikringsordning, men fall i fondets avkastning har foreløpig stanset en slik løsning.
Siden Stortingets behandling har saken blitt ytterligere aktualisert gjennom en til dels dramatisk økning i forsikringspremiene for kirkebygg. Samlet har premien økt fra ca. 20 millioner kroner i 1997 til nærmere 80 millioner i dag. Denne økningen skyldes dels tidligere underforsikring, dels de mange kirkebrannene på 90-tallet og dels den nye kirkeloven som har ført til en tydeligere profilering av kirkene i forhold til kommunale bygg. Likevel må det understrekes at økningen ikke har rammet alle i samme grad.
I august 2002 tok KA igjen opp spørsmålet om en felles forsikringsordning i forbindelse med statsbudsjettet for 2003. Et flertall i Stortingets Kirke-, utdannings- og forskningskomité uttalte i den forbindelse: 
”Et annet flertall (…) viser til de store kulturverdier som landets kirkebygg representerer. Dette flertallet støtter forslaget fra Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon om å etablere en sentral forsikringsavtale som vil redusere premiebetalingen fra fellesrådene og samlet gi tilfredsstillende forsikring av alle kirkebygg.”
Flertallsforslaget fra komitéen fikk bred støtte i Stortinget. Ettersom ordningen var ment å gi store framtidige besparelser for fellesrådene, ble det lagt til grunn at sentrale kostnader med etablering og drift skulle dekkes av det statlige tilskuddet til kirkelig administrasjon. Som en startbevilgning holdt departementet tilbake 2,7 millioner kroner av tilskuddet i 2003 og til videreføring av arbeidet er det satt av ca. 4,3 mill. kr. av tilskuddet i 2004.
For å kunne gjennomføre forsikringsordningen, må det etableres en felles database over landets kirkebygg og kirkelige eiendommer. I samråd med departementet er det bestemt at denne databasen skal utvikles til å bli en sentral forvaltningsdatabase for alle aktører i kirkebyggforvaltningen. Dette er et ledd i KAs satsing på forsøks- og utviklingstiltak som kan virke effektiviserende på sektoren og vil være et viktig bidrag for å oppfylle målsettingen om å forvalte kirkelige bygg og eiendommer i et nasjonalt og langsiktig perspektiv. 

Organisering av arbeidet
Til å gjennomføre arbeidet med etablering av kirkebyggforsikring og kirkebyggdatabase er det etablert en styringsgruppe som tar seg av den overordnede strategien og en prosjektgruppe som støttes av to temagrupper, én for forsikring og én for databaseoppbyggingen. 

Styringsgruppa består av ekspedisjonssjef Ole Herman Fisknes i Kirkedepartementet, avdelingsdirektør Sjur Helseth fra Riksantikvaren og administrerende direktør Frank Grimstad i KA, som også er styringsgruppas leder. 

Prosjektgruppa og temagruppene har fungert som hørings- og ressursgrupper, der deltakerne har bidratt som rådgivere for sekretariatet. Prosjektgruppa ledes av professor Svein Bjørberg og rådgiverne Ina Grieg Eide og Marius Andresen i konsulentfirmaet Multiconsult 
KKDs kirkekonsulent Arne E. Sæther og konsulent Ulf Christensen fra KME-prosjektet har deltatt som rådgivere ved utarbeidelse av kravspesifikasjon for databasen. Jens Chr. Eldal og Mille Stein fra Norsk Institutt for Kulturminneforskning (NIKU) og visepresident i Norges Takseringsforbund Ole Øyvind Moen har deltatt som rådgivere for utarbeidelse av forsikringsspesifikasjonen.
Max Ingar Mørk er ansatt som spesialrådgiver i KA fra 1.august 2003. Han deltar som KAs representant og prosjektleder i alle gruppene. 
I februar 2004 er det lyst ut en ny stilling som systemansvarlig for kirkedatabasen. Denne stillingen får det daglige koordinerings- og driftsansvaret for databasen og vil være KAs primære kontakt mot brukerne. 

Kirkebyggforsikringen
I september 2003 inviterte styringsgruppa fire forsikringsmeklingsfirma til samtaler om en framtidig forsikringsordning. Med utgangspunkt i beskrevne mål for ordningen, ba man om forslag til løsning av risikodekning, skadebehandling, skadeforebygging og administrasjon. 
Modellen som Svenska kyrkan har valgt for forsikring av sine kirker, har vært med i vurderingen og presentert på et eget seminar. Adm. dir.  Håkan Assarsson i Kyrkans Försäkring  har deltatt som konsulent i hele prosessen fram til endelig valg av ordning.  Det samme har professor Hans Jacob Bull fra Universitetet i Oslo og visepresident i Norges takseringsforbund Ole Øyvind Moen.

Etter inngående samtaler med de fire meklerbedriftene, bestemte styringsgruppa seg for å be om nærmere utredning av forslagene til Willis og KNIF.

Willis er et globalt meklerforetak med norske kontorer i Oslo, Bergen og Trondheim. Firmaet har over 80 ansatte i Norge og betjener i dag bl.a. 24 kirkelige fellesråd i Rogaland.

KNIF er et ”non-profitt” innkjøpsfellesskap for kristne kirkesamfunn og organisasjoner i Norge, organisert som en forening med for tiden 16 ansatte. KA er medlem av KNIF, på vegne av sine medlemmer igjen, og er en av de største brukerne av avtaler KNIF har inngått med ulike leverandører på vegne av sine medlemmer.

De to potensielle leverandørene la fram sine forslag like før jul. På grunnlag av deres presentasjoner vurderte styringsgruppa KNIFs løsning som den mest interessante. I begrunnelsen ble det lagt vekt på at denne løsningen syntes å ha det største potensialet for varige kostnadsbesparelser og at den ville gi KA størst mulighet for aktiv innvirkning på utforming og drift av forsikringsordningen. Denne konklusjonen var også i samsvar med rådgivernes anbefalinger. 
Gruppa vedtok deretter endelig å anbefale KAs styre å velge KNIF som den framtidige forvalter av Kirkebyggforsikringen. Det ble samtidig klargjort at forsikringsporteføljen ”tilhører” KA slik at det i framtida vil være mulig å skifte operatør.
KAs styre fulgte anbefalingen og gjorde sitt vedtak 26. januar 2004.

Hovedtrekk i forsikringsordningen
KNIFs oppgave vil bestå i å betjene ordningen i forhold til kundene og å forhandle forsikring på det internasjonale markedet. Teknisk sett må det inngås en avtale med et forsikringsselskap om adgang til selvadminstrasjon av forsikringsløsningen. 
Forsikringsselskapet  vil stå formelt ansvarlig overfor kunder, kredittilsynet, reassurandører mv. For denne tjenesten betales det en avtalt godtgjørelse til forsikringsselskapet. KNIF benytter i dag NEMI, som er kraftselskapenes forsikringsselskap. 
KNIFs forslag innebærer en kontoløsning der det etableres en egen bankkonto for løpende inn- og utbetalinger. 
Inntektene kommer i form av premier som innbetales fra forsikringstakerne, tilskudd som legges inn i ordningen fra statens side og renteinntekter av innestående på konto. 
Utgiftene er utbetalinger til å dekke mindre skader (frekvensskader), reassuransepremie for storskader samt utgifter til skadeoppgjør, administrasjon samt godtgjørelse til ansvarlig forsikringsselskap.
Gjennom Statsbudsjettet for 2004 er det gitt åpning for å bruke 10-15 millioner kroner pr. år av bevilgningene til kirkelig administrasjon som tilskudd til ordningen. Dette skal bidra til lavere premier og bedre sikring av kirkene.
En av forutsetningene i KAs styrevedtak var å sikre en mest mulig eierstyrt ordning gjennom at det opprettes en styringsgruppe for forsikringsordningen. Styringsgruppa skal bestå av 4 personer oppnevnt av KA og 3 personer oppnevnt av KNIF. 
I etableringsfasen skal det være et nært samarbeid med Riksantikvaren og Kirkedepartementet.
Styringsgruppa skal utforme de nærmere detaljene i ordningen. Aktuelle problemstillinger er hvilke bygninger ordningen skal omfatte (bare kirker eller også gravkapeller og bygninger), forsikringsdekning (fullverdi eller førsterisiko), egenandeler, sikringstiltak, rabatter og bruk av statlige tilskudd. Gruppa skal ha sitt første møte i begynnelsen av mars.

Kirkebyggforsikringen skal etableres fra 
1. januar 2005. 
 
Oppdatering av eksisterende kirkebyggdatabase hos KNIF
KNIF disponerer i dag en database med opplysninger om ca. 1300 norske kirker. Dette er informasjon som ble samlet inn hos kirkeeierne for noen år siden. KNIF trenger å oppdatere denne databasen for å kunne foreta de første beregninger av portefølje / forsikringsmengde. 
I løpet av mars vil kirkevergene derfor få en henvendelse fra KNIF med anmodning om å kontrollere og ajourføre disse opplysningene.
Forespørselen vil bestå av en papirutskrift av en del nøkkeldata for de kirkene den enkelte kirkeverge forvalter. Nærmere informasjon om innsending av skjemaene vil bli gitt av KNIF.
De oppdaterte dataene vil seinere bli overført til KAs kirkebyggdatabase når den kommer på plass i september 2004. Kirkevergene vil derfor slippe å legge inn de samme dataene på nytt i kirkebyggdatabasen. 
På grunnlag av de innhentede data, vil styringsgruppa og KNIF arbeide videre med detaljene i forsikringsordningen. 
En tar sikte på å kunne legge fram det endelige forsikringskonseptet i august 2004. 
Først da vil fellesrådene kunne vurdere premier og andre vilkår og melde seg inn i den nye forsikringsordningen. Nye kunder vil kunne tiltre ordningen etter hvert som eksisterende forsikringsavtaler utløper i 2005. En legger opp til at større forsikringskunder skal kunne innhente tilbud etter reglene for offentlige innkjøp.
 
Spørsmål om Kirkebyggforsikringen skal rettes til: 
- KA når det gjelder spørsmål og kommentar  om prosessen fram til beslutning om hvem som skal forvalte ordningen.
Hos KA er spesialrådgiver Max Ingar Mørk den faglige ressursen på området.
Tlf. 71 21 18 71 / Mobil 951 85 921/ E-post max.mork@ka.no. 

- KNIF når det gjelder spørsmål om forsikringsordningen. 
Hos KNIF er det Oddvar Vik som er forsikringsansvarlig.
Tlf. 23 10 37 42 / E-post vik@knif.no. 

Kirkebyggdatabasen
Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon (KA) har på oppdrag fra Kultur- og kirkedepartementet satt i gang arbeidet med å etablere en felles web-basert database for kirkebygg og andre bygninger og eiendommer som eies av soknene i Den norske kirke. 
Databasen skal både være verktøy for bygningsforvalterne (kirkelige fellesråd og andre) og inneholde datagrunnlaget for den felles Kirkebyggforsikringen som er omtalt tidligere. KA blir stående som eier av databasen og får det overordnede ansvaret  for teknisk og redaksjonell drift. 
Multiconsult A/S er engasjert som KAs rådgiver i prosjektet, og gjennomfører de praktiske prosessene med etableringen av databasen. Multiconsult er et rådgivende ingeniørfirma med spesialkompetanse bl.a. innen bygg- og eiendomsforvaltning og anskaffelse og implementering av IT-systemer for FDVU. Avdeling for bygningsforvaltning holder til på Skøyen i Oslo.
Som et ledd i arbeidet med å definere innholdet i databasen og utforme kravspesifikasjonen, har det vært gjennomført ”workshops” med kirkevergene i Borg og Møre for å klargjøre behov og ønsker. 
Videre har det vært arbeidet med å skaffe oversikt over eksisterende kirkedatabaser og andre kunnskapskilder.  Kirkekonsulenten og Riksantikvaren har deltatt aktivt i prosessen, og har stilt sine kirkedatabaser til disposisjon for prosjektet. 
Anbudet for innkjøp av databaseprogram ble lyst ut i desember 2003. Over 30 firma meldte sin interesse underveis, og ved anbudsfristens utløp 2.februar 2004 forelå det 12 tilbud. Disse blir nå vurdert, og det tas sikte på å foreta valg av leverandør i løpet av mars. Endelig kontrahering er berammet til ca. 1.april 2004.
Planen er å utvikle databasen gradvis med nye funksjoner og moduler gjennom de nærmeste 2-3 år. Det første året tar man sikte på å etablere grunnfunksjonene, med bygg- og eiendomsregister og forsikringsmodul. 
Det arbeides med å samordne databasene til kirkekonsulenten, Riksantikvaren, KNIF og  kirkeoppvarmingsprosjektet, som skal legges inn som basisdata helt fra begynnelsen. Databasen skal kunne betjenes via vanlig internett, slik at kirkevergene selv skal kunne legge inn og ajourføre sine opplysninger. En del basisdata vil bli kvalitetsikret av en redaksjon hos KA før de lagres endelig i databasen. 
Funksjonaliteten skal være så brukervennlig at hver enkelt kirkeverge kan legge inn data og hente ut rapporter selv med relativt moderat PC-kompetanse. Det vil bli gjennomført regional opplæring, muligens med noen sentralt plassert ”superbrukere” i hvert bispedømme. KA vil dessuten opprette en sentral brukerstøttetjeneste. 

Databasens innhold
Databasen skal inneholde en grunnmodul med register over de ca. 1600 eksisterende kirkene i Norge, i tillegg til ca. 2100 kjente revne kirker, totalt ca. 3700 objekter. Kirkevergene vil dessuten få mulighet til selv å legge inn informasjon om sine øvrige kirkelige bygninger og eiendommer. 
Andre moduler som det vil være aktuelt å implementere de nærmeste årene er:

•	Drifts- og vedlikeholdsmodul med mulighet for vedlikeholdsplanlegging, prosjektoppfølging og vedlikeholdshistorikk. Oversikt over leverandører, materialer, serviceavtaler, rutiner osv. 
•	Interiør- og inventarlister.
•	Dokumentregister for saksdokumenter, kontrakter, avtaler, instrukser, foto m.v.
•	Tegningsfunksjonalitet for innlegging av bygningstegninger.
•	Kartfunksjonalitet for registrering av bygg og eiendommer, målebrev, regulerings- og situasjonsplaner etc.
•	Databank med eksterne og interne kunnskapsressurser i form av maler, skjema, lover, fagstoff og annen relevant informasjon om FDVU av kirker.
•	Rapportgenerator for utlisting av fritt valgte parametere.
•	Økonomi- og nøkkeltallhåndtering, der det på grunnlag av innlagte data kan hentes ut nøkkeltall sortert på for eksempel bygningenes form, byggeår, vernestatus, størrelse, materialbruk, tekniske installasjoner og kirkens bruk. Nøkkeltallene kan for eksempel dreie seg om energibruk, kostnader til drift, renhold, forsyning m.v. og andre ressursdata som er interessante å sammenlikne både intern og i forhold til andre.

Opplysningene i bygg- og eiendomsregisteret vil ha to bruksformer - lokal og sentral.

For lokal bruk av informasjon skal det etableres tilgangsnivåer for hver enkelt kirkeverge (og eventuelt kirketjener e.l.), til arbeid med sine respektive kirker. For kirkeverger med ansvar for flere kirker skal det etableres en forside med oversikt over aktuelle kirker, og mulighet for valg mellom kirkene. Overordnede data vil være tilgjengelige for alle i nettverket, mens mer lokale data bare vil være tilgjengelige for den enkelte kirkeverge. 

For sentral bruk av informasjon skal det etableres et grensesnitt / portal med oversikt over alle kirker, og mulighet til å gå inn i hver enkelt kirkes egen side. Helt enkel ”turistinformasjon” vil kunne ligge åpent for allmennheten uten tilgangskontroll, mens Riksantikvaren, kirkekonsulenten og bispedømmekontorene vil få tilpasset tilgang til data etter behov. 

Framdrift
Som nevnt tas det sikte på å gjøre avtale med leverandør av databasen innen 1. april. De grunnleggende modulene skal være ferdige til 1.juni, og basisdata være innlagt på server 1. september 2004. Deretter vil høsten gå med til å legge inn supplerende forsikringsdata og uttesting av databasen. Databasen skal være operativ fra 1. januar 2005 når den nye forsikringsordningen trer i kraft.

Høsten vil også bli brukt til informasjonsmøter om forsikringsordningen og opplæring i bruk av databasen. Dette vil en komme nærmere tilbake til etter hvert.

Frank Grimstad
Adm. dir