Dato:	27.02.2019	Vår ref:	19/00024-11   		  	

Skrivebordsøvelse: Bussulykke med konfirmanter til Konf Action
Mål
•	Øve ledelsen i å håndtere en krise. Myndighet og rolleforståelse.
•	Bli bedre i stand til å takle uønskede hendelser
•	Kvalitetssikre planverk, rutiner og nødvendige lister
•	De som øves opplever faglig og personlige utfordringer og læring
•	Øke bevisstheten til ferdigheter, sårbarhet og behov
•	Stresstakling og mentaltrening
•	Erfaring og erfaringsoverføring

Rammer for øvelsen
•	Tidspunkt: 21.6.2019
•	Vær: Kraftig regn
•	Antall deltakere på Konf Action, antall busser
•	De som øves spiller seg selv
•	Virkeligheten simuleres med scenario i ulike sekvenser utover dagen. Deltakerne informeres om sekvensene muntlig
•	Deltakerne har hatt mulighet til å gå gjennom fellesrådets/kommunens/bispedømmets beredskapsplaner)
•	Antall deltakere på Konf Action, antall busser
•	Lederforum har ettermiddagsmøte

Tidspunkt for gjennomføring av øvelsen:
•	12.4.2019, kl. 9:00 – 15:30

Øvingsleder
•	Kirkeverge

Forutsetninger
•	Oppleve at øvelsen er mest mulig reell
•	Deltarne utfører sine handlinger som om hendelsen har skjedd
Under enkelte innspill er det nok å melde inn hva en ville ha foretatt seg
•	Unngå lange diskusjoner
•	Resten av Felleskontoret er med og server (ved behov for lister o.l.)
•	Delvis timeout er både nødvendig og helt lov (ulike sekvenser)

Øvrig rolleavklaring (hvem gjør hva)
•	Er noen av adm.lederne med på Konf.Action leiren? (Tom)

Spillstab
•	Kirkeverge
•	Ass. kirkeverge

Deltakere
•	Sentralbord
•	Kommunikasjonsrådgiver
•	Adm. ledere
•	Verneombud (observatør?)
•	Prost
•	Driftsleder

Rollespillere
•	Innringer fra Servicekontoret i Haugesund kommune
•	Innringer fra Haugesunds Avis
•	Foreldre som ringer til sentralbord/kirkevergen
•	Konfirmantleder (Reidun?)
•	KRIK (Hans Petter Berge Hammersmark, tlf. 22 58 80 20)

Kjøreplan 
Kl. 09:30
Servicekontoret ved Haugesund kommune ringer til sentralbordet i Haugesund kirkelige fellesråd kl. 13:40. De har fått inn en telefon fra fortvilet mor. Hun har hørt om en bussulykke i Seljord, og lurer på om det kan være barna på vei til leir i Bø som er forulykket. Kommunens ansatt kobler Konf Action leiren til kirken, og vil gjerne undersøke om det kan være konfirmantleiren som skal avvikles på denne tiden.
Kl. 10:05
Konfirmantleder ringer fra Seljord. En av bussene har sklidd på en bløt veiskulder. Gerd fra sentralbordet hører mye skrik og skrål i bakgrunnen. Lederen er veldig høyrøstet og utav seg. Konfirmantlederen er ikke sikker på skadeomfanget. Hun vil ringe tilbake litt senere. Akkurat nå er det en av konfirmantene som trenger å låne mobilen hennes for å ringe hjem.
Kl. 10:15
Gerd begynner å få telefoner fra foreldre som har snakket med sine ungdommer. Ungdommene har ringt hjem, sendt snap til venner. (Klarer hun å svare alle selv, eller må hun sette noen videre?)
Kl. 11:00
Konfirmantleder ringer til sentralbordet for andre gang. Fire av konfirmantene fra Haugesund er skadet. Tilstanden til en av dem ser ut til være alvorlig, men lederen er ikke helt sikker. Det er i hvert fall en del blod der han ligger. Ambulanser er på vei. Konfirmantlederen sier hun føler seg redd og hjelpeløs. Hun finner ikke de andre lederne.
Kl. 11:30
Journalist ringer kirkevergen. Det viser seg at den mest skadde konfirmanten er sønn av en journalist i Haugesunds Avis. Journalisten er kontaktet av Sykehuset Telemark. Sønnen har indre skader og ytre kuttskader. Omfanget er foreløpig ikke klart. Sønnen er på operasjonsbordet. Journalisten er høyrøstet og oppskaket. Han mener det må komme ut informasjon om ulykken på H-avis. Journalisten mener også fellesrådet må bestille minibuss for pårørende som ønsker å være tilstede for sine konfirmanter på ulykkesstedet.
Kl. 11:35
Samtidig ringer en annen av konfirmantlederne. De andre bussene har også stoppet nå. Lederne lurer på hva de skal gjøre. Kjøre til Sommarland? Kjøre hjem? Overnatte på hotell? Kommer det noen for å bistå? Hvem skal dra til sykehuset for å bistå skadde konfirmanter og pårørende? Får de ny buss som erstatning for den skadde og ubrukelige? Kommer felleskontoret til å varsle alle pårørende? Hvordan fordeles arbeidet?
Kl. 12:00
Leirleder fra Haugesund har vært i kontakt med Beredskapsleder på Konf Action
De blir enige om å kjøre videre mot Sommarland med to av bussene. Settes det opp ny buss til uskadde deltakere i forulykket buss? Hvordan blir konfirmantene tatt imot i Bø? (KRIK tar over situasjonen når bussen ankommer Sommarland). Trenger øyenvitner til ulykken ekstra oppfølging? Hvordan sikre at alle får samme informasjon? Konfirmantene får tilbud om samtale. Hva gjør vi hvis noen ønsker å reise hjem?
Kl. 12:30
Telefon fra leiransvarlig i KRIK til sentralbordet.

Evaluering:
•	Oppsummering kl. 14:00?
•	Gjennomgang av loggføring/konklusjon
•	Skrive kortfattet rapport med oppsummeringene?
•	Hvordan tar vi beslutninger på bakgrunn av begrenset informasjon?
•	Viktig: Ha fokus på at alle skal føle seg trygge under evalueringen. Starte med: Hva taklet den enkelte bra, hvilke forbedringer foreslår den enkelte? Hvilken kunnskap har vi?
•	Konkrete endringer som må gjennomføres, svakheter, forbedringspotensial
•	Hvilke ROS-analyser ser vi behov for?
•	Hvordan har organisasjonskart og organisasjonskultur i Dnk i Haugesund fungert under hendelsen? Informasjon (enveis)? Kommunikasjon (toveis)
•	Hvordan fungerte reglementene/beredskapsplan, hvordan var det å fysisk finne dem fram, var det noen feil og mangler ved planene? Måtte vi lese oss opp først, eller kunne vi innholdet?
•	Var nødvendige deltaker- og busslister på plass/oppdatert?
•	Hvilke ROS-analyser må på plass i etterkant av øvelsen?
•	Hvem ivaretar konfirmantene og lederne i etterkant?
•	Hvem ivaretar felleskontoret?
•	Hvordan ivaretas deltakerne på sikt på hjemplassen, i etterkant av leiren (normalsituasjon)?
•	Skal kommunens kriseledelse informeres/involveres?
•	KRIK har beredskapsplaner for hendelser under leiren.

Behov for utstyr:
•	Tavle, skrivesaker
•	Mat (i løpet av en pausesekvens)
•	Telefon med god høyttaler
•	Bærbare PCer