Arbeidstid og arbeidsplanlegging
De sentrale partene har med bakgrunn i revisjon av de sentrale særavtalene pr 01.01.2003 hatt et partssammensatt arbeid knyttet til arbeidstidsspørsmål, med særlig fokus på søn- og helligdagsarbeid og gjennomsnittsberegning av arbeidstid. 
Konklusjonene i arbeidsgruppas rapport ligger til grunn for dette rundskrivet.

Bakgrunn
De sentrale partene har en rekke ganger, særlig i forbindelse med revisjon av tariffavtalene, drøftet den praktiske håndteringen av gjeldende bestemmelser for arbeidstid og arbeidsplanlegging. Det har ligget til grunn en felles motivasjon for å komme fram til enkle og pedagogiske råd i de konkrete arbeidsforhold, som både er i overensstemmelse med det arbeidsrettslige grunnlaget, og som samsvarer med den praksisen som råder i arbeidslivet for øvrig.
Partene har samtidig erkjent at strukturelle og kulturelle forhold på det kirkelige området representerer noen særskilte utfordringer som det er nødvendig å ta tak i, uten å underkjenne det som reelt er et «kirkelig særpreg».
Ved særavtalerevisjonen pr 01.01.2003, ble partene enige om å arbeide spesielt med noen problemstillinger, og har søkt juridisk bistand underveis i arbeidet. Det er viktig å understreke at de konklusjonene som arbeidsgruppa har gjort, ikke representerer noen ny inngått tariffavtale, men er en felles forståelse og presisering av gjeldende rett i hht lov og tariffavtale.
Lov- og avtalegrunnlaget
Rettskildene til bestemmelser om arbeidstid mv er flere. Det gjør det relativt krevende å lage enkle framstillinger av et komplisert og sammensatt grunnlagsmateriale. Grunnlaget er i hovedsak:
•	Arbeidsmiljøloven kapittel X, §§ 41–54, med unntak for ledere mv. 
•	Kgl res av 17. juni 1977 med unntak fra AML § 51 nr 3 for «klokkere, organister og kirketjenere».
•	Lov om 1. og 17. mai som høgtidsdager
•	Hovedtariffavtalen kapittel 1, §§ 4–6.
•	Særavtale for kirkelige stillinger og Særavtale for barnehager og skolefritidsordninger 
•	Omfattende rettspraksis og juridisk faglitteratur som direkte og indirekte får betydning for forståelsen av arbeidstidsspørsmål på KAs tariffområde.
Med unntak av det som er regulert i Kgl res fra 1977 og i Særavtale for kirkelige stillinger, er rettsgrunnlaget likt med det som gjelder for kommunale og fylkeskommunale arbeidstakere.
Arbeidsavtalen
I tillegg til det generelle (kollektive) grunnlaget, vil det som er formulert i arbeidsavtalen (individuelt) være førende for hvordan arbeidstiden kan/skal ordnes. Arbeidsavtalen er «kontrakten» mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, som inneholder avtalte forhold som ikke allerede er regulert i lov og avtale. Noen forhold vil også måtte innfortolkes i arbeidsavtalen selv om det ikke er eksplisitt nevnt.
Arbeidsgivers styringsrett
Som en del av styringsretten, er det arbeidsgiver som fastsetter når arbeidstakeren skal stå til arbeidsgivers disposisjon – mao når det er arbeidstid. Dette skal skje innenfor de rammene som er gitt i lov og avtale, og som begrenser arbeidsgivers handlingsrom. De ulike stillingstypene i kirken vil også ha ulike behov for fleksibilitet som må innpasses i disse rammene. 

Arbeidsplikten
Arbeidsplikten er gitt ved den enkelte stillings ukentlige arbeidstid, jfr AML § 46 og HTA kapittel 1, § 4, pkt 4.2. Det er altså den ukentlige arbeidstiden som er utgangspunkt for kontroll med arbeidsplikten og for planlegging av arbeidstiden, ikke stillingens årstimetall (slik det f.eks var tariffregulert i særbestemmelser for organister før 1994). På denne måten er situasjonen normalisert for alle kirkelige arbeidstakere. Dersom arbeidstiden gjennomsnittsberegnes, skal den ukentlige arbeidstiden i gjennomsnitt ikke overskride avtalt stilling i beregningsperioden.
Søn- og helligdagsarbeid
De fleste kirkelige arbeidstakere har arbeidstid på søn- eller helligdager i større eller mindre grad. Slikt arbeid er i utgangspunktet ikke tillatt i hht AML § 44, men nødvendig arbeid er likevel tillatt for kirkelig betjening etter annet ledd, bokstav i). Når arbeid på søn- og helligdager er planlagt på forhånd, er det å betrakte som ordinært arbeid, dvs arbeidet utløser ikke overtidsgodtgjøring. Arbeid på jul-, påske- og pinseaften fra kl 15 er etter AML § 44 å regne som søn- og helgedagsarbeid (betalingsbestemmelsen i Hovedtariffavtalen kapittel 1, § 5, pkt 5.3 har andre tidspunkter).
Søndager
Ordinært arbeid på søndager utløser tillegg etter HTA kapittel 1, § 5, pkt 5.2 for arbeidet tid. (Dersom søndagen også er en helge- eller høytidsdag, skal tillegget i stedet utbetales etter pkt 5.3.) Ukentlig fritid i hht AML § 51 nr 3 må da legges til en annen dag, jfr også Særavtale for kirkelige stillinger, pkt 2.
Bevegelige helligdager
Følgende 10 hellig- og høytidsdager kan komme, eller kommer fast på hverdag: 

1. nyttårsdag	17. mai	
Skjærtorsdag	Kr. Himmelfartsdag	
Langfredag	2. pinsedag	
2. påskedag	1. juledag	
1. mai	2. juledag	
Arbeidsavtalen bygger på forutsetningen om at alle arbeidstakere i utgangspunktet har rett til fri på disse dagene – selv om de faller på en hverdag – uten trekk i lønn eller krav om innarbeiding, med mindre det er nødvendig arbeid som må utføres på slike dager. 
Arbeidstakere som ikke har nødvendig, ordinært arbeid å utføre på disse dagene, har rett til fri uten at denne tiden skal arbeides inn i etterkant. 
For arbeidstakere som har ordinært arbeid på slike dager, f.eks med gudstjenester og/eller andre arrangementer, kommer helligdagstillegget til utbetaling, jfr HTA kapittel 1, § 5, pkt 5.3, med 1 1/3 timelønn i tillegg pr arbeidet time. Pkt 5.3.2 gir hjemmel til f.eks å gi fritid time for time, og utbetale tillegget på 1/3 timelønn. Resten av arbeidsdagen i hht arbeidsplanen skal være fri, som for andre arbeidstakere.
Arbeidsplanlegging
Etter Arbeidsmiljøloven er «arbeidstid» definert som «den tid arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiveren». Det forutsettes at alle arbeidstakere i så god tid på forhånd som mulig skal vite når det er arbeidstid og når det er fritid. Det er arbeidsplanen som viser dette. Det er arbeidsgiver i samråd med arbeidstakeren og/eller dennes tillitsvalgte som har ansvar for at det utarbeides slike planer. De fleste arbeidstakere i KA-området arbeider ikke «til forskjellige tider av døgnet», dvs som først og fremst inkluderer nattarbeid. Arbeidsmiljøloven § 48 kommer i så tilfelle ikke til anvendelse som lovregulert plikt. Partene sentralt forutsetter at arbeidsplaner utarbeides for alle kirkelige tilsatte.
Det er ikke gitt særskilte formkrav til hvordan en arbeidsplan skal se ut. Den kan meget godt være en enkel oversikt eller «timeplan» over uka, hvor arbeidstiden markeres. Det normale er at planen viser arbeidstiden for den enkelte arbeidstaker på hver enkelt konkrete dag/uke. Partene lokalt må drøfte hvor stor fleksibilitet som er nødvendig og rimelig for begge parter. Det er viktig at grensene og rutinene for denne fleksibiliteten er avklart mellom partene, slik at det ikke oppstår tvist om rettigheter og plikter. Dersom dagene/ukene er noenlunde like, kan det tas utgangspunkt i en «normaluke», og holde orden på evt. «pluss- eller minustid» i forhold til denne. Partene sentralt er enige om at det bør etableres ordninger for registrering av arbeidstid, også for de stillingene som tradisjonelt arbeider relativt selvstendig. Uten en slik dokumentasjon, vil det være svært vanskelig å kunne ha en hensiktsmessig styring av, og dialog om arbeidstidsforhold.
Generelt gjelder det at en arbeidsplan skal settes opp så tidlig som mulig, for å sikre forutsigbarheten for begge parter. Dersom planen er satt opp med hjemmel i AML § 48, skal planen drøftes med tillitsvalgte senest 2 uker før planen settes i verk. For øvrig er det ikke gitt sentrale bestemmelser om varslingsfrist. I forbindelse med avvikling av begravelser/
bisettelser vil «så tidlig som mulig» kunne være ca 3-5 dager. KA anbefaler at begravelser/bisettelser i størst mulig utstrekning legges til faste dager/tider. Her må virksomhetens behov og hensyn til publikum avveies mot arbeidstakernes behov. 
Arbeidsgiver kan i kraft av styringsretten endre en oppsatt arbeidsplan dersom det oppstår et slikt behov i virksomheten. Dersom endringen iverksettes ut over de rammene som lokalt gjelder for fastsetting av arbeidsplanene, kommer godtgjøringsbestemmelsene i HTA kapittel 1, § 6 om overtid og forskjøvet arbeidstid til anvendelse.
Fritid
Arbeidsplanene skal også innarbeide de bestemmelsene som gjelder for arbeidstakeres fritid:
•	
Hvile- og spisepauser, jfr AML § 51 nr 1
•	Daglig fritid på minst 11 timer mellom to arbeidsperioder, ned til 8 timer etter skriftlig avtale med tillitsvalgte, jfr AML § 51 nr 2.
•	Ukentlig fritid på sammenhengende minst 36 timer (inkl et helt døgn), jfr AML § 51 nr 3. I tillegg gis det i hht Særavtale for kirkelige stillinger pkt 2.1 ytterligere en fridag i uken hvor det ikke stilles krav til varighet ut over ett døgn. En gang pr måned skal disse to dagene være lørdag og søndag.
•	Feriefritid i hht Ferieloven og HTA kapittel 1, § 7.
Gjennomsnittsberegning av arbeidstid
I utgangspunktet skal arbeidsoppgavene utføres innenfor rammen av den normale (alminnelige), ukentlige arbeidstiden som framkommer av arbeidsavtalen. Pålagt arbeid ut over dette, enten pr dag eller pr uke, vil normalt utløse overtidsgodtgjøring, jfr AML § 49 og HTA kapittel 1, § 6. På mange kirkelige arbeidsplasser vil arbeidsmengden variere gjennom året, på en måte som er en utfordring for både arbeidsgiver og arbeidstaker. 
AML § 47 og HTA kapittel 1, § 4 legger til rette for at arbeidstiden kan gjennomsnittsberegnes. Dette innebærer at arbeidstiden den enkelte uke/den enkelte dag kan være lenger enn den ordinære arbeidstiden etter loven/Hovedtariffavtalen uten at det utløser overtidsgodtgjøring. 
Forutsetning for anvendelse av adgangen i AML § 47 er at de lokale partene er enige om det, og at denne enigheten framkommer i en skriftlig avtale. «Avtalen skal fastsette, eller gi grunnlag for arbeidstakerne til å beregne, når i året de enkelte uker med lengre og kortere arbeidstid enn nevnt i [AML] § 46 faller, såfremt dette ikke avgjøres av den enkelte arbeidstaker (fleksibel arbeidstid e.l.).»

Rammene for gjennomsnittsberegningen er:
•	Det er ikke nødvendig med skriftlig avtale om gjennomsnittsberegning dersom den ukentlige arbeidstiden ikke overskrider 38 / 40 timer, eller den ordinære arbeidstiden utgjør inntil 9 timer pr dag.
•	Den ukentlige arbeidstiden kan overstige hhv 38/40 timer pr uke dersom det gjøres avtale om gjennomsnittsberegning. Etter skriftlig avtale med den enkelte arbeidstaker, kan den ukentlige arbeidstiden være inntil 48 timer (§ 47 nr 1).
•	Etter skriftlig avtale med tillitsvalgte, kan den daglige arbeidstiden være inntil 10 timer, den ukentlige arbeidstiden være inntil 54 timer (§ 47 nr 2).
•	Perioden for gjennomsnittsberegning kan være høyst 1 år.
•	Normalt vil avtale om gjennomsnittsberegning etter AML § 47 innebære at det utarbeides arbeidsplaner som viser forlenget/forkortet arbeidstid.

Videre arbeid om temaene
KA har erfaring for at de lov- og tariffavtalte reguleringene vedr. arbeidstid reiser en rekke spørsmål av både teoretisk og praktisk karakter som det ikke gis svar på i dette rundskrivet. Ved tariffrevisjonen pr 01.05.2004 ble partene enige om å utvikle og gjennomføre regionale kursdager for arbeidsgivere og tillitsvalgte/tilsatte om arbeidstid og arbeidsplanlegging. Nærmere informasjon om framdriften i dette arbeidet vil bli gitt på et seinere tidspunkt. Det legges også opp til at det utvikles materiale som i tillegg til en grundig gjennomgang av regelverket, også inneholder eksempler som vil kunne gi hjelp i det daglige arbeidet.

Frank Grimstad
adm. dir